Oggi le aziende, per avere un respiro iunternazionale, devo necessariamente dare la precedenza alle comunicazioni video. Dai un'occhiata ai risultati di questa ricerca: secondo Frost & Sullivan1 nel 2020 il numero di videoconferenze è aumentato nientemeno che del 400%. Questo trend ha enormi implicazioni per il team IT, responsabile della diffusione e della gestione di infrastrutture video per le sala riunioni.

Insieme a questo rapido cambiamento, si è registrato anche un aumento esponenziale del numero e dei tipi di dispositivi di videoconferenza e di aree attrezzate, che hanno dato origine a una proliferazione delle infrastrutture. Gli IT si trovano a gestire un numero crescente di sale riunioni di dimensioni diverse, e con tipi diversi di attrezzatura per videoconferenze. Inoltre devono gestire l'attrezzatura utilizzata dai dipendenti negli uffici domestici.

Evidentemente il volume di lavoro è impegnativo. I team IT devono essere in grado di eseguire varie attività in modo rapido ed efficiente:

• Distribuire nuove attrezzature per videoconferenza nelle sale riunioni

• Fornire ai singoli dipendenti webcam, cuffie con microfono e altri strumenti di collaborazione personale

• Individuare rapidamente i problemi, ad esempio guasti o dispositivi disconnessi

• Tenere traccia di tutti i dispositivi per scopi di sicurezza e di inventario

• Applicare facilmente aggiornamenti al software e al firmware

Gestione dell'infrastruttura e dei dispositivi per le riunioni

La proliferazione di infrastrutture per sale riunioni alla quale deve far fronte il team IT è una realtà. Ma proliferazione non deve essere sinonimo di caos. L'importante è disporre degli strumenti necessari per controllare le attrezzature di videoconferenza e gestirle in modo semplice ed efficiente.

Per questo Logitech ha sviluppato Sync, un'app Web cloud che aiuta l'ufficio IT nella gestione remota delle sale riunioni e dell'hardware. Dato che è un'app Web, Sync consente l'accesso da qualsiasi posizione, per cui i responsabili IT possono verificare e gestire l'attrezzatura per videoconferenze ovunque si trovino. Inoltre Sync facilita il supporto di distribuzioni video su larga scala, riducendo le visite in loco e le richieste di assistenza. Con Sync è possibile:

• Gestire sale e dispositivi da un'interfaccia semplice basata sul browser

• Distribuire in remoto aggiornamenti dei prodotti e correzioni di bug

• Ottenere dati e analisi che consentono di configurare le sale per un utilizzo ottimale

• Identificare problemi a livello di sala o di dispositivo

La riduzione al minimo dei tempi di inattività è uno dei vantaggi principali di Sync. Ora un'integrazione tra Sync e ServiceNow consente di rilevare i problemi, creare automaticamente avvisi e inoltrarli al tecnico appropriato prima che ostacolino lo svolgimento di una riunione. È ad esempio possibile generare ticket di assistenza per guasti ai dispositivi, componenti non connessi o errori negli aggiornamenti di software o firmware.

ADOZIONE E GESTIONE SEMPLIFICATE DELLA VIDEOCONFERENZA CON CON LE BARRE VIDEO INTEGRATE

Le appliance per videoconferenza (o barre video integrate) sono un'altra soluzione che semplifica l'implementazione e la gestione delle sale riunioni. I dispositivi integrati per sale riunioni come Logitech Rally Bar e Rally Bar Mini combinano una videocamera, altoparlanti, microfoni e l'unità di elaborazione in una soluzione integrata e intuitiva.

L'utilizzo delle barre video è l'approccio più semplice e rapido per aggiungere capacità di videoconferenza a una sala riunioni o a un'area dell'ufficio. Secondo Frost & Sullivan, la categoria delle barre video "è cresciuta rapidamente, diventando la tecnologia più scelta sia dai buyer IT che dagli utenti".

Le barre video ottimizzano i tempi di implementazione, riducendo il numero di dispositivi fisici nella sala conferenze e semplificando i cablaggi. Grazie a un numero inferiore di componenti e connessioni, le barre video riducono anche i problemi causati dalla disconnessione o dal danneggiamento dei cavi.

Dato che integrano l'hardware e il software per videoconferenze in un'unica soluzione, le barre video semplificano anche l'aggiornamento dei vari dispositivi. Nel contempo, eliminano l'esigenza di installare o gestire software su un PC separato.

I dispositivi integrati per videoconferenze come Rally Bar e Rally Bar Mini offrono una vasta gamma di vantaggi, perché sono:

• Intuitivi e facili da utilizzare

• Facili da implementare e gestire

• Creati per i servizi cloud in cui il video è una priorità

• Migliorati con analisi e approfondimenti

   

Come andare oltre la gestione quotidiana delle sale riunioni

La semplificazione dell'implementazione e gestione delle soluzioni per sale riunioni consentirà ai responsabili IT di risparmiare tempo e lavoro. In tal modo potranno concentrarsi su pianificazioni strategiche di livello più elevato e consigli per lo sviluppo futuro.

Grazie all'integrazione crescente di dati e analisi nelle videoconferenze, il settore IT può ottenere approfondimenti più dettagliati sulle esperienze degli utenti e sulle performance delle riunioni. Ad esempio, se si evidenziano i dati appropriati è possibile seguire l'utilizzo delle sale, identificare gli spazi sottoutilizzati, ricevere una segnalazione quando una sala è sovraffollata e così via.

Questi dati possono essere utilizzati per prevedere i requisiti futuri di spazi e attrezzature. Ad esempio, potresti scoprire che hai bisogno di più salette e di meno sale conferenze di grandi dimensioni. O che hai bisogno di più sale di medie dimensioni per favorire il distanziamento sociale.

Uno dei vantaggi dell'implementazione di Logitech Rally Bar o Rally Bar Mini con Logitech Sync è la produzione di dati e analisi in un formato attuabile e facile da interpretare. Questi approfondimenti possono facilitare le decisioni per la pianificazione delle sale riunioni.

La creazione di una sede di lavoro confortevole e utilizzata correttamente è oggi più importante che mai, mentre le aziende si adattano alla pandemia, agli uffici ibridi e al futuro ritorno in sede dei dipendenti. La gestione dell'attrezzatura e delle infrastrutture per videoconferenze avrà sicuramente un ruolo di primo piano in questa transizione.