Angesichts der Geschwindigkeit, mit der viele Unternehmen von der Arbeit im Büro auf Telearbeit umstellen mussten, ist es verständlich, dass sich die IT darauf konzentriert hat, dass die Mitarbeiter weiterhin arbeiten und produktiv bleiben konnten. Geschäftskontinuität – absolut notwendig – war Priorität Nummer eins.

Während die Ausgangssperren andauern und die Büroangestellten sich in ihre Work-from-Home-Routine eingewöhnen, schauen die IT-Verantwortlichen über die geschäftskritischen Notwendigkeiten hinaus. Die Kommunikation unter IT-Verantwortlichen hat sich auf die Erfahrung der Mitarbeiter bei der Telearbeit verlagert.

Gemäß einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter 400 IT-Führungskräften, die von CIO.com durchgeführt wurde, kommt der „Verbesserung des Arbeitsumfelds“ in Verbindung mit der „digitalen Transformation“ erste Priorität zu. Führungskräften ist die Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit klar. Sie wissen, dass die Benutzererfahrung ein Maßstab für den Erfolg der IT ist und dass schlechte Erfahrungen während dieser Übergangszeit zu einer Reihe kostspieliger Probleme für die IT führen können.

Um potenziellen Problemen einen Schritt voraus zu sein, können IT-Verantwortliche jetzt mit geeigneten Maßnahmen dafür sorgen, dass Telearbeiter über die richtigen Tools verfügen, die sie für eine effiziente und effektive Arbeit zu Hause oder im Büro benötigen.

Behebung von Schwierigkeiten für Telearbeiter

Die Umstellung auf die Arbeit zu Hause war für viele Mitarbeiter nicht einfach. Systeme, Prozesse und Richtlinien für die Telearbeit waren nicht im Vorhinein gut vorbereitet. Infolgedessen mussten sich Benutzer in Unternehmen häufig mit dem zufrieden geben, was ihnen zur Verfügung stand, wozu auch die Einführung neuer Anwendungen und Tools gehörte, um mit anderen standortfernen Kollegen zu kommunizieren.

Dies kann für IT-Abteilungen schnell zu einem großen Problem werden und Probleme sowohl für den Support als auch für die Sicherheit verursachen. Mitarbeiter, die zum ersten Mal remote arbeiten, versuchen sich zu Hause einzuarbeiten – und wenden sich an die IT, wenn sie Probleme nicht selbst lösen können. Auch die Sicherheit ist für die IT zum Problem geworden, wenn Mitarbeiter nicht genehmigte Anwendungen verwenden.

Dabei haben die Mitarbeiter selbstverständlich keine bösen Absichten. Sie erwarten sogar Rat und Hilfe von der IT, wenn es um Kommunikations-Tools für die Telearbeit geht. Welche Videokonferenzsoftware sollten sie verwenden? Welche Zusammenarbeits- und Chat-Apps sind am besten? Sollten sie eine Webcam benutzen? Könnte ein Headset gegen Hintergrundgeräusche helfen? Und so weiter.

Angesichts der Bedeutung der Benutzererfahrung für Produktivität, Effizienz und Arbeitszufriedenheit ist dies ein guter Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, die Standardausrüstung, die an Mitarbeiter ausgegeben wird, um Webcams und Headsets zu ergänzen. Diese Tools für die Zusammenarbeit wurden speziell für Videokonferenzen entwickelt und erhöhen sowohl die Effizienz von Besprechungen als auch die positive Wahrnehmung der Teilnehmer.

• Headsets verbessern den Klang nicht nur für den Träger, sondern auch für andere Konferenzteilnehmer. Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer hören und gehört werden können.

• Hochwertige Webcams mit HD-Auflösung und Lichtanpassungsfunktionen können Benutzern helfen, Selbstvertrauen vor der Kamera zu entwickeln, was wiederum ihr Wohlbefinden verbessert.

