Compte tenu de la rapidité avec laquelle de nombreuses entreprises sont passées du travail de bureau au travail à distance, il est compréhensible que l'équipe informatique se concentre sur le maintien du travail et de la productivité des collaborateurs. La continuité des activités par tous les moyens nécessaires a été la priorité numéro un.

Cependant, alors que le confinement se poursuit et que les employés de bureau s'installent dans une routine de travail à domicile, les responsables informatiques vont au-delà des besoins essentiels. La conversation entre les responsables informatiques s'est orientée vers l'expérience de travail à distance.

Selon une enquête récente auprès de 400 responsables informatiques menée par CIO.com, "l'amélioration des expériences de travail" est liée à la "transformation numérique" en tant que priorité numéro un. Les dirigeants comprennent l'importance de la satisfaction des collaborateurs. Ils savent que l'expérience utilisateur est un indicateur du succès de l'équipe informatique et qu'une mauvaise expérience au cours de cette période de transition peut entraîner une série de problèmes coûteux pour le service informatique.

Pour anticiper les problèmes potentiels, les responsables informatiques peuvent prendre des mesures dès maintenant pour s'assurer que les travailleurs à distance disposent des outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement, à la maison ou au bureau.

Répondre aux préoccupations des collaborateurs à distance

Pour de nombreux employés, la transition vers le travail à domicile n'a pas été facile. Les systèmes, processus et politiques concernant le télétravail n'étaient pas bien établis à l'avance. En conséquence, les utilisateurs professionnels se sont souvent contentés de tout ce qui était à leur disposition, notamment en adoptant de nouvelles applications et de nouveaux outils pour les aider à collaborer avec d'autres collègues à distance.

Ce système D peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour les services informatiques car il crée des problèmes de support et de sécurité. Les collaborateurs travaillant à distance pour la première fois essaient de tout comprendre depuis leur domicile et s'adressent au service informatique pour obtenir de l'aide lorsqu'ils ne peuvent pas résoudre les problèmes par eux-mêmes. La sécurité est également devenue une préoccupation pour l'équipe informatique lorsque les employés ont commencé à utiliser des applications non approuvées.

L'intention des collaborateurs n'est bien sûr pas malveillante. En réalité, ils se tournent vers le service informatique pour obtenir des conseils sur les outils de collaboration pour le travail à distance. Quel logiciel de visioconférence devraient-ils utiliser? Quelles applications de collaboration et de conversation sont les meilleures? Devraient-ils utiliser une webcam? Un casque aiderait-il avec le bruit de fond? Etc.

Étant donné l'importance de l'expérience utilisateur pour la productivité, l'efficacité et la satisfaction au travail, c'est le bon moment pour envisager d'ajouter webcams et casques à l'ensemble standard d'outils remis aux employés. Ces outils de collaboration sont spécialement conçus pour les réunions vidéo et augmentent à la fois l'efficacité des réunions et les perceptions positives des participants.

• Les casques améliorent l'audio non seulement pour les personnes qui les utilisent, mais aussi pour les autres participants à la réunion. Assurez-vous que tout le monde peut entendre et être entendu.

• Des webcams de haute qualité avec une résolution HD et des capacités de réglage de la luminosité peuvent aider les utilisateurs à se sentir plus confiants en ce qui concerne leur apparence sur la caméra, ce qui augmente leur niveau de confort.

Faciliter la transition vers le travail de bureau

Il est tout à fait possible que dans un avenir proche, la majorité des employés de bureau travaillent à distance au moins une partie du temps. Au fur et à mesure que les collaborateurs reviennent, l'environnement de bureau sera probablement très différent. Les équipes informatiques peuvent utiliser le temps intermédiaire pour se préparer de manière proactive à une adoption généralisée de la vidéo.

La plupart des analystes conviennent que la visioconférence jouera un rôle plus important dans les réunions, animées principalement par des utilisateurs professionnels à la recherche d'une meilleure expérience de réunion. Les employés qui n'avaient jamais ou que rarement utilisé la visioconférence voient désormais la valeur de l'ajout de la vidéo aux réunions et seront plus enclins à utiliser la vidéo pour la collaboration.  

Une expérience régulière avec la visioconférence peut faciliter cette transition entre le travail à distance et le travail au bureau. En fournissant aux collaborateurs une licence professionnelle pour leur application vidéo préférée, vous garantissez que tout le monde peut rapidement planifier, démarrer et gérer des réunions, que ce soit au bureau ou à la maison. De plus, le déploiement d'une plate-forme cohérente sur le bureau et les salles de réunion simplifie l'expérience des employés et leur permet de travailler plus efficacement.

Pour de nombreuses organisations, la visioconférence fait partie d'un objectif plus large de préservation de la santé des employés et de distanciation sociale. L'un des moyens par lesquels le service informatique peut atteindre cet objectif consiste à surveiller l'utilisation et l'occupation des salles de réunion pour s'assurer que les salles ne sont pas surchargées. Un outil de gestion de dispositifs à distance comme Logitech Sync peut fournir des informations sur des mesures telles que l'utilisation des salles.

Passer de l'adoption de l'utilisateur à la satisfaction de l'utilisateur

En plus d'aider les utilisateurs à sélectionner ou à adopter les bons outils de collaboration, l'équipe informatique peut accroître leur satisfaction en fournissant des conseils sur la façon d'utiliser cette technologie. Ces conseils pourraient être une série de vidéos YouTube, par exemple. Les instructions ne doivent pas être compliquées. Plus c'est simple, mieux c'est.

Le service informatique peut également aider d'autres équipes comme les RH à développer les meilleures pratiques et les politiques de travail à distance. Les recommandations de base peuvent comprendre comment améliorer les compétences en communication vidéo ou comment sécuriser les visioconférences.

Pour les entreprises et organisations qui avaient établi des pratiques et des politiques de travail à domicile, ces suggestions peuvent renforcer ce que vous faites déjà. Mais si le travail à distance est nouveau pour vos employés, une assistance et des conseils opportuns feront une énorme différence dans leur expérience et leur satisfaction, et cela pourrait également vous éviter des problèmes de sécurité et de support.

En fin de compte, il est dans l'intérêt du service informatique et de l'organisation de rendre l'adoption de la visioconférence aussi simple que possible. Cet objectif peut être atteint en faisant de la satisfaction des employés une priorité et en créant une expérience cohérente. Selon le cabinet d'analystes Nemertes, "le succès de la visioconférence est atteint lorsque les systèmes sont largement utilisés, améliorent la productivité et répondent aux besoins globaux de collaboration de l'organisation."