Så det här med videomöten är något nytt för dig? Kanske har du använt FaceTime och deltagit på en informell, virtuell afterwork med vänner någon gång. Precis som för många andra av oss, håller du kanske just nu på att lista ut hur det här funkar.

Och det är okej. De senaste månaderna har inneburit enorma förändringar, i sättet vi arbetar och interagerar. Något som dock inte har förändrats, är vikten av bra kommunikation och samarbete. Även om videokommunikation är annorlunda jämfört med att kommunicera direkt med en person, så kan vi vara lika effektiva, bara vi följer några snabba och enkla tips.

Var tydlig med vart du befinner dig.

Låt oss börja med att erkänna var vi befinner oss. Distansarbetet blev en plötslig förändring för många av oss och många kanske inte har haft möjlighet att skapa en ostörd arbetsmiljö hemma.  

Om det stämmer in på dig och du inte alltid har möjlighet att styra över hur miljön ser ut runt omkring dig, så menar många experter att det är bättre att vara ärlig och förbereda övriga deltagare på eventuella avbrott. Till exempel: “Innan vi börjar skulle jag bara vilja informera er om att jag har mina barn hemma och de kanske helt plötsligt dyker upp i bild”. Eller: “På förhand ber jag om ursäkt för eventuellt oljud i bakgrunden och att jag kanske helt plötsligt måste slå på “mute”.  

Lär känna din teknik.

Det bästa du kan göra är att spendera lite kvalitetstid med din teknik. Med det menar vi att du ska lära känna din webbkamera (om du har en), dina högtalare och/eller hörlurar, och dina mjukvaruprogram som till exempel Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, eller annan leverantör. Sätt dig in i funktioner som chat, mute, och hur du kan ändra bakgrundsbild så att du snabbt kan slå på eller stänga av dessa under ett viktigt möte.

När det gäller teknik, överväg att använda webbkameror och hörlurar som är specifikt designade för videokonferenser. Du kommer bli imponerad över hur mycket klarare din röst uppfattas när du pratar och vill förmedla det du vill ha sagt.

För att se så bra ut som möjligt och undvika konstiga kameravinklar bör du placera videokameran i ögonhöjd på ett bekvämt avstånd från ditt ansikte. Se också till att stänga av ljudet när du inte talar för att minimera bakgrundsljud. Fokus på dessa små detaljer kan göra stor skillnad i hur din kommunikation uppfattas.

Öva, öva, öva.

Vissa personer får det att se så enkelt ut! Hur gör de?

De övar. Och det kan du också göra. Testa att stressa in i ett möte med en person i familjen – eller bara med dig själv – och spela in dig själv när du pratar. Lyssna sedan på inspelningen för att få en uppfattning om hur du låter. Hur var ljuset? Kunde du höra dig själv? Hur såg bakgrunden ut bakom dig? Var inte rädd för att ta hjälp av videos, podcasts och andra tips på nätet för att se till att du lyfter fram ditt bästa jag.

Eliminera störningar.

När du väl är säker på tekniken och har haft en chans att öva dig på att använda den och du är redo att vara värd för ditt möte – då är ett störande avbrott det sista du vill ha. Ett e-postmeddelande, ett oväntat telefonsamtal, ett sms från en familjemedlem - alla typer av störningsmoment som kan distrahera. Överväg att stänga av andra appar och notifikationer, sätt din telefon på ljudlös och så vidare under mötet.

Låt kameran lyfta fram din personlighet.

När videomötet väl är igång, så kommer här några tips som gör, att du kommer uppfattas lika bekväm och engagerad som ett proffs:

·        Titta rakt in i kameran och skapa "ögonkontakt" med de personer du pratar med.  

·        Försök undvika att titta ner på dina anteckningar eller till sidan alltför ofta.  

·        Adressera de personer du pratar till med namn, det får dem att känna sig delaktiga och inkluderade.  

·        Variera tonläget på rösten för att uttrycka värme och lyfta fram din personlighet, en teknik som lärs ut av TV-journalister och scenartister.

Var närvarande. Var social. Var äkta.

Effektivitet prioriteras alltid i affärslivet men i dessa dagar är det helt okej – och det uppmuntras till och med – att dra ner på effektiviteten en aning – till fördel för gemenskapen. 

I en tid med social distansering, är det många som känner ett större behov av att hålla kontakt med sina med kollegor på ett mer personligt plan. En sak är säker, de sker inga förutsättningslösa möten i korridoren eller vid kaffemaskinen när man jobbar hemifrån. Därför kan det vara en bra idé att avsätta några minuter till att samtala mer informellt i början av mötet, bara för att korta stämma av hur alla mår och säga hej. Ta er tid och visa att ni bryr er om varandra. Det är superviktigt för att goda affärer.

Experter menar också att det som lyser genom starkast när man kommunicerar via video är äktheten – inte perfektionen.  Så ta chansen att vara dig själv – inom ramen för affärsmötets ramar såklart. Och viktigast av allt, var närvarande.

Hjälp andra att delta i samtalet.

Det finns en uppfattning om videokonferensens formalitet, vilket kan få nykomlingar att känna sig obekväma eller nervösa för att delta i samtalet eller prata. För att komma över denna känsla är det bra att se på videomöten som konversationer. Mötesarrangörer kan främja detta genom att prata direkt med individer i mötet och bjuda in dem att delta. Till exempel, ”Jasmine, jag värdesätter verkligen din expertis. Vad tycker du om detta ämne?” 

Upprepa informationen ofta.

Det här är ett av få tillfällen när upprepning är bra. På grund av tekniken är det ofta svårt att höra vad alla säger. Någon av deltagarna kanske har dålig uppkoppling så att det blir avbrott i förbindelsen, någon kanske blir störd av vad som föregår runt omkring i sin hemmamiljö (av de anledningar vi nämnde tidigare). Det finns också en tendens att man i videomöten pratar i mun på varandra, dock inte med mening så klart.  

Slutligen, ett sista råd: Ha överseende.

Det är helt klart så att vissa personer har mycket mer erfarenhet av att arrangera videokonferenser och hålla presentationer på distans, från deras eget hem till exempel. Kanske är det du. Men många av oss har precis börjat lära oss. Låt oss se till att alla får det utrymme de behöver för att vara lite besvärliga eller obekväma i början. Tids nog kommer de lära sig, precis som du har gjort.