Se hai appena iniziato ad utilizzare le videoconferenze, avrai probabilmente capito che si tratta di uno strumento inestimabile per connettersi con altri utenti in ambito professionale, specialmente quando non è possibile incontrarsi di persona. Tuttavia è difficile ignorare le recenti segnalazioni di meeting presi di mira dagli hacker. Forse ti stai chiedendo se può succedere anche a te.

Ecco alcuni elementi da tenere in considerazione: Al contrario di quanto si pensa comunemente, la maggior parte degli "hacker" non ha obiettivi sofisticati. Il tipico hacker, come la maggior parte dei criminali, predilige bersagli facili. Questa è una buona notizia, perché significa che con pochi accorgimenti chiunque può impedire agli hacker e ad altri utenti indesiderati di rovinare un meeting.

In questo articolo diamo un'occhiata alle soluzioni che i responsabili IT e chi organizza le riunioni online possono adottare per garantire maggior sicurezza durante le videoconferenze.

Suggerimenti per chi organizza le videoconferenze

In molte aziende, i responsabili IT predefiniscono le impostazioni dell'account di videoconferenza proprio per aumentare il livello di sicurezza. Se hai dubbi su qualcosa, è meglio consultare gli esperti interni.

Oltre a ciò, è necessario imparare a conoscere il pannello delle impostazioni della piattaforma di videoconferenze che utilizzi normalmente. Assicurati di gestire attentamente tutte le funzionalità che il team IT ha reso opzionali, in particolare riguardo a chi può partecipare ai meeting e alle modalità di partecipazione. Applicazioni software video diverse offrono opzioni diverse per queste due aree. Discuteremo di entrambe in generale. Assicurati di controllare le opzioni della tua applicazione video preferita che ti riguardano direttamente.

Controllare chi può partecipare alla riunione

In generale, le applicazioni di videoconferenza consentono all'organizzatore di decidere chi può partecipare alla riunione, chi può accedervi direttamente e chi deve attendere in una "sala d'attesa virtuale" prima di poter partecipare.

Con un livello di controllo minimo, chiunque disponga di un collegamento può partecipare senza restrizioni. Con un livello di controllo massimo, invece, solo gli ospiti invitati possono partecipare e l'organizzatore deve approvare il loro accesso al meeting. Puoi raggiungere il giusto livello di controllo per la tua riunione attraverso opzioni come:

• Utilizzo di ID riunione generati casualmente per ciascun meeting anziché degli ID personali dei partecipanti o delle sale riunioni

• Creazione di una "sala d'attesa" virtuale in cui i partecipanti attenderanno finché l'organizzatore non accede alla riunione o approva i partecipanti

• Impostazione di una password per accedere al meeting

• Limitazione dell'accesso alla riunione solo ai partecipanti invitati (impostazione predefinita in alcune applicazioni video)

• Blocco della riunione (una volta iniziata), in modo che nessun altro possa accedervi

È anche consigliabile che l'organizzatore della riunione monitori l'elenco dei partecipanti, chieda ai partecipanti di identificarsi autonomamente e rimuova quelli che non riconosce. Queste precauzioni aggiuntive sono particolarmente importanti per riunioni di grandi dimensioni o pubbliche.

Moderare la riunione

Oltre alla gestione dei partecipanti alla riunione, dovrai anche considerare:

• Quali partecipanti possono o non possono condividere contenuti

• Quali partecipanti possono parlare o interrompere

• Quali partecipanti controllano la funzione di disattivazione audio

• Quali partecipanti possono avviare una registrazione della riunione e chi può successivamente accedere alla registrazione

Queste sono opzioni importanti per evitare che la riunione venga interrotta da partecipanti indesiderati.

Nelle riunioni più piccole o di natura collaborativa, di solito è utile consentire a tutti di parlare e condividere contenuti. Nelle riunioni di dimensioni più grandi, tuttavia, spesso è utile limitare queste autorizzazioni solo ai presentatori e relatori. In questa situazione, la funzione di chat disponibile nella maggior parte delle applicazioni di videoconferenza consente ai partecipanti che non presentano di contribuire. Puoi anche prendere in considerazione opzioni come l'ammissione dei partecipanti in modalità silenziosa e la disattivazione della funzione di chat.

Consigli generali per tutti gli organizzatori e partecipanti alle riunioni

Oltre ai suggerimenti di cui sopra, ecco alcune best practice che gli organizzatori e i partecipanti alle riunioni devono applicare durante le videoconferenze.

• Usare una connessione sicura. Quando possibile, evita di connetterti a reti non sicure per le videoconferenze di lavoro. Anche le reti Wi-Fi domestiche possono essere prese di mira dagli hacker. Connettersi tramite la VPN aziendale o configurare la propria VPN può aiutare a ottenere un maggiore livello di sicurezza.   

• Mantenere aggiornati i software. Questo consiglio può sembrare quasi superfluo, eppure è sorprendente scoprire quante persone non aggiornano il software dei propri laptop e telefoni o non mantengono aggiornato il software di videoconferenza che utilizzano. (Vedi sopra la nota sugli hacker che cercano obiettivi facili!)

Suggerimenti per i responsabili IT

Il compito del manager IT è supportare gli utenti finali che hanno diversi gradi di competenza in materia di videoconferenze e sicurezza. Con questa consapevolezza, ecco due approcci per l'adozione di una condotta idonea.

• Assumi subito il controllo. Adottando un approccio proattivo è possibile prevenire molti dei problemi di sicurezza incontrati dagli utenti finali. Ad esempio, l'implementazione di aggiornamenti software automatici eliminerà la maggior parte dei problemi di sicurezza. Inoltre, controlla la console di amministrazione del tuo software video per determinare quali funzioni di sicurezza sono fondamentali per gli utenti e configura tali impostazioni in modo che non possano essere ignorate.

• Educa e informa (anche all'eccesso) gli utenti finali. Ciò che non sei in grado di controllare può essere gestito tramite l'informazione. Il primo passo consiste nel fornire una formazione semplice e di facile accesso agli utenti finali. Allo stesso tempo, spesso è meglio fornire informazioni (anche all'eccesso) per quanto riguarda uso del software, aggiornamenti e modifiche di sicurezza. L'obiettivo è sempre quello di rendere la comprensione e l'adozione delle misure di sicurezza semplici per tutti.

Nella situazione attuale vale la pena di prendersi un momento per riconoscere che nessuno intende trascurare la sicurezza e la privacy delle videoconferenze di proposito. A volte bastano un po' di comunicazione e formazione per risolvere molti problemi. Un approccio proattivo alla sicurezza proteggerà a te e la tua community di utenti dagli attacchi degli hacker e altre minacce.