Wat vinden mensen van grote vergaderruimtes? Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig.

Enerzijds zijn grote vergaderruimtes ideaal voor bepaalde zakelijke bijeenkomsten, zoals afdelingsvergaderingen en kwartaalverslagen. Anderzijds beschikken grote vergaderruimtes vaak over ingewikkeldere apparatuur en een uitgebreidere opstelling die de gemiddelde organisator kan afschrikken.

Maar dat hoeft niet. Met de juiste videovergaderoplossing kunnen grote vergaderruimtes net zo eenvoudig worden uitgerust, beheerd en gebruikt als teamruimtes.

Hoe zorgt u ervoor dat grote vergaderruimtes geoptimaliseerd en toegankelijk zijn, zodat ze worden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn en niet grotendeels ongebruikt blijven? Richt u op de volgende vijf zaken:

• Geweldige beeldkwaliteit

• Kristalhelder geluid 

• Eenvoudig IT-beheer

• Naadloze gebruikerservaring

• Optimaal ruimteontwerp

   

De juiste camera kiezen

Bij grote vergaderruimtes is het cruciaal dat de camera de personen die verder weg zitten goed in beeld brengt. Dit geldt ook voor de mensen die aan de zijkanten van de vergaderruimte zitten. De camera moet hen ook kunnen weergeven.

Het is belangrijk dat de hele ruimte in beeld is. Als de vergadercamera in een grote vergaderruimte staat, moet de camera hiervoor kunnen pannen, kantelen en zoomen. Door PTZ te combineren met AI (kunstmatige intelligentie), kan de camera de lens automatisch bewegen en in- en uitzoomen. Als personen zich tijdens de vergadering verplaatsen (bijvoorbeeld om op een whiteboard te schrijven), past de AI-camera automatisch de lenshoek en de zoom aan om ervoor te zorgen dat ze in beeld blijven.

Geweldige geluidskwaliteit

Innovaties in audiotechnologie zorgen ervoor dat de geluidskwaliteit van vergaderruimteoplossingen steeds beter wordt. Zo kunnen beamforming-microfoons en intelligente software de stem van de spreker isoleren en scheiden van achtergrondlawaai, en overspraak beperken.

Bij grote vergaderruimtes zorgen modulaire en uitbreidbare audiocomponenten ervoor dat de personen die zich verder van de camera bevinden ook worden gehoord. Door het plaatsen van microfoons op een grote tafel biedt u de deelnemers van de vergadering een handige manier om het geluid snel te dempen.

Speakers voor in de ruimte bieden de meest natuurlijke gesprekservaring, omdat de stemmen van dezelfde plaats komen als de video. Dit lijkt misschien een klein detail, maar als u een speakerphone in het midden van de tafel plaatst wordt het geluid losgekoppeld van de video en voelt alles wat minder natuurlijk aan.

IT-beheer vereenvoudigen

Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat grote vergaderruimten goed functioneren in werkomgevingen waarin wordt samengewerkt. Wanneer twintig personen deelnemen aan een vergadering, wilt u niet dat de apparatuur opeens uitvalt vanwege een technisch probleem.

Zorg dat uw leverancier een tool voor het beheer van apparatuur en vergaderruimtes aanbiedt, waarmee u vergaderruimtes op afstand kunt controleren. Met een duidelijk, gemakkelijk te lezen dashboard waarop de apparaatstatus te zien is, kunt u problemen opsporen voordat werknemers er last van hebben. Meldingen in realtime zijn ook handig.

Maar u denkt natuurlijk aan al uw vergaderruimtes, niet alleen aan uw grote vergaderruimtes. Consistentie tussen vergaderruimtes maakt apparaat- en ruimtebeheer veel eenvoudiger en gemakkelijker.

Ga op zoek naar een leverancier die een consistente reeks ruimteoplossingen biedt, van de kleinste tot de grootste vergaderruimte. Zorg dat u met die oplossingen gebruik kunt blijven maken van de computer van uw keuze. Als ze onderdelen zoals microfoons en touchcontrollers hebben, maakt dat het beheer van reserveonderdelen nog gemakkelijker.

