Als videovergaderen nieuw voor u is, heeft u wellicht al ontdekt dat het een geweldige manier is om in contact te komen met anderen en productief te werken, zeker als fysiek vergaderen geen optie is. Het is echter lastig om de recente berichten over gehackte videovergaderingen zomaar te negeren. En misschien bent u wel bang dat het ook u overkomt.

Als dat zo is, houd dit dan in gedachten: In tegenstelling tot wat veel mensen denken, gaan de meeste 'hackers' niet zo geavanceerd te werk. Doorgaans gaan hackers, net als de meeste criminelen, achter gemakkelijke doelwitten aan. Dat is goed nieuws, want het betekent dat u met enkele eenvoudige stappen kunt voorkomen dat hackers en grappenmakers uw vergadering komen verpesten.

In dit artikel kijken we naar de stappen die IT-teams en vergaderingsorganisators kunnen zetten om ervoor te zorgen dat videovergaderingen veilig verlopen.

Tips voor organisators van vergaderingen

In veel organisaties elimineert de IT-afdeling het giswerk door de beveiligingsinstellingen vooraf te configureren in uw account voor videovergadersoftware. Weet u iets niet zeker, dan kunt u het beter even navragen bij deze interne experts.

Daarnaast moet u zich ook vertrouwd maken met de instellingen in de videovergadertoepassing van uw keuze. Beheer de functies die IT optioneel heeft gemaakt met extra aandacht, vooral met betrekking tot de deelnemers en de manier van deelnemen. Deze twee opties verschillen afhankelijk van de software. Laten we ze dus in het algemeen bespreken. Vergeet niet te controleren welke opties er van toepassing zijn in uw gekozen videotoepassing.

Bepalen wie aan de vergadering kan deelnemen

In de meeste videovergadertoepassingen kan de organisator zelf bepalen wie er aan de vergadering kan deelnemen: wie zich direct bij de vergadering kan voegen en wie eerst in een virtuele wachtruimte moet wachten.

U heeft de minste controle als u iedereen met een link zonder beperking laat deelnemen. U heeft de meeste controle als u alleen uitgenodigde gasten laat deelnemen en vereist dat de organisator toegang eerst goedkeurt. U kunt het juiste controleniveau voor uw vergadering instellen met opties zoals:

• Willekeurige vergaderings-id's voor elke vergadering die u organiseert in plaats van een persoonlijke vergaderruimte of id

• Een virtuele wachtruimte waar bezoekers moeten wachten tot de organisator zich aanmeldt of toegang verleent

• Een wachtwoord instellen voor toegang tot de vergadering

• Uw vergadering beperken tot deelnemers met een uitnodiging (in sommige videotoepassingen is dit de standaardinstelling)

• Uw vergadering vergrendelen zodra deze is begonnen zodat niemand daarna deel kan nemen

Het is ook een goede gewoonte om als organisator toezicht te houden op de deelnemerslijst, deelnemers te vragen zichzelf te identificeren en deelnemers die u niet herkent te verwijderen. Deze extra maatregelen zijn met name belangrijk voor grootschalige of openbare vergaderingen.

Uw vergadering modereren

Naast het beheren van de deelnemers moet u ook rekening houden met het volgende:

• Wie inhoud mag delen

• Wie mag spreken of de spreker mag onderbreken

• Wie controle heeft over de dempfunctie

• Wie de vergadering mag opnemen en wie achteraf toegang heeft tot de opname

Deze opties zijn belangrijk om te voorkomen dat mensen met storende bedoelingen de controle krijgen over uw vergadering.

In kleinere vergaderingen of teammeetings is het meestal zinvol om iedereen aan het woord te laten en inhoud te laten delen. In grote vergaderingen is het echter verstandig om deze rechten te beperken tot de personen die presenteren. /vpn-how-to-set-up-virtual-private-network-wi-fi-sec De meeste videovergadertoepassingen hebben een chatfunctie zodat deelnemers die niet presenteren met elkaar kunnen communiceren. Er bestaan ook opties zoals het toelaten van deelnemers in de dempmodus en het uitschakelen van de chatfunctie.

Algemeen advies voor alle organisators van en deelnemers aan vergaderingen

Naast de bovenstaande aanbevelingen moeten organisators en deelnemers ook deze best practices volgen voor het organiseren of bijwonen van videovergaderingen.

• Gebruik een beveiligde verbinding. Vermijd waar mogelijk onbeveiligde netwerken tijdens zakelijke videovergaderingen. Zelfs uw wifinetwerk thuis kan een doelwit zijn voor hackers. Maak verbinding via het virtuele privénetwerk van uw bedrijf of stel uw eigen VPN in om uw beveiliging te versterken.  

• Houd uw software up-to-date. Dit is fundamenteel advies, maar verrassend veel mensen werken software op hun laptop of telefoon niet bij of hebben verouderde videovergadersoftware. (Denk terug aan wat we eerder hebben gezegd over hackers die gemakkelijke doelwitten kiezen!)