Costruire un ambiente di lavoro più intelligente: I vantaggi per dipendenti e aziende degli spazi flessibili
Affronta le esigenze in continua evoluzione del luogo di lavoro e della forza lavoro con una tecnologia innovativa e adattabile
Se si chiede ai leader aziendali quale tecnologia farà progredire le loro aziende nei prossimi cinque anni, la maggior parte punterà sull’intelligenza artificiale. È una scelta intelligente. Fatto correttamente, può aumentare l'efficienza, ridurre gli oneri amministrativi e consentire ai dipendenti di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio. Ma c’è un altro investimento che può trasformare il luogo di lavoro altrettanto profondamente: l’investimento nel luogo di lavoro stesso.
Uno spazio di lavoro moderno, adattabile e progettato con cura non solo supporta la produttività, ma ispira la creatività e attrae le persone in ufficio. Attraverso una tecnologia intelligente e flessibile, le aziende possono offrire ambienti di lavoro più sani ed esperienze elevate per i dipendenti, massimizzando al contempo il valore degli spazi dell'ufficio.
Ma come?
Questo articolo analizza i modi in cui gli ambienti di lavoro e la forza lavoro stanno cambiando, oltre alle tecnologie innovative che aiutano le aziende ad adattarsi. Dal superare le sfide del lavoro flessibile allo sfruttare le opportunità offerte da spazi di lavoro più intelligenti, scopriremo le soluzioni che possono migliorare il tuo ambiente di lavoro e consentire alla tua azienda di prosperare.
Una nuova realtà per gli spazi dell’ufficio
Oggi, fornire semplicemente una scrivania e un computer per ogni dipendente non basta. Il modo in cui svolgiamo le attività, affrontiamo la frequenza in ufficio e interagiamo tra noi in un ambiente aziendale è cambiato una volta per tutte.
Un recente sondaggio condotto in 11 paesi ha rilevato che il 44% delle persone preferisce gli ambienti di lavoro ibridi, il 39% vuole lavorare in ufficio a tempo pieno e il 17% preferisce lavorare completamente da remoto. Le persone ora scelgono il lavoro in base alla flessibilità che offrono; alcuni hanno nostalgia dei giorni in cui si lavorava in ufficio dalle 9 alle 5, mentre molti accetterebbero uno stipendio inferiore se potessero continuare a lavorare da casa.
Questa diversità di preferenze può rendere la progettazione dello spazio di lavoro una sfida. Tuttavia, l'atto di riunire le persone di persona rimane più importante che mai. L'ufficio deve essere un luogo attraente e utile da cui i dipendenti vogliono lavorare. Dovrebbero essere in grado di svolgere i compiti senza limitazioni e beneficiare del tempo trascorso accanto ai colleghi. Il CCS Employee Workplace Technology Survey ha rilevato che oltre la metà dei dipendenti afferma che l'interazione sociale e il senso di comunità sono i vantaggi più importanti degli uffici aziendali. Nel frattempo, il 33% temeva che un approccio ibrido limitasse la propria capacità di costruire relazioni di lavoro. I dipendenti da remoto spesso si sentono isolati, con il 43% che segnala la disconnessione dalla propria azienda, il che li rende più propensi a cercare opportunità altrove.
Gli spazi degli uffici devono essere in grado di soddisfare le esigenze moderne, sia che i dipendenti siano presenti occasionalmente o ogni giorno. Ad esempio, oltre il 50% dei dipendenti intervistati da Appspace ha affermato che andare in ufficio “sembra una perdita di tempo”. Molti affermavano che i loro uffici non supportavano la produttività e che c’erano troppo pochi colleghi per collaborare in modo efficace.
In breve, un approccio unico alla progettazione dello spazio di lavoro non è più fattibile. Le aziende devono dare priorità alla flessibilità e all’esperienza dei dipendenti per ottenere vantaggi significativi oggi, oltre alla possibilità di adattarsi man mano che i requisiti sul luogo di lavoro continuano a evolversi.
Ambienti di lavoro progettati per il lavoro moderno
In Logitech, stiamo affrontando le esigenze in continua evoluzione sfruttando insight basati sui dati per reinventare gli spazi dell’ufficio. La riprogettazione del nostro ufficio di San Jose si è concentrata sulla creazione di spazi che ispirano la produttività e supportano la connessione umana, adattandosi al contempo al passaggio a sale riunioni più piccole con funzionalità video e a scrivanie flessibili. Abbiamo fondato il nostro approccio incentrato sulle persone sulle lezioni apprese negli altri uffici globali, contribuendo ad affrontare le sfide logistiche e migliorando il coinvolgimento e l'innovazione.
