Casestudy: Taiho Pharma neemt Logitech-ruimteoplossingen voor Microsoft Teams in gebruik

In het verleden moest apparatuur voor videovergaderen, zoals camera's, microfoons en speakers, telkens worden opgesteld, verwijderd en opgeruimd, waarbij de apparatuur meestal in een kast werd opgeborgen. De complexiteit en inefficiëntie van het gebruik van videovergaderapparatuur op deze manier belemmerde werknemers niet alleen om de vergaderruimte op tijd te verlaten zodat anderen op tijd konden beginnen, maar veroorzaakte ook problemen zoals slechte kabelverbindingen en zoekgeraakte of verloren apparatuur. Hoewel werknemers al een maand van tevoren vergaderruimtes moesten reserveren, omdat er maar een beperkt aantal beschikbare ruimtes beschikbaar was, waren de ruimtes niet uitgerust met de beste vergadersystemen en had het bedrijf een betere oplossing nodig met heldere audio en een betrouwbare verbinding.

Taiho Pharmaceutical was sinds 2019 op zoek naar een nieuwe oplossing voor videovergaderen, omdat ze van plan waren hun hoofdkantoor in september 2021 in een nieuw gebouw onder te brengen. Ze wilden tijdbesparende, naadloze videovergaderingen mogelijk maken met verbeterde audiokwaliteit en minimale probleemoplossing. Toen ze de Logitech-ruimteoplossingen testten, waren ze onder de indruk van de uitstekende geluidskwaliteit van de microfoons en speakers, evenals de hoge videokwaliteit van de camera's. In het najaar van 2020 hebben de afdeling Informatietechnologie en de afdeling Algemene zaken de oplossing als proef geïntroduceerd in hun vergaderruimtes en in maart 2021 is de oplossing verder getest in het kantoor van de directeur en de bestuurskamers, waar deze goed werd ontvangen wegens de eenvoudige bediening. Na de proef introduceerde Taiho Pharmaceutical de Logitech-ruimteoplossingen in 21 ruimtes op hun nieuwe hoofdkantoor, waarbij Rally Plus, Rally Bar en MeetUp werden geïmplementeerd op basis van de grootte van de ruimte, samen met Tap. Het bedrijf heeft ook Logitech Sync -software geïmplementeerd voor apparaatbeheer en Swytch, waarmee eindgebruikers hun gewenste online vergadertoepassingen op hun laptops kunnen uitvoeren, zelfs in ruimtes die zijn geconfigureerd voor Microsoft Teams Rooms.

De werknemers zijn tevreden met de nieuwe oplossing en maakten opmerkingen als: “Ik kan nu met één aanraking een vergadering starten met Tap. Zonder dat ik apparatuur moet opzetten om een vergadering te starten. Nu kan ik me beter op de vergadering concentreren.” 

“Het is handig, want zodra ik een vergaderruimte reserveer, kan ik de ruimte inlopen en meteen een vergadering starten met Tap. Ik hoef niet eens mijn laptop mee te nemen.” 

“Dankzij de hoogwaardige microfoons, speakers en camera's van Rally Plus en Rally Bar kan ik zelfs in een grote vergaderruimte soepel vergaderen.” 

De introductie van nieuwe apparaten veroorzaakt vaak onrust en weerstand bij sommige werknemers, maar Logitech-ruimteoplossingen zijn zo gebruiksvriendelijk dat er geen speciale training voor nodig was. Bovendien kunnen IT-beheerders met Logitech Sync problemen en firmwarestatussen van apparatuur voor videovergaderen bewaken, zelfs wanneer ze op afstand werken. Zo profiteert zowel de eindgebruiker als de IT-beheerder. 

Hideyuki Sakai, afdeling informatietechnologie, IT- planning en beheer, was betrokken bij de implementatie van dit systeem. Hij vertelt: “Het grootste voordeel is dat we geen apparatuur meer hoeven klaar te zetten en op te bergen voor videovergaderingen. Ik hoef niet meer gebeld te worden als er zich een probleem voordoet.” 

Ryo Takahashi, manager van dezelfde afdeling, voegt hier aan toe: “Aangezien we dit nieuwe systeem net hebben geïmplementeerd, is het belangrijk om de acceptatie ervan te versnellen en werknemers ertoe aan te zetten de technologie te gebruiken. Zodra bewezen is dat dit systeem handig en efficiënt is op het hoofdkantoor, willen we het systeem graag uitrollen naar andere locaties om verder bij te dragen aan de operationele efficiëntie.” Het bedrijf verwacht het gebruik van het systeem in de toekomst te vereenvoudigen.