Es evidente que la pandemia actual está alterando el mundo en gran medida. Al sufrimiento humano le seguirán unas consecuencias económicas que cambiarán nuestra forma de vida. Pero, ¿qué ocurrirá cuando la situación llegue a su fin y la gente vuelva a trabajar a sus oficinas, vaya a restaurantes, etc. y reanude lo que antes se consideraba "normal"? ¿Es posible que el mundo vuelva a ser lo que era o habrá una nueva normalidad? ¿Y cómo sería esa nueva normalidad?

Creo que éstas serían las predicciones más fiables: El mundo no volverá a ser el mismo y las empresas funcionarán de manera diferente, tanto antes como después de encontrarse una vacuna. Millones de personas habrán adquirido cierta experiencia de trabajo en casa y muchas de ellas serán conscientes de las ventajas del teletrabajo. También habrá personas más necesitadas del contacto humano que tal vez no vayan a la oficina a diario, pero sí querrán trabajar en ella algunos días de la semana. En última instancia, las empresas tendrían que remodelarlo todo, incluidas sus políticas e infraestructuras. Por consiguiente, la nueva normalidad será diferente a lo que estamos acostumbrados.

Una forma común de prever el futuro es examinar el pasado. Como bien señaló el historiador científico James Burke, no hay otro sitio en donde mirar. Así pues, antes de considerar el futuro, quizás valga la pena mirar al pasado. Destaca lo corta que ha sido la historia del "entorno de oficina tradicional". En los albores de la Revolución Industrial en Inglaterra alrededor de la década de 1750, la oficina era simplemente donde se realizaban los trámites de una fábrica y normalmente se ubicaba encima de ésta. Quienes trabajaban en la fábrica y la oficina vivían a poca distancia, y todos tenían un horario establecido de entrada y salida. Los más afortunados tenían libre la tarde del sábado y la empresa organizaba una semana anual de vacaciones, cuando todos los empleados viajaban en tren a alguna ciudad turística en la costa.

Aunque ese sistema fue adquiriendo complejidad, prevaleció en cierta medida en Gran Bretaña y otros países industrializados hasta la década de 1970, cuando las empresas comenzaron a trasladar las fábricas a ubicaciones más baratas. Pero los trabajadores seguían trabajando en las oficinas, ya que tenían que comunicarse entre sí y usar las máquinas necesarias para las operaciones del negocio: desde el sistema central que ejecutaba la contabilidad hasta el departamento de correo donde se recibían y procesaban los cheques y las facturas. En la década de 1990 las organizaciones ya podían distribuir sus oficinas en múltiples ubicaciones, aunque no siempre fuera fácil. Fue entonces cuando se trasladaron a otros países muchos centros de atención telefónica, y departamentos de asistencia técnica y mecanógrafos. Y así se mantuvieron las cosas durante 20 años. La tecnología ha facilitado una nueva forma de trabajar, pero pocas empresas la han adoptado. Al parecer, la cultura empresarial se imponía a las ventajas obvias.

No obstante algunas empresas, principalmente de software, optaron por la nueva fórmula y se hicieron completamente virtuales. Muchas de ellas tenían una cultura orientada al futuro que aspiraba a captar el mejor talento disponible en el mundo. Esas empresas visionarias tenían una ventaja competitiva para contratar al mejor personal, independientemente de su ubicación geográfica. Así empezó a estandarizarse el tener programadores en Londres o en Pekín o en Bombay. Lo único que les hacía falta era una buena conexión a Internet. Pero la mayoría de las empresas ni siquiera consideraron esa posibilidad. Y hay que decir que tampoco habría sido viable para muchas de ellas. El rendimiento de los ingenieros de software es fácil de medir: o completan un proyecto o no lo completan. Pero para la mayoría de las empresas, tener la capacidad de interactuar con otros y construir algo juntos es tan importante como el rendimiento o más. Por lo tanto, la mayoría de las empresas restringían la posibilidad de trabajar desde casa a empleados veteranos o a quienes hubieran demostrado su plena dedicación. Muchas de ellas simplemente se resistían a creer que los empleados iban a trabajar estando en casa. Curiosamente, la evidencia ha demostrado todo lo contrario...