Den Übergang ins Büro erleichtern

Es ist durchaus möglich, dass auf absehbare Zeit die Mehrheit der Büroangestellten zumindest zeitweise standortfern arbeitet. Wenn die Mitarbeiter zurückkommen, wird die Büroumgebung wahrscheinlich ganz anders aussehen. IT-Teams können die Zwischenzeit nutzen, um proaktiv die weite Verbreitung der Videonutzung vorzubereiten.

Die meisten Analysten sind sich einig, dass Videokonferenzen in Besprechungen eine größere Rolle spielen werden, wobei vor allem Benutzer in Unternehmen eine bessere Benutzererfahrung verlangen. Mitarbeiter, die Videokonferenzen noch nie oder selten genutzt haben, erkennen jetzt den Nutzen von Video in Besprechungen und sind eher geneigt, Video für die Zusammenarbeit zu verwenden.  

Eine konsistente Erfahrung mit Videokonferenzen kann diese Umstellung zwischen Remote- und Büroarbeit erleichtern. Indem Sie den Mitarbeitern eine Unternehmenslizenz für die bevorzugte Videoanwendung zur Verfügung stellen, ermöglichen Sie es allen, Besprechungen rasch zu planen, zu starten und zu verwalten, ganz gleich ob im Büro oder zu Hause. Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Plattform auf dem Desktop und in Besprechungsräumen vereinfachen Sie die Erfahrung für die Mitarbeiter und ermöglichen ihnen, effizienter zu arbeiten.

In vielen Unternehmen ist die Bereitstellung von Videokonferenzen Bestandteil des übergeordneten Ziels, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen und die soziale Distanzierung durchzusetzen. Eine Möglichkeit, wie die IT dieses Ziel unterstützen kann, besteht darin, die Nutzung und Belegung von Besprechungsräumen zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Räume nicht überfüllt sind. Ein Remote-Geräteüberwachungstool wie Logitech Sync kann Einblick in Daten wie die Raumnutzung geben.

Aus Benutzerakzeptanz wird Benutzerzufriedenheit

Die IT kann die Benutzer nicht nur bei der Auswahl und Einführung der richtigen Tools für die Zusammenarbeit beraten, sondern auch Tipps für die Verwendung dieser Technologie geben, was wiederum die Zufriedenheit der Benutzer fördert. Diese Tipps könnten beispielsweise in einer Reihe von YouTube-Videos bereitgestellt werden. Anweisungen müssen nicht kompliziert sein. Einfach ist besser.

Die IT kann auch andere Teams wie die Personalabteilung bei der Entwicklung von Best Practices und Richtlinien für die Telearbeit unterstützen. Grundlegende Empfehlungen könnten zur Verbesserung der Videokommunikationsfähigkeiten oder zur Sicherheit bei Videokonferenzen gegeben werden.

In Unternehmen und Organisationen, in denen bereits Verfahren und Richtlinien zur Telearbeit existieren, können diese Vorschläge die bestehenden Abläufe stärken. Wenn Telearbeit jedoch für Ihre Mitarbeiter neu ist, kann eine rechtzeitige Unterstützung und Anleitung einen großen Unterschied bedeuten, wie sie dies erleben und wie zufrieden sie sind – und für Sie bedeutet es, dass Sie vermeidbare Sicherheits- und Supportprobleme bis zu einem gewissen Grad verhindern können.

Letztendlich liegt es im Interesse der IT und des Unternehmens, die Einführung von Videokonferenzen so unaufwendig wie möglich zu gestalten. Dieses Ziel kann erreicht werden, indem die Zufriedenheit der Mitarbeiter priorisiert und ihnen eine einheitliche Erfahrung geboten wird. Laut dem Analystenunternehmen Nemertes sind „Videokonferenzsysteme erfolgreich, wenn Systeme stark ausgelastet sind, die Produktivität verbessern und die allgemeinen Anforderungen des Unternehmens an die Zusammenarbeit erfüllen.“