Data la rapidità con cui molte aziende sono dovute passare dal lavoro in ufficio al lavoro in remoto, il settore IT si è dovuto concentrare principalmente sul garantire una produttività pressoché invariata del personale. Non interrompere in alcun modo la produzione aziendale è stato l'obiettivo numero uno.

Tuttavia, mentre il lockdown continua per diversi settori e i dipendenti cercano di impostare il proprio lavoro a distanza, i responsabili IT cercano di guardare oltre le esigenze più critiche. Il settore IT si è ora focalizzato sull'esperienza del lavoro a distanza.

Secondo il recente sondaggio condotto da CIO.com su 400 responsabili IT, la priorità di "migliorare le esperienze lavorative" va di pari passo con la "trasformazione digitale". I responsabili conoscono bene il valore di un dipendente soddisfatto. Sanno che l'esperienza utente dipende dalla qualità del lavoro IT e che un utente insoddisfatto, soprattutto durante questo delicato periodo di transizione, potrebbe costare molto caro al reparto IT.

Per prevenire potenziali problemi, i responsabili IT possono avvalersi dei giusti strumenti per garantire ai lavoratori in remoto di poter svolgere il proprio lavoro in modo efficiente ed efficace, a casa o in ufficio.

Affrontare le preoccupazioni dei dipendenti che lavorano a distanza

Per molti dipendenti, il passaggio al lavoro in remoto non è stato facile. I sistemi, le procedure e le politiche riguardanti il lavoro a distanza non sono stati stabiliti in anticipo e, di conseguenza, gli utenti aziendali si sono spesso dovuti accontentare di ciò che avevano a disposizione, compresi nuovi strumenti e applicazioni per poter lavorare con altri colleghi in remoto.

Questo aspetto è diventato in breve tempo un grosso problema per i reparti IT, per l'assistenza e la sicurezza aziendale. Coloro che per la prima volta si sono trovati a lavorare in remoto hanno dovuto organizzare tutto a casa, rivolgendosi all'IT quando non erano in grado di risolvere eventuali problemi. Anche la sicurezza informatica aziendale è diventata una vera preoccupazione per l'IT, poiché i dipendenti hanno iniziato a utilizzare applicazioni non autorizzate.

Chiaramente non è mai stata loro intenzione creare problemi. Avrebbero piuttosto dovuto rivolgersi al reparto IT per chiedere informazioni sugli strumenti di collaborazione adatti per poter lavorare in remoto. C'è un software di videoconferenza particolare da installare? Quali applicazioni è meglio usare per comunicare e collaborare? È necessario usare una webcam? Una cuffia con microfono aiuterebbe a comunicare meglio? E così via.

Data l'importanza dell'esperienza utente per la produttività, l'efficienza e la soddisfazione lavorativa, questo è il momento giusto per considerare di aggiungere webcam e cuffie con microfono al set standard di strumenti forniti ai dipendenti. Questi strumenti di collaborazione sono pensati appositamente per le videoconferenze, ottimizzando l'efficacia delle riunioni e la percezione positiva dei partecipanti.

• Le cuffie con microfono migliorano l'audio non solo per chi le indossa ma anche per gli altri partecipanti al meeting. È importante che tutti gli utenti possano ascoltare e farsi ascoltare.

• Le webcam di alta qualità con risoluzione HD e capacità di regolazione della luminosità aiutano gli utenti a sentirsi a proprio agio in video, migliorando così anche il livello di comfort.

Agevolare il ritorno in ufficio

È probabile che nel prossimo futuro la maggior parte dei dipendenti debba continuare a lavorare a distanza, almeno per una parte del tempo. Con il ritorno del personale in ufficio, l'ambiente lavorativo potrebbe subire qualche cambiamento. I team IT possono utilizzare questo tempo di transizione per installare gli strumenti necessari alle videoconferenze.

La maggior parte degli analisti, infatti, concorda sul fatto che le videoconferenze avranno un ruolo più importante nelle riunioni, organizzate principalmente da utenti aziendali che necessitano di una migliore esperienza meeting. I dipendenti che non hanno mai o hanno utilizzato raramente la tecnologia per videoconferenze ora ne comprendono il valore aggiunto e saranno più propensi a utilizzarla.  

Un'esperienza concreta con gli strumenti per videoconferenze può semplificare il passaggio da lavoro in remoto al ritorno in ufficio. Fornire ai dipendenti una licenza aziendale per l'applicazione video preferita contribuirà a garantire che tutti possano pianificare, avviare e gestire facilmente le riunioni, sia in ufficio che a casa. Inoltre, l'implementazione di una piattaforma efficiente su desktop e sale riunioni semplifica l'esperienza dei dipendenti, consentendo loro di lavorare in modo più produttivo.

Per molte organizzazioni, la fornitura di strumenti per videoconferenze rientra in un quadro ben più ampio, che ha come obiettivo la salvaguardia della salute dei dipendenti e il rispetto del distanziamento sociale. I responsabili IT possono concorrere al raggiungimento di questo obiettivo monitorando l'utilizzo delle sale riunioni ed evitando sovraffollamenti. Strumenti di gestione remota dei dispositivi come Logitech Sync possono fornire preziose informazioni su metriche come l'utilizzo della sala.

Passare dal semplice utilizzo alla totale soddisfazione

Oltre ad aiutare gli utenti a scegliere e adottare i giusti strumenti di collaborazione, il reparto IT fornisce loro consigli su come utilizzarli al meglio, traendone maggiore soddisfazione. Una serie di video su YouTube, ad esempio, potrebbe essere un buon suggerimento. Le istruzioni devono essere semplici. Sempre meglio essere chiari e lineari.

L'IT può anche aiutare altri team come le risorse umane a sviluppare best practice e politiche per lavorare in remoto, come, ad esempio, migliorare le capacità di comunicazione tramite video o come effettuare videoconferenze in tutta sicurezza.

Per le aziende e organizzazioni che hanno stabilito pratiche e politiche di lavoro a distanza, questi suggerimenti possono consolidare le procedure già implementate. Ma se il lavoro a distanza è un approccio completamente nuovo per i dipendenti, una guida e un supporto tempestivo faranno un'enorme differenza nella loro esperienza e soddisfazione, oltre a prevenire eventuali problemi di sicurezza e assistenza.

In definitiva, è nell'interesse dell'IT e dell'organizzazione stessa rendere l'utilizzo degli strumenti di videoconferenza il più semplice e fluido possibile. Questo obiettivo può essere raggiunto dando la priorità alla soddisfazione dei dipendenti e creando un'esperienza coerente nel tempo. Secondo la società di analisi Nemertes, "Il successo della videoconferenza si ottiene quando i sistemi vengono utilizzati di frequente, migliorano la produttività e soddisfano le esigenze generali di collaborazione dell'organizzazione".