Uw organisatie beschikt wellicht over vergaderruimtes in alle soorten en maten, zoals een toenemend aantal teamruimtes of enkele grote ruimtes voor bestuursvergaderingen, klantenpresentaties, enz. 

Het werkpaard onder vergaderruimtes is echter de middelgrote vergaderruimte, waar doorgaans plaats is voor acht tot tien stoelen. Een middelgrote ruimte is geschikt voor kleine groepen van drie tot vier personen die, indien nodig, verspreid kunnen plaatsnemen. Die flexibiliteit is belangrijk, zeker nu bedrijven de omslag maken naar hybride werkomgevingen, een model waarbij werknemers afwisselend thuis of op kantoor werken.

Grote organisaties hebben mogelijk honderden of zelfs duizenden middelgrote ruimtes, waardoor schaalbaarheid van cruciaal belang is. En omdat middelgrote ruimtes zo belangrijk zijn voor samenwerking tussen kleine teams, is gebruiksvriendelijkheid een vereiste voor de videovergaderapparatuur in die ruimtes. Iedereen moet in staat zijn om zonder problemen een vergadering in een middelgrote ruimte te starten of bij te wonen. Dat alles kadert in een streven naar productiviteit. De ruimteoplossing moet op zijn beurt samenwerking makkelijker maken, niet bemoeilijken.

Hieronder vindt u een aantal criteria om rekening mee te houden wanneer u middelgrote ruimtes wilt optimaliseren voor vergaderingen en videosamenwerking.

Indeling van de ruimte en flexibiliteit

Binnen de middelgrote ruimtes is veel variatie mogelijk, in het aantal stoelen, de omvang van de ruimte, de vorm van de vergadertafel en zelfs het aantal tafels. Het is dan ook raadzaam om ruimteoplossingen te kiezen die voldoende flexibel zijn, zodat u ze kunt gebruiken in verschillende soorten ruimtes en configuraties.

Voor kleinere ruimtes is een camera met ingebouwde speakers en microfoons wellicht voldoende. Voor grotere ruimtes heeft u mogelijk behoefte aan een set-up met meerdere microfoons in de ruimte. Zorg ervoor dat de ruimteoplossing die u kiest, geschikt is voor beide scenario‘s.

Videobars en alles-in-één videovergaderoplossingen

Het type vergadercamera dat u gebruikt, is misschien wel het belangrijkste criterium.

Sommige organisaties kiezen tegenwoordig voor een nieuw soort vergadercamera's die kunnen worden gebruikt als standalone-apparaten, namelijk: alles-in-één videobars. Dergelijke alles-in-één vergadercamera's maken geen verbinding met een computer in de vergaderruimte, maar worden rechtstreeks aan het beeldscherm in de ruimte bevestigd en voeren de cloudvideoservice uit via een ingebouwde computer.

In vergelijking met modulaire video-onderdelen en externe computers zijn videobars makkelijker te installeren en eenvoudiger te beheren en te updaten. Minder onderdelen staat gelijk aan snellere installatie met een minimum aan kabels. Nog een voordeel: videobars kunnen aan de muur of rechtstreeks aan het display worden bevestigd, zodat ze niet in de weg zitten en de vergadertafel vrij blijft.

De kans bestaat dat u genoodzaakt bent om een videovergaderoplossing te gebruiken met een externe computer die afgestemd is op uw cloudvideoprovider. In dat geval bieden camera‘s zoals Rally Bar een oplossing. U kunt Rally Bar gebruiken als een apparaat of aansluiten op een pc of Mac via de USB-poort. Met deze veelzijdige, toekomstbestendige aanpak kunt u wanneer nodig schakelen tussen de apparaat- en USB-modus. Het is ook een uitstekende strategie voor organisaties die met verschillende cloudvideoproviders werken. Bovendien is Rally Bar specifiek ontworpen voor middelgrote vergaderruimtes.

Lenskwaliteit

De kwaliteit van de cameralens en het type lens zijn belangrijk en mogen niet onderschat worden. Geweldige optics zorgen ervoor dat deelnemers aan beide kanten van de videovergadering zich in dezelfde ruimte wanen, ook al zijn ze mijlenver van elkaar verwijderd.

