Artigo: Insights de empresas que estão construindo escritórios flexíveis

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Renderização do novo escritório da Logitech

À medida que o mundo se abre novamente, um número crescente de empregadores quer que as pessoas voltem aos escritórios com mais frequência, se não em tempo integral. Os funcionários, por outro lado, desejam intensamente horários flexíveis e melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Os dois podem coexistir? É possível eliminar a lacuna entre o que os empregadores querem e o que os funcionários desejam? 

Queríamos entender o atual cenário híbrido. Por isso, conversamos com especialistas de empresas líderes em seus setores, como a verdade , para saber o que estão fazendo e o que fazer e o que não fazer na configuração de um ambiente híbrido de sucesso.

Neste artigo, resumiremos as lições aprendidas com base em exemplos reais. Como as empresas estão abordando o trabalho híbrido? Quais estratégias se provaram bem-sucedidas?

Defina objetivos de negócios e inclua comentários dos funcionários

Aqui está uma coisa que ouvimos em alto e bom som: Não importa como seja seu ambiente híbrido, ele precisa apoiar seus objetivos comerciais. Claro, você quer que seus funcionários fiquem felizes, mas também é necessário estruturar como, quando e onde as pessoas trabalham para garantir que seus objetivos sejam atingidos. 

“As empresas bem-sucedidas hoje em dia precisam perceber que os resultados virão da criação de locais incríveis para trabalhar e colaborar, seja no escritório, em casa ou em uma situação híbrida”, diz David Brown, chefe de experiência de marca da DIRTT, que fornece construção industrializada para espaços internos. “Criar o ambiente certo para as equipes é a chave para impulsionar os resultados.” 

O equilíbrio entre os objetivos da empresa e o que os funcionários querem requer uma comunicação aberta. Os líderes definem as prioridades, mas os funcionários devem ser incluídos na conversa para ajudar a definir o ambiente híbrido da empresa. Essa colaboração pode ocorrer em toda a empresa, por meio de pesquisas com funcionários ou de discussões entre gerentes e seus subordinados diretos, para determinar o que funciona melhor para todos.

 

Reunião casual de grupo

Mas, faça o que fizer, não se limite a coletar informações de seus trabalhadores para dar a impressão de que deseja sua opinião. Você precisa realmente usá-la. 

“Se você vai engajar os funcionários para pedir feedback, pelo menos reconheça isso e faça algo a respeito”, diz Jenni Bedell, líder da prática de consultoria de RH da OneDigital, uma empresa de consultoria de seguros, serviços financeiros e RH. “A pior coisa que você pode fazer é pedir feedback para os funcionários e não dá em nada.”

E coletar os dados. Você precisa da colaboração dos funcionários, mas também de informações em tempo real. Revise quando as pessoas entram no escritório e onde elas tendem a se reunir. Veja quais escritórios e salas de conferência estão sendo usados, quando e por quantos. Com todos esses dados, você pode começar a projetar ou redesenhar seu espaço de escritório.

Crie espaços voltados para as pessoas que priorizem a conexão humana

A forma como as pessoas veem o trabalho mudou mudou nos últimos dois anos. Nosso relacionamento com o escritório, uns com os outros e com o próprio trabalho continua a evoluir conforme as prioridades mudam e percebemos o quão importante é a conexão humana.

Todos nós aprendemos durante a pandemia, por exemplo, que trabalhar em casa tem seus benefícios, como a capacidade de se concentrar no “trabalho profundo”. Mas trabalhar em casa também tem suas inconvenientes, incluindo a falta de interação social e maior atrito na colaboração. Estar juntos e buscar inspiração um no outro é de vital importância.

Agora, quando entramos nos escritórios, queremos espaços que possam acomodar trabalho colaborativo e momentos de socialização, bem como um momento de silêncio significativo para nos concentrarmos em nossos próprios projetos.

Na verdade, uma empresa que fornece pessoas com recursos para pesquisar e se inscrever a oportunidades de trabalho, o escritório é um local de reunião, mas para vários fins. As equipes de vendas trabalham presencialmente para promover relações de mentoria mais fortes. A equipe de experiência do usuário trabalha em vários estudos e grupos de foco, aproveitando o mesmo espaço de trabalho. Outras se reúnem no local para criar e manter comunidades de funcionários, como o grupo Latinx in Tech ou eventos para pais e cuidadores.

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Imagem gentilmente cedida por:

“Há tantos lugares diferentes onde você pode encontrar reuniões, e essa foi uma grande mudança nos últimos três anos”, diz Daniel Muraida, gerente de design de tecnologia de colaboração da verdade. “E é uma grande ajuda. Sim, as pessoas fazem isso remotamente, mas as pessoas gostam de se reunir com esses grupos no escritório também, porque quebram barreiras.”

