Er zijn steeds meer ondernemingen waarin video voorop staat. Uit statistische analyse van Frost & Sullivan blijkt dat het aantal videovergaderingen in 2020 met maar liefst 400 procent is gestegen.¹Die trend heeft enorme implicaties voor het IT-team dat verantwoordelijk is voor de implementatie en het beheer van de infrastructuur voor vergaderruimte.

Naast deze snelle verandering zijn ook het aantal en de soorten videovergaderingsapparaten en vergaderruimtes binnen de onderneming toegenomen, waardoor er een 'wildgroei van infrastructuur' is ontstaan. IT-organisaties beheren nu een toenemend aantal vergaderruimtes van verschillende grootte met verschillende soorten apparatuur voor videovergaderen. Ze zijn ook verantwoordelijk voor de videovergaderapparatuur die medewerkers in hun thuiskantoor gebruiken.

Het behoeft geen uitleg dat dit een enorme klus is. IT-teams moeten een aantal taken snel en efficiënt kunnen uitvoeren:

• Videovergaderapparatuur naar vergaderruimtes uitrollen

• Afzonderlijke werknemers voorzien van webcams, headsets en andere tools voor samenwerking

• Snel problemen opsporen, zoals apparaten die slecht werken of geen verbinding meer hebben

• Alle apparaten volgen voor veiligheids- en inventarisatiedoeleinden

• Eenvoudig updates op software en firmware toepassen

Infrastructuur en apparaten voor vergaderingen beheren

De wildgroei van de vergaderinfrastructuur waar IT-teams mee te maken krijgen is echt. Maar wildgroei hoeft geen chaos te betekenen. Als u de juiste tools heeft om al die apparaten voor videovergaderingen te volgen, kunt u ze gemakkelijk en efficiënt beheren.

Daarom heeft Logitech Sync ontwikkeld, een cloudgebaseerde app waarmee IT op afstand vergaderruimtes en -hardware kan beheren. Als web-app is Sync overal toegankelijk, wat betekent dat IT de apparatuur voor videovergaderen vanaf elke locatie kan volgen. Sync maakt het ook gemakkelijk om op grote schaal video-implementaties te ondersteunen en tegelijkertijd het aantal locatiebezoeken en servicetickets te verminderen. Met Sync kunt u het volgende doen:

• Ruimtes en apparaten via een eenvoudige browserinterface beheren

• Productupdates en bugfixes op afstand implementeren

• Inzicht krijgen in hoe ruimtes voor een optimaal gebruik kunnen worden geconfigureerd

• Problemen met ruimtes of apparaten identificeren

Eén van de grootste voordelen van Sync is dat uitval van vergaderruimtes tot een minimum kan worden gereduceerd. De integratie tussen Sync en ServiceNow maakt het mogelijk om problemen op te sporen, en automatisch waarschuwingen aan te maken en deze naar de juiste technicus te sturen voordat deze problemen een vergadering beïnvloeden. Er kan een serviceticket worden gegenereerd voor problemen zoals storingen in de apparatuur, apparaten die geen verbinding meer hebben en fouten in software- of firmware-updates.

Implementatie en beheer vereenvoudigen met een alles-in-één-videobalk

Alles-in-één-apparaten voor videovergaderen, ofwel videobalken, bieden een andere manier om de implementatie en het beheer van vergaderruimtes te vereenvoudigen. Alles-in-één-apparaten voor vergaderruimtes zoals de Logitech Rally Bar en Rally Bar Mini combineren een camera, speakers, microfoons en de compute engine in één kant-en-klare oplossing.

Het gebruik van videobalken is de eenvoudigste en snelste manier om mogelijkheden voor videovergaderen aan een vergaderruimte toe te voegen. Volgens Frost & Sullivan is de videobalk "in een snel tempo opgekomen om de belangrijkste technologie te worden voor zowel IT-kopers als gebruikers".

Videobalken verkorten de implementatietijd door het aantal fysieke apparaten in een vergaderruimte te verminderen en de bekabeling te vereenvoudigen. Met minder onderdelen en aansluitingen verminderen de videobalken ook de problemen die worden veroorzaakt door losgekomen of beschadigde kabels.

Omdat videobalken de hardware en software voor videovergaderingen integreren in één enkele vormfactor, maken ze het ook gemakkelijker om apparaten te updaten als dat nodig is. Software installeren en onderhouden op een aparte pc is niet meer nodig.

Alles-in-één-apparaten voor videovergaderingen, zoals Rally Bar en Rally Bar Mini, bieden een aantal voordelen:

• Gebruikersvriendelijk en eenvoudig in gebruik

• Gemakkelijk te implementeren en beheren

• Ontworpen voor cloudservices gericht of video

• Uitgebreid met mogelijkheden voor analyse en inzichten

   

Verder denken dan dagelijks beheer van vergaderruimtes

Het vereenvoudigen van de implementatie en het beheer van vergaderruimtes zorgt dat IT tijd en moeite kan besparen. En dat kan bandbreedte vrijmaken voor strategische planning en aanbevelingen op hoger niveau.

Dankzij de toenemende integratie van gegevens en analyse in videovergaderingen, kan IT een dieper inzicht krijgen in de gebruikerservaring en de vergaderprestaties. Door bijvoorbeeld de juiste gegevens te verzamelen, kunt u het gebruik van de ruimte volgen, onderbenutte ruimtes identificeren, op de hoogte worden gebracht als de ruimtes overvol zijn, enzovoort.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt om de benodigde ruimte en apparatuur te voorspellen. U zou bijvoorbeeld kunnen ontdekken dat u meer teamruimtes en minder grote vergaderruimtes nodig heeft. Of dat er meer middelgrote ruimtes nodig zijn waar gebruikers de benodigde afstand van elkaar kunnen houden.

Eén van de voordelen van het inzetten van een Logitech Rally Bar of Rally Bar Mini met Logitech Sync is dat u begrijpelijke en bruikbare gegevens en analyses naar boven kunt halen. Deze inzichten kunnen beslissingen over de planning van vergaderruimtes ondersteunen.

Het bevorderen van een goed gebruikte en comfortabele werkplek is belangrijker dan ooit, naar mate bedrijven zich aanpassen voor de pandemie, het gebruik van hybride kantoren en de uiteindelijke terugkeer van werknemers. Het beheer van videovergaderapparatuur en -infrastructuur zal tijdens deze overgang zeker een belangrijke rol spelen.