Se fino a poco tempo fa sarebbe stato impensabile prevedere la situazione in cui ci troviamo, con una parte importante dell'organico aziendale che lavora da casa, ora potrebbe essere altrettanto difficile prevedere cosa accadrà dopo. Come sarà l'ambiente di lavoro quando i dipendenti torneranno in ufficio? E in che modo i team IT dovrebbero prepararsi al passaggio dal lavoro da casa alla nuova realtà dell'ufficio, che sarà diversa da quella precedente?

Preparazione agli imprevisti

È quantomeno sensato prevedere che nell'immediato futuro l'ambiente di lavoro sarà mutevole e in certa misura imprevedibile. L'obbligo di restare a casa viene rimosso gradualmente e a diverse velocità nei vari paesi. Durante questa transizione le aziende offriranno linee guida che invitano i dipendenti a ridurre al minimo, per quanto possibile, i contatti tra di loro (e con clienti, partner e fornitori). Un organico che prima del 2020 operava in larga misura nello stesso luogo fisico potrebbe trasformarsi in un organico in continua evoluzione, con dipendenti in ufficio e in remoto.

Questa è una situazione senza precedenti, che imporrà nuove sfide ai team IT. Innanzitutto l'ufficio IT dovrà rispondere con maggior tempestività ed efficienza alle esigenze di collaborazione in rapida evoluzione. Dovrà reagire rapidamente a situazioni impreviste, che possono cambiare di giorno in giorno.

Mentre acquisisce a sua volta esperienza nel lavoro in remoto, il personale IT probabilmente dovrà rispondere a un numero molto maggiore di richieste da parte di dipendenti che devono affidarsi alla tecnologia (sia fornita dal datore di lavoro sia personale) per svolgere il proprio lavoro. Per prepararsi a questa tendenza, i leader IT dovranno assumere un approccio proattivo riguardo allo sviluppo della tecnologia e alla formazione, per supportare un gruppo variabile composto da lavoratori in ufficio e in remoto.

Priorità alle videoconferenze per garantire la continuità del lavoro

La continuità del lavoro resta una missione essenziale per il settore IT, ma ora il raggiungimento di questo obiettivo richiederà un volume molto maggiore di supporto per il personale che opera in remoto. I dipendenti che lavorano in remoto hanno l'esigenza imprescindibile di restare connessi ai sistemi, alle applicazioni e soprattutto tra loro. La collaborazione è diventata mission-critical. 

Inoltre la videoconferenza sta diventando la modalità predefinita di incontro tra persone che non si trovano nella stessa stanza, e questo trend è destinato a durare. Di fatto, la diffusione delle comunicazioni video continuerà a crescere man mano che i dipendenti acquisiscono familiarità con il loro utilizzo e le aziende notano i risparmi sui costi.

Sapendo ciò che li aspetta, i responsabili IT possono adottare le misure necessarie e farsi trovare pronti. La priorità va data alle soluzioni per le sale di videoconferenza. Finora le sale conferenze sono state utilizzate principalmente per le riunioni di persona e solo occasionalmente per le videoconferenze.

In futuro, le riunioni potrebbero includere abitualmente dipendenti in remoto che partecipano in video, con solo pochi partecipanti presenti di persona. Per l'ufficio IT ciò significa che la struttura per le videoconferenze deve essere sempre attiva e pronta all'uso. Il fatto che il video non sia disponibile in una sala conferenze non sarà più un semplice inconveniente. Diventerà un ostacolo importante. Le soluzioni per le sale di videoconferenza sono essenziali per garantire la continuità del lavoro.

Ogni spazio è una potenziale sala di videoconferenza

Ogni sala, quale che sia la sua dimensione, va dotata di strutture per la videoconferenza. La modalità video diventerà quella preferita anche per le riunioni private tra due persone. Dato il gran numero di videoconferenze previste, l'IT dovrà automatizzare e centralizzare la gestione delle sale conferenze e tutte le apparecchiature che contengono. Fortunatamente esistono strumenti come Logitech Sync che rispondono a questa esigenza.

Riallineamento dei budget per integrare il lavoro in remoto

Oltre ad acquistare soluzioni aggiuntive per le sale di videoconferenze, il settore IT dovrà prepararsi a incrementare i budget in altre aree. Ad esempio, un numero maggiore di dipendenti richiederà webcam e cuffie appositamente progettate per i periodi in cui lavorano in remoto. In una situazione di confinamento temporanea, le persone lavorano con gli strumenti di cui dispongono. Tuttavia, in una situazione di lavoro in remoto a lungo termine,  i dipendenti richiederanno attrezzature pensate appositamente per la collaborazione e le comunicazioni.

L'IT potrebbe anche dover creare un budget destinato a cicli di aggiornamento più rapidi per laptop e altri dispositivi. L'attività in video aumenta la richiesta di potenza di elaborazione dei computer, perciò i laptop meno recenti potrebbero non funzionare adeguatamente durante le videoconferenze.

Per l'approccio alle discussioni sul budget, può essere utile pensare a questi requisiti e richieste di budget aggiuntivi come si pensa alla sicurezza IT. L'investimento in tecnologie come l'antimalware e la protezione degli endpoint è essenziale, perché i costi iniziali sono minimi rispetto alle conseguenze di una violazione della sicurezza.

Allo stesso modo, se è possibile prevenire le situazioni in cui la produttività dei dipendenti è ridotta a causa di comunicazioni non efficaci, il ritorno su tale investimento è facile da giustificare. Nell'ambiente di oggi (e nell'ambiente di lavoro del futuro), il video è lo strumento indispensabile per una collaborazione efficace.

Mentre alcuni dipendenti pensano di tornare in ufficio e altri continuano a lavorare a distanza, questo è il momento ideale perché i responsabili IT preparino un ambiente di lavoro fluido, in cui l'utilizzo delle videoconferenze non potrà che aumentare. Un investimento in questa fase garantirà dividendi a lungo termine.