Vergeet tot slot ook niet het kabelbeheer. Zoiets eenvoudigs als een losgekoppelde kabel kan heel tijdrovend zijn, aangezien mensen proberen uit te zoeken waarom hun vergaderapparatuur niet werkt. Een wirwar van kabels helpt ook niet echt. Beide problemen hebben een negatieve invloed op de gebruikerservaring en de efficiëntie van IT.

Een goed doordachte aanpak houdt componenten en kabels daarentegen uit het zicht en uit de weg.

De gebruikerservaring verbeteren

Het is duidelijk waarom gebruikerservaring zo belangrijk is. Hoe perfect het plan ook is, als werknemers niet graag met de technologie werken, is het nutteloos. De gebruikerservaring in grote vergaderruimtes is maar al te vaak ondermaats. De apparatuur is niet gebruiksvriendelijk, biedt slechte audio en video of ze is volledig offline. Sommige leveranciers bieden oplossingen voor grote vergaderruimtes die verschillen van hun oplossingen voor kleine en middelgrote ruimtes.

Werknemers willen hulpmiddelen die makkelijk, intuïtief en goed ontworpen zijn. Werknemers moeten probleemloos van een kleine vergadering in een teamruimte naar een vergadering in een grote vergaderruimte kunnen gaan. Daarbij is het belangrijk dat de stappen om een vergadering te beginnen telkens dezelfde zijn. Een consistente gebruikerservaring in alle ruimtes leidt tot een bredere acceptatie.

Om vergaderingen intuïtiever te maken, zorgen de ruimtecontrollers ervoor dat werknemers met slechts één tik aan een vergadering kunnen deelnemen of hun stem kunnen gebruiken voor een handsfree ervaring.

De ruimte optimaliseren

Naast de camera en het geluidssysteem zijn er enkele factoren waarmee u in de vergaderruimte zelf rekening moet houden. De verlichting, de kleur van de vergaderruimte, het meubilair en andere elementen in de omgeving kunnen een subtiel (of niet zo subtiel) effect hebben op de algehele ervaring.

Hier vindt u een aantal aanbevelingen van onze Ontwerpgids voor ruimtes:

• In een gelijkmatig verlichte vergaderruimte kan de camera beter de kleur, het contrast en de videodefinitie vastleggen.

• Richt de camera niet op buitenramen of andere sterke lichtbronnen, zoals spotjes.

• Neutrale muurkleuren leiden het minst af en houden de aandacht op de deelnemers gericht.

• Verwijder onnodig meubilair, rommel op tafel, sierplanten, drukke kunstwerken, ingelijste prints met reflecterend glas en bewegende voorwerpen zoals gordijnen op de tocht.

• Overweeg kleine, hoge tafels en lichte, makkelijk verplaatsbare stoelen te gebruiken voor flexibele opstellingen in grote vergaderruimtes.

• Vermijd harde oppervlakken op muren, zoals metaal, steen of glas. Deze kunnen geluid weerkaatsen en de geluidskwaliteit aantasten.

• Kies voor vloerbedekking in plaats van tegels of hardhout: zachtere materialen absorberen het geluid beter.

Werkruimtes voor samenwerking creëren

Vooruitstrevende organisaties optimaliseren elke ruimte voor videosamenwerking. Dit geldt dus ook voor vergaderruimtes, individuele kantoren en thuiskantoren voor mensen die op afstand werken.

Het zou voor iedereen een vertrouwde ervaring moeten zijn om overal een vergadering te kunnen beginnen. Het zou net zo makkelijk moeten zijn om een vergadering te starten in een grote vergaderruimte als op elke andere plek. Voorbij is de tijd waarin grote vergaderruimtes werden vermeden omdat de technologie zo omslachtig was of de videovergadersystemen niet werkten.

Met een oplossing voor grote vergaderruimtes die is gebaseerd op de Logitech Rally Plus kunt u erop vertrouwen dat deze vergaderruimtes net zo makkelijk te gebruiken en te beheren zijn als alle andere vergaderruimtes.

Ga voor meer informatie over het optimaliseren van grote vergaderruimtes naar onze gids voor vergaderruimtes op Logitech.com.