Si è parlato molto del costo delle riunioni non produttive. Secondo Doodle, ad esempio, le riunioni improduttive costano alle aziende 541 miliardi di dollari ogni anno, causando calo di produttività e perdita di tempo per i dipendenti. Tuttavia, per quanto significative, queste statistiche non rispecchiano completamente la realtà. Una parte del tempo dedicato alle riunioni "improduttive" è in realtà molto importante.

I meeting hanno un aspetto sociale intrinseco che viene spesso sottovalutato. La connessione sociale è una parte essenziale della vita lavorativa dei dipendenti.  Coltivare questo aspetto della vita lavorativa offre vantaggi che si estendono a tutta l'azienda attraverso un maggior coinvolgimento dei dipendenti.

Purtroppo l'aspetto sociale del lavoro d'ufficio è stato fortemente colpito dalla pandemia di coronavirus e dal conseguente lockdown in molte aziende, ma ci sono buone notizie.

Grazie alla videoconferenza è possibile rivitalizzare la relazione tra dipendenti, anche durante il distanziamento sociale. È stato dimostrato che le videoconferenze non solo migliorano l'efficacia delle riunioni ma possono influire positivamente sulla produttività e sul maggior coinvolgimento dei dipendenti.

Perché le relazioni sociali sono così importanti sui luoghi di lavoro

Il desiderio di appartenenza è una caratteristica innata degli esseri umani. in ambito professionale, può portare a maggiore soddisfazione e coinvolgimento nel successo aziendale. Secondo un articolo pubblicato su Forbes.com,, "i datori di lavoro che sostengono le relazioni tra dipendenti sociale aiutano i dipendenti a formare relazioni sociali solide e a costruire una forza lavoro vincente".  

Sia per i dipendenti che per le aziende, le relazioni sociali sul lavoro offrono una serie di vantaggi:

• Maggiore creatività e problem-solving

• Maggiore produttività

• Maggiore lealtà verso l'azienda

• Tassi di retention più alti

Come le videoconferenze ripristinano la connessione sociale

L'assenza di contatto umano durante il distanziamento sociale costituisce un problema perché non è possibile incontrare i colleghi di persona. Fortunatamente, la ricerca dimostra che le videoconferenze possono sostituire efficacemente i contatti informali e ripristinare il senso di appartenenza e connessione in parte sacrificato durante il distanziamento sociale.

Secondo il dottor Joseph A. Allen, professore di psicologia organizzativa e industriale, le conversazioni condotte di persona e in videoconferenza sono sostanzialmente equivalenti in termini di efficacia e soddisfazione generale, mentre l'audioconferenza è una soluzione significativamente meno valida. Ecco perché: La videoconferenza offre una grande quantità di informazioni a livello di comunicazione non verbale. Tali segnali, come uno sguardo o un semplice gesto della mano, sono importantissimi per creare connessioni sociali.¹

Durante il periodo di quarantena, le videoconferenze possono effettivamente far aumentare il livello di connessione sociale in modi fortemente trascurati prima della pandemia.

Ad esempio, i dipendenti possono incontrarsi su piattaforme virtuali dalla sicurezza di casa propria. Non è insolito che queste riunioni vengano interrotte dai figli piccoli dei dipendenti, anche loro a casa durate la quarantena. Anche gli animali domestici fanno delle comparsate. Possiamo vedere i quadri che i nostri colleghi appendono alle pareti, o i libri e i ninnoli in mostra sugli scaffali. Tutti questi dettagli delle case e delle vite dei colleghi offrono uno squarcio della loro personalità. Questo contesto può creare familiarità, empatia e una connessione più profonda tra colleghi.

Consigli fondamentali per organizzatori di riunioni e responsabili IT

Comprendere l'importanza delle connessioni sociali, come si formano e in che modo le videoconferenze possono ripristinarle per i lavoratori in remoto fornisce spunti e raccomandazioni per gli organizzatori di riunioni e i responsabili IT.

1. Trovare il tempo per delle "conversazioni preliminari". Impostando un tono più rilassato all'inizio della riunione e allo stesso tempo incoraggiando i partecipanti alla puntualità, gli organizzatori possono trovare il tempo di avviare brevi conversazioni informali che favoriscono la connessione sociale.²

2. Prevedere degli slot per riunioni non programmate o informali. Le riunioni improvvisate, come le conversazioni in corridoio, sono talvolta il catalizzatore per lo svolgimento del lavoro più importante.³

3. Rendere le riunioni più brevi. Mantenere le riunioni brevi e concise consente di ottenere i vantaggi della connessione sociale riducendo al contempo il cosiddetto "affaticamento da meeting", un sintomo fin troppo comune in questo periodo di quarantena.⁴

4. Essere preparati alle interruzioni. Stabilisci fin dall'inizio in modo chiaro che le interruzioni sono accettabili. È impossibile impedire qualche interruzione da parte di bambini piccoli o animali domestici. Non dobbiamo dimenticare che in fondo siamo esseri umani.

5. Celebrare l'individualità. La possibilità di dare uno sguardo alle vite private dei colleghi può aiutarci a conoscerli un po' meglio.4

6. Approfittare degli strumenti di videoconferenza. Le cuffie con microfono e webcam progettate appositamente per le videoconferenze consentono di realizzarne tutto il potenziale rendendo più semplice vedere e sentire tutti chiaramente. Immagini e audio di buona qualità sono essenziali per una buona costruzione delle relazioni sociali. 

Dopo la quarantena

Come osservato dal Dr. Allen dell'Università dello Utah, "distanziamento sociale non significa isolamento sociale". Le videoconferenze consentono di rafforzare le connessioni sociali fondamentali nella vita professionale che molti di noi hanno dovuto sacrificare in questo momento di crisi.

Inoltre potremo applicare quanto appreso durante quando le misure di lockdown non saranno più in vigore e i dipendenti torneranno in ufficio. I meeting in videoconferenza possono diventare una pratica ricorrente in futuro, da utilizzare per promuovere l'empatia e la connessione personale in ambito professionale.

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1 Per ulteriori informazioni, vedi: https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/, March 12, 2020.

2 Per ulteriori informazioni, vedi: Allen, J. A., Landowski, N., Lehmann-Willenbrock, N. (2014), “Linking Pre-meeting Communication to Meeting Effectiveness.” Journal of Managerial Psychology, 29(8), 1064-1081.

3 Per ulteriori informazioni, vedi: Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013), “Manager-led Group Meetings: A context for promoting employee engagement.” Group and Organization Management, 38, 543-569.

4 Per ulteriori informazioni, vedi: Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015), “How differences make a difference: The role of team diversity in meeting processes and outcomes.” In J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, and S. G. Rogelberg (Eds.) The Cambridge Handbook of Meeting Science. (pp. 153-176). New York, NY: Cambridge University Press.