Come è evidente, la pandemia in corso sta causando enormi sconvolgimenti nel mondo. Questo è un periodo di intensa sofferenza e la ricaduta economica cambierà il nostro modo di vivere. Ma cosa succederà quando l'emergenza sarà finalmente passata e le persone inizieranno a tornare in ufficio, nei ristoranti e a muovere i primi passi verso ciò che conoscevamo come la "normalità"? Il mondo potrà davvero tornare ad essere quello di prima o nascerà invece una nuova normalità? E in tal caso, come potrebbe essere?

Le previsioni più sicure sono probabilmente queste: Il mondo non sarà più lo stesso e le aziende opereranno in modo diverso sia prima che dopo l'arrivo del vaccino. Milioni di persone avranno acquisito esperienza con il lavoro da casa e in molti avranno capito i benefici di questa modalità di lavoro. Altre persone invece desiderano avere un maggiore contatto umano e, anche se non potranno recarsi in ufficio tutti i giorni, vorranno andarci almeno per qualche giorno alla settimana. Detto questo, le aziende dovranno trovare nuove soluzioni per tutto, dalle politiche alle infrastrutture, e di conseguenza la prossima normalità sarà sicuramente un po' diversa da ciò a cui siamo abituati.

Un modo efficace di anticipare il futuro è guardare al passato. Come ha sottolineato James Burke, non abbiamo altro a cui rivolgerci. Quindi, prima di considerare il futuro, forse vale la pena di studiare il passato. Uno dei punti più rilevanti da osservare è l'effettiva brevità della storia dell'"ufficio tradizionale". In Inghilterra, intorno al 1750, all'alba della rivoluzione industriale, l'ufficio era semplicemente il luogo in cui ci si occupava dei documenti e scartoffie della fabbrica. In genere, l'ufficio si trovava direttamente sopra la fabbrica. Sia gli operai sia gli impiegati dell'ufficio vivevano a breve distanza dalla fabbrica e tutti avevano un regolare orario di entrata e di uscita. Se i lavoratori erano fortunati, avevano il sabato pomeriggio libero e una volta all'anno potevano tutti godersi una vacanza aziendale di una settimana in località come Blackpool o Skegness.

Questo sistema divenne sempre più complesso, ma rimase familiare in Gran Bretagna e in altri paesi industrializzati fino agli anni '70, quando le aziende iniziarono a spostare le proprie fabbriche in località più economiche. Ma era comunque necessario che i lavoratori si recassero in ufficio, per comunicare fra loro e utilizzare le macchine per svolgere il proprio lavoro, dal sistema centrale per la gestione contabile al reparto di smistamento della posta dove si ricevevano ed elaboravano gli assegni. Con l'avvento degli anni '90, distribuire le varie funzioni dell'ufficio in diverse località iniziava a diventare una possibilità per le aziende, anche se non si trattava necessariamente di una soluzione facile da implementare. Per questo motivo, le aziende hanno spostato offshore molti call center, centri di assistenza IT e uffici di segreteria. Ed è a questo punto che ci siamo fermati negli ultimi 20 anni. La tecnologia di oggi offre nuove e semplici modalità di lavoro, ma sono poche le aziende che hanno deciso di utilizzarle. Anche se i benefici delle nuove soluzioni erano evidenti, la cultura aziendale si è rivelata resistente al cambiamento a livello globale.

Alcune aziende, principalmente società di software, hanno effettivamente intrapreso un percorso di trasformazione per diventare completamente virtuali. Molte di queste vantano una cultura aziendale orientata al futuro e alla ricerca dei migliori talenti del mondo. Queste aziende visionarie hanno tratto un vantaggio competitivo dalla loro capacità di assumere il personale migliore, indipendentemente dalla posizione fisica. Per queste realtà è normale, ad esempio, avere risorse distribuite fra Inghilterra, Laos e Cina. Tutto quello che serve davvero è una buona connessione a Internet. Certo, la maggior parte delle aziende non ha nemmeno preso in considerazione questa strada e, per molti, non avrebbe funzionato comunque. È semplice misurare la performance degli sviluppatori di software, perché è direttamente collegata al completamento dei progetti. Al contrario, per molte aziende il contatto con i colleghi è fondamentale per l'ottenimento degli obiettivi. Pertanto, la maggior parte delle aziende consentiva solo a dipendenti senior o a coloro che si erano dimostrati estremamente dediti al lavoro di lavorare da casa. Molte aziende semplicemente non credevano che i lavoratori svolgessero effettivamente alcun lavoro a casa. È interessante notare che le prove in realtà puntano nella direzione opposta...

