Virtuele whiteboards toevoegen aan videovergaderingen

Waarom is IT de sleutel tot samenwerking op een hybride werkplek?

Voor teams met werknemers op verschillende locaties vereist de samenwerking een gerichte aanpak, met ondersteuning van IT. Cloudgebaseerde software, zoals Google Workspace en Microsoft 365, is ontworpen om samenwerken mogelijk te maken. Videotechnologie, zoals webcams, vergadercamera's en videoplatforms in de cloud waaronder Zoom en Microsoft Teams, stelt mensen in staat face-to-face te vergaderen, waar ze ook zijn.

Maar er zijn valkuilen.

Volgens Forrester-analist Andrew Hewitt hebben leidinggevenden bijvoorbeeld geleerd dat ze niet alleen kunnen vertrouwen op videovergaderingen en het delen van bestanden.Roberto Torres: Salesforce is adopting hybrid work. Here's how businesses can follow suit. Hewitt constateert met name dat werknemers de samenwerking met behulp van whiteboards missen, die normaal gesproken alleen bij persoonlijke vergaderingen worden gebruikt.

Gezien het belang van whiteboards is dit een kwestie waar IT-managers over na moeten denken. Essentieel is vooral de vraag hoe de inhoud van whiteboards kan worden overgedragen naar virtuele vergaderingen om werknemers op hybride werkplekken te ondersteunen?

De rol van whiteboards in samenwerking

Whiteboards zijn alomtegenwoordig in vergaderingen, omdat ze ontegenzeglijk een belangrijke functie hebben, vooral bij brainstorming en ideeënvorming. Whiteboards zijn bijvoorbeeld nuttig voor het maken van diagrammen, het illustreren van concepten, het maken van vrije notities en het ordenen van gedachten met plakbriefjes. Deze samenwerkingstools bestaan in verschillende vormen: kunststof whiteboards met een wisser, hele whiteboardwanden en zelfs glazen panelen.

Tijdens vergaderingen maken mensen vaak gebruik van presentaties, spreadsheets en andere documenten om informatie te delen en discussies te leiden. Vandaar de populariteit van Google Workspace en Microsoft 365. Zulke tools zijn echter niet geschikt voor het brainstormen in een groep, vooral wanneer teams spontaan concepten willen verkennen of ontwerpen moeten visualiseren.

Om een concept visueel over te brengen, willen mensen graan een stift voor het whiteboard gebruiken. De aandacht is vervolgens op het whiteboard gericht. In virtuele vergaderingen kan dit echter een probleem zijn.

Uitdagingen met virtuele whiteboards

Bij gebrek aan een elegante manier om het whiteboard in een videovergadering te plaatsen, zijn verschillende methoden uitgeprobeerd. De organisator van een vergadering kan de camera bijvoorbeeld op het whiteboard richten. Dit werkt echter zelden goed. De persoon die op het whiteboard schrijft, staat waarschijnlijk deels in de weg. Zelfs als die persoon uit het beeld stapt, kan het whiteboard moeilijk leesbaar zijn door de weerkaatsing van licht of een vervormd perspectief. 

Soms neemt de persoon in de ruimte foto's van het whiteboard en deelt deze met alle anderen in de vergadering. Dit is op zijn best een minimaal effectieve manier om notities te maken. Bovendien kunnen de deelnemers die niet fysiek aanwezig zijn, niet actief deelnemen aan het gebeuren op het whiteboard.

De mensen die zich niet in de ruimte bevinden, zullen zich uitgesloten voelen bij het gebruik van een whiteboard in een videovergadering. Hoewel hun input en meningen ook belangrijk zijn, maken ze geen deel uit van de brainstormsessie. Zo hoeft het niet te gaan.

Iedereen verdient een plek aan de vergadertafel

In een hybride model moeten organisaties ervoor zorgen dat werknemers op afstand toegang hebben tot dezelfde informatie als werknemers op kantoor.Hybrid-Remote: understanding nuances and pitfalls Of samenwerking succesvol is, hangt ervan af of mensen hun ideeën kunnen uitwisselen. Een verscheidenheid aan meningen en perspectieven is niet alleen nuttig, maar ook cruciaal. Ieders stem verdient het om gehoord te worden.

Het doel van virtuele samenwerking moet daarom zijn ervoor te zorgen dat iedereen in de vergadering actief deelneemt aan het proces. IT kan hierbij een waardevolle rol spelen. Door samenwerking in een hybride werkruimte mogelijk te maken of te verbeteren, kan IT de volgende stappen nemen om de vergaderervaring te 'democratiseren':

• Herontwerpen van digitale en fysieke werkruimtes, zodat werknemers op afstand niet gevoel krijgen 'tweederangs werknemers' te zijn.Stefan Hammond: Hybride werken vereist meer dan digitaal werken
• Uitrusten van alle vergaderruimtes voor samenwerking met apparatuur voor videovergaderen, ruimteoplossingen zoals Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms of Google Meet, whiteboards met een wisser en speciaal ontworpen whiteboardcamera's.

Door de geleerde lessen van werken op afstand weten leidinggevenden en werknemers de voordelen van de hybride werkplek op waarde te schatten. Maar om deze voordelen te koesteren en verder uit te bouwen, moeten organisaties doorpakken en in tools voor virtuele samenwerking investeren (zoals Logitech Scribe). Als ze dat doen, plukken zowel organisaties als werknemers daar de vruchten van.