Hoy, el nuevo coronavirus (COVID-19) está obligando a las empresas a reevaluar su estrategia. Lamentablemente las compañías que no puedan adaptarse no lograrán sobrevivir. También es preocupante que algo tan devastador como la pandemia actual tenga que ser el catalizador del cambio. Pero el cambio como reacción a eventos traumáticos es parte de la condición humana.

Durante los últimos 20 años, diversos acontecimientos hacían pensar que se generalizaría el trabajo desde casa y/o el teletrabajo en general. Pero no fue así. ¿Por qué no? Resumidamente, la tecnología no estaba preparada y la oportunidad pasó antes de que se hicieran planes a largo plazo. Por ejemplo, los sucesos del 11 de septiembre de 2001 fueron espantosos, pero su duración fue relativamente corta. Y en 2001 cosas como la telefonía IP, las videoconferencias y los recursos como Google Docs, Office 365, Microsoft Teams, Salesforce.com y otros no existían o eran inusuales y costosos, y carecían de escalabilidad.

Hoy todo eso ha cambiado. La conectividad a Internet de buena calidad es casi omnipresente en el mundo desarrollado. Los servicios en la nube permiten administrar en cualquier momento y lugar (con un PC o un smartphone) todas las aplicaciones que antes requerían la presencia de alguien en una oficina. Por lo tanto, si la tecnología está preparada y la cultura corporativa ha cambiado, ¿cómo es realmente este nuevo orden mundial? Volvamos la vista al pasado una vez más...

Cuando yo era niño, hace unos 40 años, en la escuela el profesor nos decía que abriéramos la página 27 del libro de texto e iba enumerando las preguntas. Y luego se sentaba a leer el periódico, sin dejarnos decir una palabra mientras trabajábamos.

Hoy, el aula invertida ha cambiado esa noción por completo. Con ella las actividades, incluidas las que tradicionalmente se consideraban deberes para casa, pasan a hacerse online. Las clases, los trabajos escritos y los debates pueden ocurrir en un entorno virtual, con más tiempo libre para dedicar a habilidades de razonamiento tales como detección de problemas, colaboración, diseño y resolución de problemas. Creo que es un modelo excelente para lo que podría llegar a ser la oficina: no un lugar para investigar o "hacer el trabajo", sino un lugar para resolver problemas, colaborar e interactuar con otras personas. En lugar de ir a la oficina a "hacer el trabajo", vamos a reunirnos con compañeros, colaborar y debatir sobre trabajo ya realizado; y a tomar decisiones colectivas sobre qué trabajo se debe hacer a continuación.

Algunos expertos creen que, antes de la vacuna, los lugares de trabajo limitarán el número de personas que puede haber en un área determinada, para continuar alentando el distanciamiento social. Eso podría afectar a todo el entorno, desde las salas de reuniones a las mesas de trabajo individuales, y podría motivar a un segmento de la fuerza laboral a continuar trabajando desde casa. La confusión que probablemente reine cuando regresemos a la oficina convertirá la experiencia en un experimento colosal.

En ese modelo, tanto el tiempo de oficina como el de los trabajadores cambian radicalmente. Quedarán atrás el inicio de la jornada a las 9 a.m. a más tardar y la permanencia hasta las 5 p.m. como mínimo. Si una reunión comienza a las 11 a.m., los empleados podrán trabajar en casa hasta el momento de salir camino de la reunión. Al no tener que viajar a horas punta, los viajes serán más rápidos y menos estresantes. Si la reunión termina a las 2 p.m., los asistentes regresarán a su casa para continuar trabajando. Y si un empleado tuviera que comunicarse nuevamente con sus compañeros o clientes, podría hacerlo desde casa.

También cambiará el formato de las oficinas empresariales: en lugar de ser espacios de planta abierta para muchas personas, se transformarán en espacios sociales y salas de reuniones pequeñas. La oficina se convertirá en un lugar para hablar sobre el trabajo, no para hacer el trabajo.

Mientras escribo esto, nada parece particularmente extraordinario sobre mis ideas. Al menos a mí me parecen obvias y sensatas. Parece triste que el catalizador de este cambio sea algo tan terrible como la pandemia actual. Pero, si hay algo que nos enseña la historia, es que el cambio se produce cuando no hay otra opción.