L'ufficio Logitech San Jose offre una vasta gamma di spazi di lavoro, comprese aree di lavoro flessibili.
Allo stesso modo, anche il Neiman Marcus Group (NMG) ha adottato flessibilità e design incentrato sulle persone utilizzando la tecnologia Logitech. Il suo approccio unico ha visto la sostituzione delle tradizionali sedi aziendali con una rete di hub incentrati sulla collaborazione. Dando priorità all’equità e all’accessibilità, NMG garantisce a ogni dipendente, indipendentemente dal luogo, l’accesso a un’esperienza di lavoro ottimale. L’hub di punta di Dallas-Fort Worth ridefinisce il design convenzionale dell’ufficio, dedicando il 70% dello spazio alla collaborazione e il 30% alle singole postazioni di lavoro. Questa filosofia “magnete, non mandato” attira i dipendenti in ufficio per scelta, creando un ambiente che alimenta produttività, connessione e flessibilità.
Tuttavia, il cambiamento dei requisiti non riguarda solo le aziende che offrono lavoro da remoto e flessibile. Anche coloro che richiedono il 100% di presenza in loco devono adattare i propri luoghi di lavoro per garantire che i dipendenti siano supportati durante tutta la giornata lavorativa. Per le grandi aziende, la portata e la complessità di questo compito possono rendere la transizione particolarmente impegnativa.
Prendiamo Amazon, ad esempio. Un rapporto di Business Insider sul suo ritorno al lavoro sottolinea le difficoltà di ripristinare le attività in ufficio a tempo pieno dopo anni di lavoro ibrido e da remoto. In tali situazioni, gli spazi di lavoro tradizionali potrebbero non essere in grado di soddisfare la domanda, con problemi tra cui scrivanie insufficienti, sale riunioni e risorse esigue che rendono difficile il ritorno in ufficio. Illustra come anche le più grandi aziende debbano trovare un equilibrio tra aspettative e preferenze dei dipendenti ed efficienza operativa.
Quindi, quali sono i prossimi passi?
Come le aziende possono raccogliere la sfida sul posto di lavoro
Per garantire il successo a lungo termine, le aziende devono ripensare gli spazi degli uffici per soddisfare le esigenze attuali dell'azienda e delle persone.
Che stiano lavorando in modo flessibile o siano in ufficio ogni giorno, i dipendenti vogliono che gli spazi in cui lavorano lavorino per loro. Molto prima che il lavoro flessibile e da remoto diventasse preponderante, uno studio di Steelcase ha rilevato che il 95% dei lavoratori aveva bisogno di spazi tranquilli e privati, ma solo il 40% affermava che gli spazi di lavoro li offrivano. Il fatto è che la maggior parte dei dipendenti ha bisogno di una serie di ambienti, tra cui zone tranquille per la massima concentrazione, scrivanie disponibili per la produttività, piccole aree per discussioni veloci e spazi più grandi e ben attrezzati per riunioni collaborative.
Negli ambienti di lavoro dinamici di oggi, efficienza e praticità sono essenziali. Le aziende devono offrire spazi di lavoro diversificati e flessibili che si adattino ai diversi stili di lavoro e rendano le attività quotidiane il più semplici possibile, con la tecnologia che gioca un ruolo fondamentale nel migliorarli.
Caratteristiche principali di ambienti di lavoro più intelligenti
Sistemi di prenotazione di sale e scrivanie senza interruzioni per garantire che i dipendenti possano facilmente trovare e prenotare gli spazi di cui hanno bisogno.
Tecnologia di collaborazione che può essere spostata rapidamente da uno spazio all'altro per soddisfare le diverse esigenze di riunione.
Sensori di occupazione intelligenti che aiutano a gestire gli spazi condivisi in modo efficace, rilasciando automaticamente le sale inutilizzate per massimizzare la disponibilità e ridurre al minimo lo spreco di risorse.
Sistemi di pianificazione integrati per tenere informati i dipendenti, migliorando la loro capacità di coordinare con i colleghi e sfruttare al meglio il loro tempo in ufficio.
In definitiva, un ambiente di lavoro flessibile dovrebbe essere proprio questo. L’idea non è semplicemente implementare e dimenticare, ma imparare e adattarsi. Le aziende hanno la responsabilità di tenere il passo con le tendenze e adattare gli spazi di conseguenza per garantire i migliori risultati.
