Het is duidelijk dat de huidige pandemie de wereld sterk ontwricht. Mensen ervaren op dit moment heel wat ellende, en de economische gevolgen na afloop zullen ons leven ingrijpend veranderen. Maar wat gebeurt er wanneer dit voorbij is en mensen weer naar het kantoor en uit eten gaan en het leven hervatten zoals toen alles 'normaal' was? Keert de wereld wel terug naar hoe het vroeger was, of hebben we te maken met een 'nieuw normaal'? En zo ja, hoe ziet dat er dan uit?

Deze voorspellingen zijn volgens mij het meest waarschijnlijk: De wereld zal niet hetzelfde zijn en bedrijven zullen anders te werk gaan, zowel voor als nadat er een vaccin is ontwikkeld. Miljoenen mensen hebben thuiswerken ervaren, en veel van hen hebben de voordelen ervan ontdekt. Anderen hebben behoefte aan menselijk contact en, hoewel ze niet elke dag naar het kantoor hoeven te komen, willen ze dat toch minstens een paar keer per week doen. Bedrijven zullen echter heel wat veranderingen moeten doorvoeren, van hun beleid tot hun infrastructuur. Het nieuwe normaal zal er dan ook wat anders uitzien dan wat we gewend zijn.

Vaak kunnen we de toekomst voorspellen door het verleden te bestuderen. Zoals James Burke al zei, we kunnen het nergens anders op baseren. Voordat we het dus over de toekomst hebben, moeten we misschien even naar het verleden kijken. Het is vooral interessant hoe kort de geschiedenis van de traditionele kantooromgeving eigenlijk is. Aan het begin van de Industriële Revolutie in Engeland rond de jaren 1750 was het kantoor gewoon de plek waar het papierwerk voor de fabriek werd gedaan. Meestal was dit direct boven de fabrieksvloer. Alle werknemers zowel in de fabriek als op kantoor woonden op loopafstand van de fabriek en iedereen moest elke dag op hetzelfde tijdstip in- en uitklokken. Als ze geluk hadden, hadden ze zaterdagmiddag vrij en konden ze een keer per jaar een week met het bedrijf op vakantie aan de kust, waarbij alle molen- of fabrieksmedewerkers met de trein naar een resort zoals Blackpool of Skegness gingen.

Dit systeem werd steeds complexer, maar was gebruikelijk in Groot Brittannië en andere geïndustrialiseerde landen tot de jaren 1970. Vanaf dan begonnen bedrijven het fabriekselement van hun activiteiten naar goedkopere locaties te verplaatsen. Werknemers kwamen nog steeds naar het kantoor, want ze moesten met elkaar communiceren en de apparaten gebruiken die het bedrijf draaiende hielden, van het mainframe waarop het boekhoudsysteem draaide tot de postkamer waar cheques en facturen werden ontvangen en verwerkt. Tegen de jaren 1990 was het voor organisaties mogelijk, maar niet per se eenvoudig, om het kantoor op meerdere locaties te vestigen. Om deze reden verplaatsten bedrijven heel wat callcenters, organisaties voor IT-ondersteuning en typekamers naar het buitenland. En dat is het punt waar we de afgelopen 20 jaar op vastzitten. Technologie maakt een nieuwe manier van werken steeds eenvoudiger, maar er zijn maar weinig bedrijven die de sprong hebben gewaagd. Het lijkt erop dat de weerstand van de bedrijfscultuur sterker was dan de voordelen.

Bepaalde bedrijven, voornamelijk in de softwarebranche, hebben de sprong wel gewaagd en zijn volledig virtueel actief. Veel van deze organisaties hebben een toekomstgerichte cultuur en zoeken het beste talent ter wereld. Het concurrentievoordeel van deze visionaire bedrijven bestond in hun vermogen de beste medewerkers aan te werven, ongeacht hun fysieke locatie. Het was dus niet meer ongezien om programmeurs te hebben in Londen, Engeland, in Vientiane, Laos, of in Peking, China. Ze moesten alleen maar een degelijke internetverbinding hebben. De meeste bedrijven hadden deze mogelijkheid zelfs niet overwogen, en voor veel was het sowieso onbegonnen werk. De prestaties van software-engineers zijn gemakkelijk te meten: ze ronden het project wel of niet af. Voor de meeste bedrijven is het echter net zo belangrijk om met anderen te communiceren en samen iets op te bouwen. In de meeste bedrijven mochten daarom alleen senior medewerkers of werknemers die extreme toewijding hadden getoond thuiswerken. De meeste bedrijven geloofden gewoonweg niet dat hun werknemers thuis ook echt werk verrichtten. Maar interessant genoeg wijst het bewijs op het tegenovergestelde...

