Artículo: Cómo organizar la mejor reunión en la oficina

LOS «SÍ»

SÍ: Tener un objetivo empresarial claro

Los empleados deben llegar a la oficina sabiendo exactamente lo que dice la agenda y por qué.

Los objetivos del equipo deben ser específicos y tangibles. Refuerza los objetivos destacando cada uno de ellos en las sesiones de trabajo, debates y presentaciones.

EJEMPLO: Si quieres mejorar la colaboración, evita las presentaciones individuales. En cambio, pídeles a los equipos que se junten y presenten ideas de forma colectiva. El tema no es tan importante como el ejercicio de trabajar juntos.

SÍ: Tomarte el tiempo para el mantenimiento importante.

Es posible que varios de tus empleados nuevos nunca hayan visto el interior del edificio, especialmente si se los contrató durante la pandemia. Con todos en la oficina, tendrás la oportunidad de realizar algunas actividades de mantenimiento importantes (y divertidas) como las siguientes:

• Ofrecer retratos profesionales. Esta actividad es una gran idea para brindar un beneficio adicional a los empleados nuevos y veteranos.

• Dar un recorrido. Un recorrido adecuado hace que los equipos externos no se sientan como intrusos. Tu oficina es la «base» y las personas deben sentirse seguras en la sede central.

• Presentar a las personas. Los trabajadores remotos raramente comparten una sala con los ejecutivos superiores. Si los líderes de alta visibilidad están en la oficina, preséntalos a tu equipo. 
  

• Celebrar el éxito. Es difícil dar una palmada en la espalda de forma remota. Aprovecha la oportunidad de honrar el trabajo arduo, dar reconocimientos y otorgar premios en persona.

CONSEJO: Todas las anteriores son buenas como actividades de apertura.

SÍ: Fomenta la participación remota.

En la era de la economía desde cualquier lugar, las reuniones en la oficina deben ser accesibles desde cualquier sitio. 

Lo entendemos, quieres que todos se reúnan en persona en un mismo lugar. Sin embargo, eso podría no funcionar para todos. Si ya invertiste en herramientas de colaboración en video, úsalas para garantizar que todos tengan una participación igualitaria en la reunión. 

Puedes configurar tu espacio para una reunión híbrida de la siguiente manera:

• Incluir varias pantallas
  Utiliza una pantalla para mostrar constantemente a los participantes virtuales y una pantalla secundaria para el contenido relacionado con la reunión, como gráficos, videos y presentaciones de PowerPoint.

• Ordena los escritorios para el video
  Ordena los escritorios y las cámaras para que se vea a todos en la pantalla. Si los participantes virtuales necesitan ver al orador y a los participantes en simultáneo, utiliza una cámara adicional.

• Ofrecer una vista más clara
  Una cámara en el frente de la sala es genial para las sesiones de grupo, pero una barra de video montada en un carro móvil es mejor para los espacios abiertos. Considera cómo se verá y oirá la actividad de la sala desde el lado de los participantes remotos, para garantizar que la experiencia sea más equitativa para todos.

• Capturar el audio
  Coloca micrófonos adicionales de forma estratégica en la sala para que los participantes virtuales puedan seguir la conversación. Esto también ayudará a bloquear el ruido ambiental y las charlas de fondo.

• Prepárate para las dificultades técnicas
  Trabaje con su equipo de TI con antelación para evitar los problemas técnicos más comunes, como la conectividad Wi-Fi y la instalación de sistemas de video.

LOS «NO»

No: Renuncia a tu autoridad.

Intenta no salirte del rol de «jefe» para ser «uno más del equipo». Tu equipo recurrirá a ti para que los orientes durante la reunión, al igual que confían en tu liderazgo empresarial.

Usa tu puesto de líder para gestionar y guiar las actividades de la reunión, demostrar la participación y fomentar el compromiso. 

No: Incluir competencias para fomentar el trabajo en equipo.

¿Qué es peor que la diversión obligatoria? La competencia obligatoria en nombre de la diversión. 

Las competencias para fomentar el trabajo en equipo no tienen lugar en el trabajo corporativo. Puedes crear cohesión y conexión sin enfrentar a los empleados entre ellos.

Actividades para fomentar el trabajo en equipo que desarrollan el compañerismo:

• Actividades humanitarias (construir una casa).

• Cocinar juntos y disfrutar la comida en grupo (es posible que deba hacerse en grupos reducidos). 

• Actividades en una sala de escape, donde todos deban trabajar juntos para resolver un problema o un acertijo.

Actividades competitivas para el equipo que debes evitar:

• Carreras de karts 

• Laser tag

• Paintball 

• Juegos de estilo olímpico («tira y afloja», carrera de relevos)

El mantra del equipo en la oficina debería ser «todos para uno» no «uno contra todos».

La reunión de oficina óptima se planifica con un propósito

«Una reunión de oficina óptima es una mezcla programada de inspiración, diversión grupal, colaboración y planificación en partes iguales», Hayley Nelson, jefa global de Marketing B2B de Logitech 

Planificar una reunión de oficina es factible si se lo hace con un propósito y se establecen metas intencionales. 

Cassie LaMere es la fundadora de Cassie LaMere Events, una agencia que ha planificado reuniones de equipo para empresas de la lista Fortune 500. Según Cassie, una reunión de oficina bien planificada es una gran oportunidad para reforzar las ideas y los estándares de la marca.

«Tu equipo probablemente hable de su experiencia en las redes sociales, así que aprovecha esta oportunidad para llegar a clientes nuevos y actuales, así como a posibles empleados nuevos», recomienda. «Además, una reunión de oficina intencional es un gran momento para que tu equipo cree vínculos más profundos, ya sea que se junten en persona o virtualmente».

Esta es tu oportunidad de unir a todos y traerlos de vuelta a la oficina. Ya sea que hayas rediseñado tu espacio o no, es una oportunidad para darle la bienvenida de regreso al equipo. Es una ocasión para que te vincules con los empleados nuevos, celebres el trabajo bien hecho y hacer avanzar a tu equipo.