Approcci per monitorare e ottimizzare l’ambiente di lavoro
Raccogliere informazioni dettagliate sull’utilizzo dello spazio e dei dispositivi per identificare problemi o aree di miglioramento.
Regolare gli spazi in base a esigenze mutevoli, come i livelli di partecipazione fluttuanti.
Monitoraggio di fattori come la qualità dell'aria e il clima dell'ambiente o l'efficienza energetica per promuovere ambienti di lavoro più sani e sostenibili.
Fornire ai team IT gli strumenti per gestire e monitorare i dispositivi in più uffici per garantire la disponibilità e l'efficacia degli spazi.
Ora, vediamo cosa significa in pratica...
Ridefinire lo spazio di lavoro con spazi flessibili e scrivanie flessibili
Gli spazi flessibili e le scrivanie flessibili si sono affermati come approcci efficaci per rispondere alle mutevoli esigenze del luogo di lavoro.
Le scrivanie flessibili sono simili alle “scrivanie condivise” e utilizzano postazioni condivise per ottimizzare efficacemente lo spazio dell’ufficio, in particolare in ambienti di lavoro flessibili. Consentendo ai dipendenti di trovare rapidamente un posto di lavoro anziché operare da una postazione fissa, le scrivanie flessibili garantiscono la possibilità di soddisfare le fluttuazioni delle presenze massimizzando al contempo il valore della tecnologia basata sull’ufficio. Soluzioni come Logi Dock Flex migliorano tali spazi. Fungendo da docking station gestita e sistema di prenotazione della postazione, consente ai dipendenti di visualizzare i dettagli della prenotazione e assicurarsi una postazione libera quando ne hanno bisogno.
Allo stesso tempo, gli spazi flessibili non si limitano alle scrivanie. Sono spazi di collaborazione di gruppo open-concept che includono mobili e attrezzature modulari e mobili. Gli spazi flessibili multiuso possono ospitare team di tutte le dimensioni, da tre a quattro persone a più di 20. Per semplificare il processo di prenotazione e ridurre al minimo i conflitti di programmazione, gli spazi flessibili possono essere dotati di un pannello di pianificazione come Tap Scheduler. In questo modo i dipendenti possono visualizzare la disponibilità delle sale e prenotarle sul posto o in anticipo, che si tratti di sale dotate di funzionalità video o dedicate alle interazioni in presenza senza tecnologia aggiuntiva. Ma le sale fisse non sono sempre in grado di adattarsi in modo da soddisfare le esigenze degli ambienti di lavoro odierni. L'adattabilità è fondamentale, il che rende la possibilità di creare uno spazio flessibile su base ad hoc un investimento essenziale. Ciò richiede soluzioni flessibili, portatili e integrate che possano adattarsi facilmente man mano che le aziende crescono o adattano il layout, integrandosi perfettamente in spazi aperti e sale di piccole e medie dimensioni. Dispositivi come Rally Board 65 sono ideali per la collaborazione video e le lavagne, ma abbastanza compatti per sessioni di brainstorming, riunioni con più partecipanti o sale di formazione. Ampliando ulteriormente la loro flessibilità, dispositivi integrati come questi possono essere montati su un tavolo, una parete o un carrello e possono essere spostati da un luogo all'altro. Ciò significa che la tecnologia di collaborazione in una sala riunioni può essere rapidamente riutilizzata per promuovere una riunione ibrida più ampia in uno spazio aperto di medie dimensioni.
Rally Board 65 su un carrello può essere spostata facilmente da uno spazio all'altro.
Implementando strumenti come questi, le aziende possono creare ambienti flessibili e funzionali che attirano i dipendenti in ufficio e consentono loro di lavorare nel modo più adatto.
Semplicità di prenotazione di sale e scrivanie
La prenotazione efficiente di sale e scrivanie è al centro di un’esperienza flessibile e senza interruzioni. Per le scrivanie flessibili, in genere è sufficiente prenotare in anticipo (o ad hoc) e collegare un laptop per iniziare. Le sale e gli open space possono essere prenotati allo stesso modo, offrendo una semplice connessione laptop o un dispositivo dedicato attraverso il quale partecipare alle riunioni. I sistemi di prenotazione come la Prenotazione delle postazioni Logitech e la Prenotazione delle sale, disponibili con i piani di servizio Logitech Essential o Select, consentono un migliore utilizzo dell’ambiente di lavoro ed esperienze di prenotazione più semplici. Per i dispositivi Logitech, come Tap Scheduler e Logi Dock Flex, Logitech Sync riunisce tutte queste funzionalità consentendo al contempo di ottenere insight sull'utilizzo e monitoraggio e gestione da remoto per l'IT. Gli strumenti interattivi possono anche aiutare i dipendenti a incontrarsi e collaborare in modo più efficace in sede. Soluzioni come Logitech View consentono la navigazione e la prenotazione degli uffici fornendo una visualizzazione in tempo reale della disposizione degli uffici tramite un display touch. Questo fornisce un modo coinvolgente per trovare scrivanie, spazi e persino colleghi utilizzando i controlli touch zoomabili.