Use a flexibilidade de forma intencional

Quando as pessoas vêm ao escritório, os espaços físicos precisam acomodar suas habilidades de reunião em grupo ou trabalho individual. O design do escritório precisa ser feito com calma e com a possibilidade de mudar facilmente os espaços. 

Essa flexibilidade é algo em que a DIRTT se destaca. Seu negócio é criar espaços dinâmicos para empresas e trabalhar com clientes para criar escritórios úteis para acomodar suas necessidades. 

“Comece com a tecnologia e desenvolva em torno dessa experiência”, diz Andy Nolloth, especialista em tecnologia integrativa da DIRTT. “Pense na experiência das pessoas que estão na sala, mas também das que estão fora da sala.”

Escritório sujo

Crédito da imagem: James JohnJetel, cortesia da DIRTT

Nolloth oferece várias sugestões para melhorar a utilização do espaço. Considere a iluminação, a acústica, as configurações com várias telas, o áudio com microfones modulares e assim por diante, para que todos possam ser vistos e ouvidos claramente durante as reuniões. Forneça tecnologia que permita às pessoas reservar remotamente salas ou espaços para um dia. E crie espaços para serem maleáveis.

Muraida, da verdade, diz que, antes da pandemia, muitas das salas de reunião da empresa acomodavam oito ou mais pessoas. Mas agora que menos pessoas se reúnem pessoalmente, a empresa redesenhou as salas para receber de dois a três participantes em sessões colaborativas menores. Essa flexibilidade nos espaços permite que as equipes se reúnam rapidamente quando surge um problema que pode ser resolvido em uma reunião rápida.

Certifique-se de que os funcionários estejam equipados adequadamente para o trabalho híbrido

Pesquisas sugerem que dar flexibilidade aos funcionários em suas agendas diárias leva a uma maior produtividade e culturas organizacionais fortes. O Relatório Pulse do Future Forum mostra que, em empresas que oferecem mais flexibilidade de horários, os funcionários têm mais foco (64%) e produtividade geral aumentada (39%).

A flexibilidade é sem dúvida uma vantagem do trabalho híbrido. Mas isso requer mais do que apenas uma mudança na abordagem de gerenciamento. Para tornar o trabalho híbrido possível, as empresas precisam investir em tecnologia que permita aos funcionários fluir facilmente entre os ambientes – o escritório em casa, uma mesa compartilhada no escritório, uma sala de reunião.

Onde quer que os funcionários estejam, eles devem ser capazes de colaborar em pé de igualdade com seus colegas, especialmente quando estão em locais diferentes e reunindo-se de forma virtual. Chamamos isso de “equidade na reunião” e é vital para o trabalho híbrido. 

Infelizmente, muitos funcionários não podem participar plenamente de reuniões enquanto estão remotos, em parte porque não estão devidamente equipados. Mais de 85% dos funcionários remotos dizem que têm dificuldades com áudio e vídeo, de acordo com pesquisa recente da Logitech.

Empresas como a DIRTT levam esse problema a sério e se esforçam para corrigi-lo. “Temos pessoas que não se sentem confortáveis em voltar para o escritório ainda ou que trabalham melhor em casa”, diz Nolloth da DIRTT. “Eles não estão fisicamente presentes no escritório, mas com a tecnologia certa, eles ainda podem ter uma voz à mesa.” Ele recomenda que as empresas forneçam aos funcionários as ferramentas necessárias para que se sintam incluídos na conversa.

Funcionários remotos equipando os funcionários para o trabalho híbrido

Colha os benefícios do trabalho híbrido

Fornecer a tecnologia e flexibilidade certas às agendas das pessoas pode levar a funcionários mais felizes e produtivos. Em um ambiente de negócios competitivo, é maior a probabilidade de esses funcionários permanecerem na empresa. 

“Quando você capacita as pessoas a fazerem seu melhor trabalho e oferece a elas a oportunidade de terem flexibilidade, isso se torna uma questão de propriedade”, diz Muraida, da Right. “Nós fornecemos as ferramentas e o espaço de que você precisa. O que mais podemos oferecer para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência?”

Embora possa levar algum tempo para se acostumar com um ambiente híbrido, ele veio para ficar. Pensar mais nisso agora ajudará a criar uma transição mais suave que levará ao aumento da produtividade e eficiência gerais. Por fim, as empresas que se adaptam ao trabalho híbrido terão mais sucesso em longo prazo. E os funcionários também.

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