Oggi, il nuovo coronavirus (COVID-19) sta costringendo le aziende a rivalutare le proprie strategie. Purtroppo le aziende incapaci di adattarsi potrebbero non sopravvivere. È sconvolgente pensare che un evento devastante come l'attuale pandemia debba essere il catalizzatore del cambiamento. Ma la storia ci insegna che il cambiamento è generato da eventi traumatici, piuttosto che dallo status quo.

Negli ultimi 20 anni, si sono verificati diversi eventi che si riteneva avrebbero accelerato il passaggio al lavoro da casa e/o in remoto in generale; tuttavia non è successo. Perché no? In poche parole, la tecnologia non era pronta e non c'è stato il tempo di fare piani a lungo termine. Ad esempio, l'11 settembre è stato un evento spaventoso, ma ha avuto anche una durata relativamente breve. E nel 2001 la telefonia IP, le videoconferenze e risorse come Google Docs, Office 365, Microsoft Teams, Salesforce.com e tante altre non esistevano ancora o, nella migliore delle ipotesi, erano rare e costose e non scalabili.

Oggi è tutto diverso. Una connessione Internet di buona qualità è quasi onnipresente nei paesi sviluppati. I servizi cloud consentono la gestione ovunque e in qualsiasi momento, sia su PC sia su smartphone, di tutte le applicazioni normalmente utilizzate in ufficio. Quindi, se oggi la tecnologia è pronta e se la cultura è cambiata, come sarà questo nuovo ordine mondiale? Ancora una volta, guardiamo al passato per scoprire alcuni indizi...

Quando da bambino andavo a scuola, circa 40 anni fa, in classe l'insegnante ci diceva di aprire il libro di testo a pagina 27 e iniziava a leggere le domande. Di solito lo stesso insegnante si metteva poi a leggere tranquillamente il giornale assicurandosi che nessun alunno fiatasse.

Oggi l'insegnamento capovolto ha cambiato completamente questo concetto. Con questo paradigma, molte attività, comprese quelle che tradizionalmente potevano essere considerate compiti a casa, sono svolte online. Lezioni, compiti e discussioni possono avvenire in un ambiente virtuale, e le ore in classe possono essere maggiormente dedicate ad attività didattiche più complesse, ad esempio il problem-finding e problem-solving, la collaborazione e la progettazione. Ritengo che questo sia un modello eccellente per l'evoluzione dell'ambiente dell'ufficio: non un luogo di ricerca o dove svolgere semplicemente un lavoro, ma uno dove dedicarsi al problem-solving, alla collaborazione e alle interazioni umane. Perciò, invece di recarsi in ufficio per "fare" il lavoro, i lavoratori ci andranno per incontrare i colleghi, discutere e collaborare su progetti già avviati e prendere decisioni collettive sui prossimi step.

Alcuni esperti ritengono che, prima del vaccino, i luoghi di lavoro limiteranno il numero di persone in una determinata area per continuare a incoraggiare il distanziamento sociale. Ciò potrebbe applicarsi a tutto, dalle sale riunioni allo spazio sulla scrivania, e potrebbe spingere parte della forza lavoro a continuare a lavorare da casa. La probabile frammentarietà del ritorno in ufficio sarà oggetto di un enorme esperimento.

In un simile modello, sia l'ufficio sia il tempo che i lavoratori vi trascorrono cambieranno radicalmente. Non ci sarà più la necessità di arrivare in ufficio alle 9 e andar via alle 17. Se c'è in programma un meeting che inizia alle 11, i lavoratori lavoreranno da casa finché non sarà ora di recarsi in ufficio per il meeting. Evitare le ore di punta renderebbe gli spostamenti dei lavoratori più brevi e meno stressanti. Se il meeting termina alle 14, i lavoratori lasceranno l'ufficio e torneranno a casa per continuare il lavoro. E se un dipendente ha bisogno di comunicare di nuovo con un collega o un cliente, disporrà delle tecnologie per farlo da casa.

Anche l'aspetto degli uffici cambierà: invece di ambienti open space in grado di ospitare molte persone, si trasformeranno in spazi sociali con sale riunioni più piccole. L'ufficio diventerà il luogo in cui si discute di lavoro, non dove si fa il lavoro.

Non mi sembra di aver esposto finora delle idee particolarmente rivoluzionarie. Sembrano, almeno a me, concetti ovvi e sensati. È triste che sia un evento spaventoso come l'attuale pandemia a catalizzare questo cambiamento. Ma se la storia ci ha insegnato qualcosa è che il cambiamento arriva quando non abbiamo altra scelta.