Articolo: Videoconferenze, sale riunioni e consumerizzazione dell’IT
La consumerizzazione è una sfida che le organizzazioni IT stanno affrontando da molti anni e il fenomeno sta accelerando, probabilmente a causa della pandemia globale. I dipendenti si aspettano che la tecnologia che usano al lavoro sia semplice, intuitiva e ben progettata, esattamente come quella che usano a casa. Ma non sempre è stato così.
Prima dell’inizio del nuovo millennio, i dipendenti avevano ben poca voce in capitolo in fatto di acquisizione e progettazione di tecnologie. In poche parole, l’esperienza utente “non giocava un ruolo chiave nel mercato”.1
Ma quindi cosa è cambiato? Cosa significa consumerizzazione per i decision maker dell’IT in una prospettiva futura? E in particolare, in che modo la consumerizzazione influisce sulla tecnologia di videoconferenza e della sala riunioni?
La consumerizzazione dell’IT è un fenomeno che esiste da alcuni anni e non è destinato a scomparire
Sebbene il concetto sia stato ampiamente discusso negli scorsi anni, il trend della consumerizzazione è iniziato alla fine degli anni ‘70 e all’inizio degli anni ‘80 con lo sviluppo dei primi PC. Ma non è mai stato realmente considerato un argomento di discussione fino al 2005, ossia quando Gartner ha definito la consumerizzazione “il trend più significativo che coinvolgerà l’IT nei prossimi 10 anni”.2
Ciò che gli analisti hanno notato è che il numero di utenti consumer ha superato quello degli utenti business come principali acquirenti di soluzioni tecnologiche3 a partire dalla metà degli anni 2000. Gli utenti consumer aumentavano la propria quota di mercato a discapito dei business e i fornitori di software iniziavano quindi a tenere conto delle loro esigenze. Si trattava di un mercato emergente con enormi opportunità.
Cosa vogliono gli utenti consumer? Tre parole: semplicità, praticità, eleganza. Cercano una tecnologia non complicata, intuitiva ed esteticamente gradevole.
Queste specifiche qualità non sono mai state prioritarie per gli acquirenti di ambiti aziendali e governativi. I bisogni degli utenti finali potrebbero quindi apparire in contrasto con le priorità dei decision maker e degli acquirenti.
Ecco perché si pone il problema. I dipendenti, che ovviamente sono consumatori, ora hanno la possibilità di scegliere. La tecnologia progettata per i consumatori spesso si adatta facilmente all’ambiente di lavoro. Basta pensare a Dropbox, iPhone, app mobile e video.
Poiché hanno possibilità di scelta, i dipendenti a cui non piacciono i prodotti o servizi forniti dall’IT possono trovare facilmente le proprie soluzioni. Di conseguenza, il team IT si trova oggi a dover dare una risposta. Gli acquirenti possono ignorare le preferenze degli utenti finali e lasciare che i dipendenti trovino le proprie soluzioni oppure possono prendere decisioni di acquisto che diano priorità all’esperienza utente.
Alcuni team IT hanno risposto a questo trend permettendo ai dipendenti di scegliere all’interno di una lista di prodotti tecnologici preapprovati. Come afferma Gartner, “con la consumerizzazione si devono fare i conti, non è possibile arrestarla”.4
In che modo la consumerizzazione ha migliorato l’esperienza di riunione
La consumerizzazione può apparire come un grosso problema al team IT, ma non deve necessariamente esserlo. Le tecnologie di videoconferenza e riunione sono esempi di modi in cui le preferenze dei consumatori e le esigenze dell’IT possono conciliarsi per dare vita a soluzioni vantaggiose per tutti. La videoconferenza è infatti al centro di case study sui potenziali vantaggi della consumerizzazione.
La tecnologie di videoconferenza esistono da alcuni decenni. Fino a tempi recenti, tuttavia, erano molto costose e sottoutilizzate: gli impieghi nelle sale riunioni si attestavano intorno all’1-2%.
Negli ultimi anni, questo modello è stato silenziosamente interrotto dall'avvento di applicazioni software di videoconferenza semplici e intuitive come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams e da videocamere e soluzioni per riunioni di alta qualità ed economiche.
Per gli utenti finali l’esperienza è tutto
Non solo la tecnologia è diventata molto più semplice da utilizzare ed economica, ma anche le aspettative degli utenti si sono evolute in modo simile:
La tecnologia di videoconferenza deve essere di semplice utilizzo.
I dipendenti devono riuscire a partecipare a una conferenza facilmente da qualsiasi luogo.
Il software e l’hardware non devono presentare frequenti malfunzionamenti.
L’estetica deve essere all’altezza delle prestazioni.
Cosa forse più importante, i dipendenti stessi devono apparire al meglio e sembrare naturali.
I dipendenti adotteranno soluzioni di videoconferenza che offrono un’ottima esperienza utente (semplici, pratiche, belle) ed eviteranno quelle che non la offrono.
Questo problema oggi è ancora più sentito. Con la dispersione della forza lavoro, la tecnologia video si sta diffondendo sempre di più e la pandemia ha accelerato il processo. Ora possiamo dire che la videoconferenza è un mezzo fondamentale per la collaborazione tra dipendenti che si trovano in luoghi diversi.
E le videoconferenze rimarranno fondamentali quando le aziende istituiranno modelli ibridi secondo i quali una parte di dipendenti lavorerà in ufficio per qualche ora al giorno e un’altra parte lavorerà da casa (con la conseguenza che i team saranno frammentati).
In questo ambiente, i dipendenti dovranno passare da riunioni in ufficio a riunioni in remoto, a cui parteciperanno con strumenti di collaborazione personali come cuffie e webcam. Un’esperienza di riunione coerente è fondamentale.
Imparare (e trarre vantaggio) dalla consumerizzazione
Capire la mentalità dei consumatori è fondamentale per i decision malker dell’IT che devono acquisire nuove soluzioni per videoconferenze e sale riunioni. I decision maker dovrebbero dare la priorità ai fornitori che offrono soluzioni semplici, facili, belle e in grado di garantire un’ottima esperienza utente.
E non sono solo i dipendenti a trarre vantaggio da questo approccio. Un’esperienza di riunione coerente per ogni utente in ogni situazione consentirà anche di ridurre chiamate e richieste di assistenza. Una tecnologia per videoconferenze e sale riunioni che soddisfa tali requisiti può alleggerire il carico di lavoro dell'IT, consentendo ai dipendenti di rimanere produttivi, coinvolti ed efficienti.
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