Aangezien de omvang en configuratie van middelgrote ruimtes doorgaans sterk varieert, moet de camera in staat zijn om zowel personen die vlakbij als deelnemers die op afstand zitten (scherp) in beeld te brengen. Sommige vergadercamera‘s gebruiken een digitale zoom, andere een optische zoom of een combinatie van de twee. Omdat gespreksleiders meestal aan het hoofd van de tafel zitten, moet de zoomfunctie van de camera de andere kant van de ruimte scherp in beeld kunnen brengen.

Met behulp van gemotoriseerd pannen en kantelen kan de camera de lens op deelnemers van de vergaderingen richten, ongeacht waar ze zich bevinden in de ruimte. Indien nodig, kan de camera via de pan-, kantel- en zoomfunctie de ene kant van de ruimte volledig in beeld te brengen, bijvoorbeeld wanneer iemand op een whiteboard schrijft. Ook slimme automatische framing is interessant. Met die functie focust de camera zich op de spreker zonder dat deelnemers de camerahoek handmatig moeten aanpassen.

Het loont de moeite om de kwaliteit en functies van een cameralens grondig te researchen. Op die manier zorgt u ervoor dat u waar voor uw geld krijgt.

Audiodesign

In vergaderingen wilt u niet alleen gezien, maar ook gehoord worden. Innovaties in audiotechnologie zorgen ervoor dat de geluidskwaliteit van vergaderruimteoplossingen steeds beter wordt. Zo kunnen beamforming-microfoons en intelligente software de stem van de spreker isoleren en scheiden van achtergrondlawaai, en overspraak beperken.

Met name voor videobalken (die uitgerust zijn met ingebouwde speakers, microfoons en camera‘s) is het audiodesign van cruciaal belang. Bestudeer aandachtig de manier waarop de speakers en microfoons samenwerken om vervorming of trillingen te vermijden. Heeft de fabrikant geïnvesteerd in sound engineering?

Een uitbreidbaar geluidssysteem komt van pas in middelgrote ruimtes. Verschillen uw vergaderruimtes in omvang, wat doorgaans het geval is voor middelgrote ruimtes, dan kiest u best voor een oplossing waarvan u het bereik kunt vergroten met uitbreidingsmicrofoons. 

AI en analyse

Artificiële intelligentie en analyse worden steeds belangrijker voor het ruimtebeheer. Deze functies bieden waardevolle inzichten in ruimtegebruik: welke ruimtes worden gebruikt en welke niet, hoeveel mensen nemen deel aan vergaderingen, enz. Op basis van dergelijke inzichten kunt u beter gefundeerde beslissingen nemen over het efficiënte gebruik van vergaderruimtes en vastgoed.

Technische ondersteuning

Een van de manieren om de zorgen van uw IT-team en de deelnemers van vergaderingen weg te nemen is door de status van ruimtes op afstand te controleren en knelpunten te ontdekken voordat werknemers problemen ervaren. Overweeg daarom het gebruik van softwaretoepassingen zoals Logitech Sync. Dat is een gratis tool met een duidelijk en eenvoudig leesbaar dashboard over de status van alle ruimtes. Met Sync kunt u bovendien op afstand software- en firmware-updates uitvoeren, waar u ook bent.

Gebruikerservaring

Werknemers willen hulpmiddelen die makkelijk, intuïtief en goed ontworpen zijn. Een consistente gebruikerservaring in alle ruimtes leidt tot een bredere acceptatie. Met de nieuwste ruimtecontrollers kunnen werknemers met slechts één tik een vergadering starten en stoppen of hun stem gebruiken voor een handsfree ervaring.

Werknemers willen ook flexibiliteit. Met een product als Logitech Swytch kunnen werknemers een teamruimte binnenstappen, hun eigen laptop aansluiten en onmiddellijk beginnen te presenteren of streamen via een cloudvideoservice naar keuze.

Inrichting van de ruimte

Naast de camera, lens en speakers, zijn er nog een aantal factoren waarmee u het best rekening houdt wanneer u een middelgrote ruimte inricht of ontwerpt: 

• natuurlijke en kunstmatige verlichting,

• de kleur van de muren en meubels,

• soorten ramen en deuren en hun invloed op verlichting en privacy,

• kunst, planten en andere objecten op de achtergrond,

• andere eigenschappen van de ruimte, zoals bouwmaterialen.

Een uitvoerige bespreking van deze factoren valt buiten het bestek van dit artikel. Raadpleeg onze gids voor ruimtes op Logitech.com voor meer informatie over het ontwerp van vergaderruimtes, van teamruimtes tot grote vergaderruimtes.