Logitech View, Logi Dock Flex e Tap Scheduler in un ufficio open space.
Automazione semplice
Con soluzioni intelligenti, integrate e flessibili, gli ambienti di lavoro non solo sono più facili da navigare e più piacevoli da lavorare, ma sono anche in grado di eliminare i processi manuali. I sensori standalone o quelli all'interno dei dispositivi possono supportare l'automazione del luogo di lavoro che esegue automaticamente le azioni comuni. Risparmia tempo unici come questi possono rendere le attività standard come prenotare e liberare spazi senza problemi. Ad esempio, con Auto Book e Auto Release abilitati tramite una licenza Essential o Select, il processo è semplice come entrare o uscire da una sala. Quando vengono rilevate persone in uno spazio, viene creata automaticamente una prenotazione. Quando queste persone se ne vanno, la prenotazione viene rimossa. Questo funziona sia che la sala venga utilizzata per una riunione video o una sessione in presenza.
Mentre la prenotazione e l'automazione ottimizzano le interazioni quotidiane, i sensori e i dispositivi intelligenti svolgono un ruolo aggiuntivo ma altrettanto importante nell'ambiente di lavoro moderno...
Facile accesso agli insight degli spazi dell'ufficio
L'ottimizzazione degli spazi dell'ufficio richiede informazioni utili per orientare le decisioni relative agli spazi di lavoro. Con dati accurati e in tempo reale, le aziende possono identificare i problemi e ottimizzare gli spazi in modo più consapevole. La tecnologia Smart workplace, comprese le soluzioni con sensori integrati come Rally Board 65, supporta questo obiettivo raccogliendo un’ampia gamma di informazioni, dall’occupazione ai fattori ambientali. Capire quali spazi vengono utilizzati (o sfruttati in modo eccessivo) e quali no può aiutare a individuare i problemi e fornire un quadro chiaro delle modifiche che miglioreranno l’efficienza e l’esperienza dei dipendenti. Al contempo, le misurazioni del clima ambiente, della qualità dell’aria e del consumo energetico consentono alle aziende di rilevare meglio i problemi e migliorare benessere e SOSTENIBILITÀ. Per un input più ampio e avanzato, sensori di presenza e ambientali dedicati come Logitech Spot possono essere posizionati in sale riunioni, pod per riunioni e cabine telefoniche, così come in sale riunioni standard. Questo fornisce informazioni precise sull’occupazione e sull’ambiente per supportare la gestione degli spazi nel tempo, anche quelli senza tecnologia esistente. L'accesso a misurazioni ambientali più dettagliate, inclusi i livelli di CO2 e il particolato nell'aria, contribuisce a mantenere ambienti di lavoro confortevoli, produttivi e sani. Combinando la facilità di utilizzo con informazioni utili, questi strumenti migliorano l'esperienza in ufficio, garantendo che le aziende siano attrezzate per adattarsi e che i dipendenti possano prosperare in ambienti di lavoro flessibili.
Sensore di occupazione e ambientale Logitech Spot posizionato nelle unità per riunioni.
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Grazie a una gamma integrata di soluzioni, software e servizi di un unico fornitore, Logitech semplifica l’implementazione della tecnologia per il luogo di lavoro che fa davvero la differenza per i tuoi dipendenti e la tua azienda. Siamo consapevoli che la creazione di un ambiente di lavoro davvero flessibile ed efficiente richiede molto più di aree aperte e scrivanie flessibili; richiede strumenti intelligenti e intuitivi che consentano ai dipendenti di ottimizzare le risorse dell’ufficio. Un ambiente di lavoro più intelligente migliora la produttività e supporta la collaborazione, rendendo gli uffici una gioia da visitare.
Adottando approcci innovativi, sfruttando i dati e implementando gli strumenti giusti, la tua azienda può creare spazi flessibili e ottimizzati come questi. Un ambiente di lavoro che non solo massimizza il valore dei tuoi investimenti e si adatta alle mutevoli esigenze, ma consente anche ai tuoi dipendenti di crescere, perché quando i dipendenti sono al meglio, lo è anche la tua azienda.
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