Naarmate videovergaderingen toenemen, is er ook meer vergadermoeheid.

De oorzaak van videomoeheid begrijpen

Dit weten we. Het idee dat uren achtereen deelnemen aan videogesprekken vermoeiend is, een idee dat alom bekend is bij kantoormedewerkers, blijkt ook uit onderzoek. Dit fenomeen is zelfs zo bekend dat de 'Zoom-moeheid' (vanwege de populariteit van Zoom) een bekende term is geworden om het gevoel na een hele dag videovergaderen te beschrijven.

De term die het fenomeen wat beter beschrijft is vergadermoeheidhttps://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue. Het heeft zijn bestaan opgeëist.

Dr. Gianpiero Petriglieri, hoogleraar aan de INSEAD Business School in Europa, stelt dat virtuele vergadermoeheid voortkomt uit de drang om beter op te letten op non-verbale signalen zoals toonhoogte en intonatie, gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal. Daardoor moet het brein harder werken dan in een normale face-to-face vergadering.https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

Deze veronderstelling krijgt bijval van een onderzoek door dr. Jeremy Bailenson aan de Stanford University. Hij concludeert dat de hoofdoorzaken van virtuele vergadermoeheid "intensief kijken, jezelf urenlang terugzien op het scherm, vastzitten op een bepaalde plek voor lange tijd en meer moeite moeten doen om non-verbale signalen op te pikken" zijn.https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

Deze 'aandoening' was vóór COVID-19 nog niet zo wijdverspreid. De werknemers die net begonnen met thuis en op afstand werken zagen videovergaderen als een ideale oplossing. De situatie werd weer wat normaler, er kwam weer contact met collega's en ze konden weer samenwerken.

Maar was deze goede oplossing toch iets teveel van het goede? Misschien helpt een vergelijking.

Zo lijkt vergadermoeheid op een overvloed aan e-mails

Als u de problemen van virtuele vergadermoeheid (en mogelijke oplossingen) wilt begrijpen, helpt het misschien als u denkt over de rol van e-mailen in een modern kantoor.

We begrijpen allemaal hoe e-mail kan overweldigen en onrust kan veroorzaken. Een stroom aan e-mails kan aanvoelen als aanval op onze productiviteit.

De oplossing is echter niet om dan maar te stoppen met e-mailen. We weten namelijk ook hoe waardevol e-mail is voor bedrijven en voor communicatie in het algemeen. In plaats daarvan is het handig om te leren wanneer u e-mail moet gebruiken en wanneer niet.

Niet alle communicatie hoeft de vorm van e-mail aan te nemen. U kunt ook een sms of chatbericht versturen of even bellen. Zo voorkomt u lange mailwisselingen. Dankzij deze en andere strategieën kunnen mensen hun e-mail in de hand houden en worden ze er niet door overweldigd.

Dezelfde algemene principes zijn van toepassing op videovergaderingen. 

Een diepgaandere benadering van videovergaderingen

Nu we de waarde van videovergaderingen kennen, weten we dat ze blijven bestaan. Maar we weten ook dat we het aantal videovergaderingen en ons aandeel daaraan beter moeten beheersen als we niet oververmoeid willen raken of een burn-out willen oplopen.

Iets wat we ons allemaal kunnen afvragen voordat we een videovergadering plannen is of de vergadering echt nodig is. Kan het onderwerp ook over meerdere tijdstippen verspreid plaatsvinden, bijvoorbeeld via de chat, Slack, Google Docs, Microsoft Teams of zelfs e-mails?

Als u overweegt of een videovergadering nodig is, zijn hier een aantal criteria:

• Heeft u een aantal ingewikkelde vragen die niet zo gemakkelijk per e-mail beantwoord kunnen worden?
• Is er een groepsgesprek nodig om tot een consensus te komen?
• Heeft u direct feedback nodig en kan dat niet wachten op een e-mail?
• Heeft het zin om een verstandhouding op te bouwen met mensen die u niet in het echt kunt ontmoeten?
• Moet u zichtbare informatie zoals ontwerpideeën delen of bespreken in een live discussie?

Strategieën om vergadermoeheid te bestrijden

Een manier is het verminderen of beheersen van het aantal videovergaderingen dat u bijwoont. Maar de kans is groot dat u nog steeds wordt uitgenodigd voor veel vergaderingen. Daarom moet u ook andere strategieën aanwenden.

"We weten dat audio en video van lage kwaliteit twee factoren zijn die bijdragen aan vermoeidheid, omdat mensen zich moeten inspannen om goed te zien of te horen tijdens vergaderingen," zegt Scott Wharton, VP & GM van Video Collaboration bij Logitech. "Gelukkig zijn er goede manieren om deze factoren aan te pakken."

Lees het tweede deel van deze serie voor 10 specifieke suggesties om vergadermoeheid te bestrijden.