Er is veel geschreven over de kosten van niet-productieve vergaderingen. Onder andere Doodle, schat dat niet-productieve zakelijke bijeenkomsten bedrijven elk jaar 541 miljard dollar kosten, door een lage productiviteit en hoge arbeidskosten. Hoewel dit soort statistieken opvallend zijn, vertellen ze niet het hele verhaal. Een deel van de niet-productieve tijd die in vergaderingen wordt doorgebracht, is eigenlijk heel belangrijk.

Vergaderingen hebben van nature een sociale functie en dit aspect van de vergaderingen wordt vaak ondergewaardeerd. Sociale verbondenheid is een essentieel onderdeel van het hebben van een baan. Gezonde sociale connecties leveren ook voordelen op voor het bedrijf of de grotere organisatie, onder andere doordat deze de betrokkenheid en loyaliteit van de werknemers bevorderen.

Helaas is het sociale aspect van werk zwaar op de proef gesteld door de coronaviruspandemie en de daaruit voortvloeiende lockdown in veel bedrijven. Maar er is goed nieuws.

Door gebruik te maken van de mogelijkheden van videovergaderingen, kunnen de organisatoren van vergaderingen de sociale connecties nieuw leven inblazen in deze tijd van afstand houden. Bovendien zijn er aanwijzingen dat videovergaderen niet alleen de effectiviteit van vergaderingen als geheel verbeteren, maar ook positieve gevolgeffecten kunnen hebben, zoals het vergroten van de productiviteit en de betrokkenheid van de werknemers.

Waarom sociale connecties op de werkplaats zo belangrijk zijn

Mensen hebben een natuurlijk verlangen naar een gevoel van saamhorigheid. Het gevoel van saamhorigheid op werk geeft een geluksgevoel en versterkt de bereidheid om bij te dragen aan het succes van de organisatie. Volgens een artikel op Forbes.com "Ontwikkelen werkgevers die sociale relaties op de werkvloer ondersteunen en ook stimuleren om deze te verbeteren en onderhoudeneen succesvoller team".

Voor zowel de werknemers als de bedrijven waarvoor ze werken, biedt een gezonde sociale verbinding op het werk een aantal voordelen:

• Meer creativiteit en probleemoplossing

• Hogere productiviteit

• Verhoogde loyaliteit

• Minder verloop van werknemers

Hoe videovergaderen de sociale verbondheid herstelt

Het gebrek aan sociale verbondenheid is een probleem in een periode van afstand houden en zelfisolatie, een tijd waarin geen spontane ontmoetingen en gesprekken in de gang plaatsvinden. Gelukkig voor medewerkers en organisaties blijkt uit wetenschappelijk onderzoek dat videovergaderen een effectieve vervanging kan zijn voor die informele gesprekken. Het kan het gevoel van saamhorigheid en verbondenheid herstellen dat mensen missen tijdens social distancing.

Volgens Dr. Joseph A. Allen, hoogleraar industriële en organisatiepsychologie, zijn face-to-face- en videovergaderingen in wezen hetzelfde wat betreft algemene effectiviteit en tevredenheid, terwijl teleconferenties aanzienlijk minder effectief zijn. Dit komt hierdoor: Videovergaderen biedt veel extra informatie in de vorm van non-verbale signalen en een verbale dialoog. Deze non-verbale signalen, een sympathieke blik, een eenvoudig handgebaar, zijn cruciaal voor het creëren van sociale verbondenheid.¹

Het is in feite mogelijk dat tijdens deze periode van zelfquarantaine, de sociale verbondenheid door videovergaderen juist toeneemt op een manier die vóór de pandemie niet breed werd overwogen.

Kantoormedewerkers ontmoeten elkaar nu bijvoorbeeld regelmatig via video vanuit de privacy van hun eigen keuken, woonkamer en achtertuin. Het is niet ongebruikelijk dat een ouder tijdens deze bijeenkomsten wordt onderbroken door een van de kinderen, die altijd thuis zijn vanwege quarantaine. Ook huisdieren kunnen tijdens een vergadering een kort optreden verzorgen. We krijgen de kunstwerken te zien die onze collega's in huis hebben, of de boeken en snuisterijen op hun planken. Al deze details in het huis en het privéleven van onze collega's geven ons een kijkje in wie ze zijn. Dit kan leiden tot vertrouwdheid, empathie en een diepere band tussen collega's.

Belangrijkste punten voor organisatoren en IT-managers

De kennis van het belang van sociale verbondenheid, hoe die tot stand komt, en de positieve effecten van videovergaderen voor medewerkers op afstand, geeft ons inzichten en aanbevelingen voor IT-managers en organisatoren van vergaderingen.

1. Maak tijd vrij voor een informeel gesprek voordat de vergadering begint. Door de formaliteiten aan het begin van een vergadering te versoepelen en tegelijkertijd mensen aan te moedigen om snel te komen, kunnen de organisatoren van de vergadering doelbewust tijd vrijmaken voor een praatje dat een sociale band schept.²

2. Maak tijd vrij voor ongeplande of ongestructureerde vergaderingen. Spontane ontmoetingen, zoals een gesprek op de gang, zijn soms de plek waar het belangrijkste werk wordt gedaan.³

3. Maak vergaderingen korter. Door vergaderingen kort en bondig te houden, kunt u de voordelen van sociale contacten benutten en tegelijkertijd vergadermoeheid verminderen, een veelvoorkomend symptoom van deze thuiswerkperiode.⁴

4. Verwacht onderbrekingen. Stel basisregels en normen op dat onderbrekingen oké zijn. Onderbrekingen door kinderen en huisdieren zijn nu waarschijnlijk onvermijdelijk en laten zien dat we toch allemaal mensen zijn.

5. Vier de individualiteit. Het kijkje dat we hebben in het leven van onze collega's betekent dat we elkaar wat beter kunnen leren kennen.4

6. Profiteer van de hulpmiddelen voor videovergaderen. Doelgerichte headsets en webcams vergoten de voordelen van videovergaderen omdat iedereen elkaar duidelijk kan zien en horen. Gezien en gehoord worden is een noodzakelijke voorwaarde voor een gezonde sociale connectie. 

Na de quarantaine

Zoals Dr. Allen van de Universiteit van Utah opmerkt: "We hoeven niet in een sociaal isolement te zitten om sociale afstand te nemen." Videoconferenties bieden de mogelijkheid om de sociale banden te versterken die zo belangrijk zijn op de werkplek en die velen van ons op dit moment missen.

Bovendien kunnen we profiteren van de lessen die we tijdens deze pandemie hebben geleerd zodra het advies om thuis te blijven wordt opgeheven en sommige medewerkers beginnen terug te keren naar kantoor.  We kunnen zorgen dat videovergaderen een belangrijk onderdeel wordt van toekomstige vergaderingen en het gebruiken om meer begrip en empathie voor elkaar te krijgen.

_________________

1 Zie voor meer informatie: https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/, 12 maart 2020.

2 Zie voor meer informatie: Allen, J. A., Landowski, N., Lehmann-Willenbrock, N. (2014), "Linking Pre-meeting Communication to Meeting Effectiveness." Journal of Managerial Psychology, 29(8), 1064-1081.

3 Zie voor meer informatie: Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013), "Manager-led Group Meetings: A context for promoting employee engagement." Group and Organization Management, 38, 543-569.

4 Zie voor meer informatie: Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015), "How differences make a difference: The role of team diversity in meeting processes and outcomes." In J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, and S. G. Rogelberg (Eds.) The Cambridge Handbook of Meeting Science. (pag. 153-176). New York, NY: Cambridge University Press.