Les petites salles de réunion connaissent un grand succès.

Il n’y a pas que la taille qui compte. Les petites salles de réunion et les petites salles de conférence sont conçues pour des petits groupes de personnes, jusqu’à six par réunion mais souvent autour de deux ou trois. Pas de changement de ce côté-là. En revanche, le nombre de petites salles de réunion, lui, a bien changé.

La société de conseil Frost & Sullivan définit une petite salle de conférence comme un espace entre 9 et 14 mètres carrés avec une capacité de quatre à six personnes. Avant 2020, environ 10 % des espaces de réunion correspondaient à cette définition. D’après les projections de Frost & Sullivan, d’ici 2024, environ 75 % des réunions vidéo se tiendront dans des petites salles de conférence.

Si votre entreprise ou votre organisation est en train de repenser sa stratégie quant aux salles de réunion et envisage de créer plus de petits espaces de réunion et salles de conférence, voici quelques critères incontournables. Les petits espaces répondent, en effet, à des critères spécifiques qui les distinguent des grandes salles de conférence.

Choisir la caméra de visioconférence adaptée

Les deux grands critères à prendre en compte dans le choix d’une caméra de visioconférence sont sans doute le champ de vision et la taille globale.

Dans les grandes salles de conférence, qui accueillent souvent de longues tables étroites, les gens sont souvent assis loin de la caméra. En revanche, dans les petits espaces, les gens ont tendance à se blottir autour de la caméra et du micro. Il faut donc une caméra adaptée à l’espace de la salle. Un objectif grand angle est nécessaire pour s’assurer que tout le monde apparaisse bien dans le champ de la caméra. La capacité supplémentaire de panoramique et d’inclinaison facilite la présence à l’écran de toutes les personnes autour de la table pour celles à l’autre bout de la réunion vidéo.

Par ailleurs, les petites caméras conviennent à de petits espaces. La caméra doit être la moins encombrante possible. Et, le cas échant, son micro et ses haut-parleurs intégrés n’ont pas besoin d’être forts ni de projeter le son loin. Une caméra de conférence tout en un compacte avec des haut-parleurs intégrés est un bon choix.

Garantir un son de haute qualité 

Dans un petit espace ou une petite salle, vous pourriez être tenté de n’utiliser qu’une simple webcam. Voici pourquoi vous faites fausse route. Les haut-parleurs intégrés à une webcam, si elle en dispose, ne sont conçus que pour un public limité à une personne. Dans une réunion à six personnes, cela peut être un problème.

Les caméras de conférence de haute qualité disposent notamment de composants audio optimisés pour l’espace qui garantissent que tous les participants peuvent entendre et se faire entendre. L’égalisation automatique et la suppression des bruits permettent aux petites voix de se faire entendre autant que les grosses. Un micro doté de la technologie Beamforming, qui détecte la personne qui parle avec une grande précision, constitue un autre atout. De telles capacités audio sont primordiales lorsque l’espace de réunion est un lieu ouvert, avec un risque de bruits de fond importants.

Gérer la salle et l’équipement

Avec la multiplication des salles de réunion dans votre organisation, vous aurez besoin d’un moyen simple et efficace de suivre l’état de tout votre matériel ainsi que des applications logicielles de ces salles.

Dans cette optique, certaines organisations optent pour un nouveau genre de caméras de conférence appelées "barres vidéo" ou "appareils tout en un" qui peuvent être utilisés comme dispositifs autonomes. Au lieu de les brancher dans un dispositif informatique séparé, ces caméras de conférence se fixent directement à l’écran de la salle et lancent le service vidéo cloud sur son propre système d’exploitation. Par rapport à des dispositifs informatiques et vidéo séparés, les barres vidéo sont plus faciles à installer et beaucoup plus simple à gérer et mettre à jour.

Par ailleurs, l’IA et l’analyse de données entrent toujours plus dans la gestion de salles. Ces capacités offrent des statistiques utiles pour savoir quelles salles sont utilisées, lesquelles restent désertes, combien de personnes participent aux réunions, et bien plus encore. Ces statistiques vous permettent de prendre des décisions plus éclairées quant aux espaces de réunions et à l’utilisation efficace de vos biens immobiliers.

Résoudre les problèmes techniques de manière proactive

Pour vous éviter des maux de tête, à vous, votre équipe informatique et les participants, vous pouvez contrôler l’état des salles à distance et identifier des difficultés avant que vos employés n’appellent ou n’envoient un ticket. Mieux encore, vous pouvez recevoir des notifications dès qu’un dispositif ne fonctionne pas ou qu’un logiciel doit être mis à jour.

Songez à utiliser une application telle que Logitech Sync, une application logicielle gratuite qui propose un tableau de bord clair et facile à lire, affichant l’état de toutes vos salles. Sync permet également la mise à jour à distance de logiciels et micrologiciels n’importe où.

Simplifier la vie des employés

Par respect pour les employés, leur expérience doit être la plus simple possible. Les employés souhaitent des outils de réunions faciles, intuitifs et bien conçus. Une expérience utilisateur de qualité augmente les taux d’adoption et aide à garantir le déploiement réussi des salles.

Pour satisfaire cet objectif, il est possible de déployer des consoles qui permettent aux employés de lancer et de terminer des réunions du bout du doigt. Les dernières télécommandes de salle offrent même la possibilité aux personnes d’utiliser leur voix pour une expérience mains libres. Ces télécommandes peuvent se fixer au mur pour gagner de l’espace, laissant les tables libres.

Les employés aiment également la flexibilité. Votre organisation s’est peut-être munie d’un fournisseur vidéo cloud pour les salles de réunion, mais les employés savent qu’ils seront parfois invités à des réunions avec des partenaires ou des collègues sur d’autres applications vidéo. Avec un produit tel que Logitech Swytch, ils peuvent entrer dans une petite salle de conférence, connecter leur propre ordinateur portable, et faire une présentation ou streamer sur n’importe quel service vidéo cloud.

Optimiser l’environnement de salle

Lorsque vous concevez ou choisissez un espace pour votre petite salle de conférence, prenez le temps de réfléchir aux facteurs suivants: 

• l’éclairage, aussi bien naturel qu’artificiel;

• la couleur des murs et des meubles;

• les types de fenêtres ou de portes et la manière dont elles influent sur l’éclairage et la confidentialité;

• les œuvres d’art, les plantes, et autres objets en arrière-plan;

• les autres propriétés de la salle, telles que les matériaux de construction.

Pour en apprendre plus sur la mise en place d’espaces de réunion vidéo pour petites et grandes salles de conférence, découvrez notre guide des salles sur Logitech.com.