Vandaag de dag worden bedrijven door het nieuwe coronavirus (COVID-19) gedwongen hun strategie te herzien. De ongelukkige realiteit is dat bedrijven die zich niet aanpassen, de crisis misschien niet zullen overleven. Het is ook verontrustend dat iets zo verwoestend als de huidige pandemie de katalysator voor verandering moet zijn. Maar het hoort bij de aard van de mens dat verandering voortkomt uit traumatische gebeurtenissen en niet uit de status quo.

De afgelopen 20 jaar was er een reeks gebeurtenissen waarvan sommige mensen dachten dat ze thuiswerken en/of werken op afstand zouden bevorderen, en toch was dat niet zo. Waarom niet? Eenvoudig gezegd: de technologie was nog niet klaar en het moment was alweer voorbij voordat er plannen voor de lange termijn konden worden gemaakt. 11 september was bijvoorbeeld verschrikkelijk, maar het was ook van redelijk korte duur. En in 2001 bestonden IP-telefonie, videoconferenties en tools zoals Google Documenten, Office 365, Microsoft Teams, Salesforce.com enzovoort nog niet, of ze waren zeldzaam, duur en niet schaalbaar.

Vandaag de dag is dat allemaal anders. In de ontwikkelde wereld heeft vrijwel iedereen een goede internetverbinding. Met cloudservices is het mogelijk om zowel op pc als met een smartphone de toepassingen te beheren waarvoor medewerkers normaal gezien op kantoor aanwezig moeten zijn. Nu de nodige technologie beschikbaar is en de cultuur is veranderd, hoe zou deze nieuwe wereld er dan uitzien? Laten we naar het verleden kijken om dat te achterhalen...

Toen ik als kind, zo'n 40 jaar geleden, naar school ging, zei de leerkracht ons tijdens de les naar bladzijde 27 van ons handboek te gaan, en hij of zij las dan de vragen voor. Diezelfde leerkracht ging dan de krant zitten lezen terwijl we allemaal stilzwijgend aan het werk gingen.

Vandaag ziet het klaslokaal er heel anders uit. Activiteiten, inclusief degene die vroeger als huiswerk werden beschouwd, staan nu online. Hoorcolleges, opdrachten en discussies kunnen in een virtuele omgeving plaatsvinden, zodat er meer tijd in de klas overblijft voor denkactiviteiten op een hoger niveau, zoals problemen identificeren en oplossen, samenwerken en ontwerpen. Ik denk dat dat een geweldig voorbeeld is voor wat het kantoor kan worden: geen plaats om onderzoek te verrichten of "het werk te doen", maar eerder een plek om problemen op te lossen, samen te werken en contact te hebben met anderen. In plaats van naar het kantoor te komen om "het werk te doen", komt u naar kantoor om met collega's samen te zitten en het te hebben over werk dat al is verricht, om dan samen beslissingen te nemen over de volgende stappen.

Sommige experts denken dat bedrijven vóór de ontwikkeling van een vaccin het aantal mensen in dezelfde ruimte zullen beperken om sociale afstand te blijven bevorderen. Dat kan bijvoorbeeld gaan om vergaderruimtes of bureaus, en kan ertoe leiden dat een deel van het personeel thuis blijft werken. De terugkeer naar het kantoor zal wellicht wat chaotisch verlopen, en dat maakt het een gigantisch experiment.

In een dergelijk model doorgaan zowel het kantoor als de tijd die medewerkers er besteden een drastische verandering. De 9-tot-5-cultuur is dan verleden tijd. Als een vergadering om 11 uur begint, kunnen werknemers van thuis uit werken totdat ze naar kantoor moeten komen voor de vergadering. Ze hoeven dan niet in de spits te pendelen zodat ze minder lang onderweg zijn en heel wat minder stress ondervinden. Als de vergadering om 14 uur is afgelopen, kunnen ze het kantoor verlaten en thuis verdergaan met hun werk. En als een werknemer met een collega of klant moet praten, kan dat gewoon vanuit het thuiskantoor.

Het traditionele kantoor zal ook een nieuwe vorm krijgen. In plaats van een open kantoorruimte waar vele mensen samenkomen, zal het kantoor bestaan uit sociale ruimtes en kleinere vergaderruimtes. Het kantoor wordt een plek om over het werk te praten, niet om het werk te doen.

Terwijl ik dit schrijf, lijken mijn ideeën niet zo bijzonder. Ik vind ze in elk geval voor de hand liggend en verstandig. Het lijkt misschien zonde dat iets zo verschrikkelijks als de huidige pandemie deze verandering teweeg zal brengen. Maar als het verleden ons iets kan leren, is het wel dat verandering optreedt wanneer we geen andere keuze hebben.