¿No tienes experiencia de reuniones con video? Tal vez ya usaste FaceTime o te reuniste con amigo en alguna sesión virtual. Como para muchos de nosotros, puede que todo esto sea una novedad para ti.

No te preocupes. Durante los últimos meses ha habido multitud de cambios en nuestra forma de trabajar e interactuar. Lo que no ha cambiado es el valor de una buena comunicación y colaboración. Y aunque la comunicación con video puede ser diferente de la comunicación en persona, no nos impide ser igualmente eficaces: sólo hay que seguir unos simples consejos.

Reconocer que estamos en una situación inusual.

Para empezar, debemos reconocer el nuevo estado de cosas.Para muchos de nosotros, el trabajo remoto se nos ha presentado repentinamente y no hemos tenido la oportunidad de crear un entorno libre de distracciones.

Si ése es tu caso y no siempre eres capaz de acotar el espacio en el que trabajas, los expertos sugieren que lo mejor es advertir a otros asistentes a las reuniones sobre esa situación y la posibilidad de interrupciones. Por ejemplo, podrías decir: "Antes de empezar, quiero advertirles que mis hijos están en la casa y pueden aparecer en cualquier momento, sin avisar". O: "Me disculpo de antemano por si tengo que silenciar el micrófono en caso de que haya mucho ruido en la casa".

Aprende a usar tu tecnología.

Una de las mejores cosas que puedes hacer es dedicar tiempo a tu tecnología. Nos referimos a tu cámara Web (si tienes una), tus bocinas y audífonos, y tus aplicaciones de software, como pueden ser Zoom, Microsoft Teams, Google Meet u otras. Examina funciones como las de chat, silenciamiento y combinación de fondo para asegurarte de que sabes cómo activarlas y desactivarlas rápidamente según sea necesario durante una reunión importante.

Considera el uso de cámaras Web y audífonos diseñados específicamente para videoconferencias. Te sorprenderá la claridad que aportan a tus comunicaciones.

Para que se te vea mejor, evitando ángulos de cámara y encuadres inadecuados, tu cámara de video debería estar a la altura de los ojos y no demasiado cerca de tu cara. También debes acordarte de silenciar el audio cuando no estés hablando, para reducir el ruido de fondo. Esos pequeños detalles pueden influir muy positivamente en tu comunicación.

Practicar, practicar y practicar.

Hay gente a la que las reuniones le resultan facilísimas. ¿Cómo lo hacen?

Pura práctica. Tú puedes hacer lo mismo. Haz una "reunión" con un miembro de la familia (o sólo tú) y grábate. Luego reproduce la grabación para ver qué imagen proyectas. ¿Era buena la iluminación? ¿Oías tus propias palabras? ¿Tenías un fondo apropiado? Ve videos, podcasts y otros consejos online para aprender cómo ofrecer tu mejor imagen y sonido en las reuniones.

Elimina distracciones.

Cuando te hayas familiarizado con la tecnología y practicado un poco, y te sientas capaz de organizar una reunión, haz todo lo posible para evitar las interrupciones. Una notificación electrónica, una llamada telefónica inesperada o un mensaje de texto de un familiar pueden distraerte y alterar el curso de la conversación. Puede ser conveniente tomar medidas como cerrar otras aplicaciones y silenciar el celular antes de empezar.

Cuida tu presencia ante la cámara.

Con la reunión en marcha, hay ciertas técnicas que pueden ayudarte a crear una impresión de seguridad y profesionalidad:

• Mira directamente a la cámara para establecer "contacto visual" con tus interlocutores.

• Procura no consultar tus notas muy a menudo, ni desviar la mirada hacia los lados.

• Dirígete a los otros participantes por su nombre, eso los hará sentirse incluidos.

• Varía el tono de tu voz para expresar tu personalidad y transmitir cordialidad, es una técnica que aprenden los periodistas y los actores de teatro.

Accesibilidad. Cordialidad. Autenticidad.

La eficiencia es una prioridad constante en los negocios, pero en estos momentos es totalmente aceptable (incluso aconsejable) anteponer un poco el contacto humano a la eficiencia.

En este periodo de distanciamiento social, mucha gente sentirá más la necesidad de comunicarse a nivel personal con sus compañeros de trabajo. No olvidemos que trabajando desde la casa no hay oportunidad de pláticas improvisadas en el pasillo o junto a la cafetera. Por lo tanto, puede ser buena idea reservar unos minutos al comienzo de las reuniones para que los asistentes se reconecten socialmente, compartan noticias o simplemente intercambien saludos. Dedica tiempo al aspecto social. Es esencial para que los negocios fluyan correctamente.

Los expertos también dicen que en la comunicación por video la autenticidad destaca más que la perfección. Hagamos lo posible por comportarnos con naturalidad (dentro de los límites de una reunión empresarial, obviamente). Ante todo, ten consideración.

Ayuda a otros a unirse a la conversación.

Las videoconferencias se ven como situaciones formales en las que algunos nuevos participantes pueden sentirse incómodos o nerviosos. Para contrarrestarlo, puede ser útil imaginar las reuniones como conversaciones normales. Los organizadores pueden fomentarlo dirigiéndose expresamente a personas concretas e invitándolas a participar. Por ejemplo, "Rosa, sabemos que eres experta en el tema. ¿Qué opinas al respecto?".

No dudes en repetir información.

En este caso, la redundancia no está de más. Por razones técnicas, mucha gente puede tener dificultades para oír bien todo lo que se dice. Pueden ser debido a una conectividad intermitente, o por interrupciones causadas por el entorno (como se mencionó previamente). Además, en las videollamadas, hay una tendencia involuntaria a hablar a la vez que otros participantes. 

Sea cual sea la razón, si dejas claro que las interrupciones son posibles, no dudas en repetir información relevante y resumes contenidos y acciones posteriores, puedes relajar el ambiente y comunicar tu contenido de manera más eficaz.

Y un último consejo: sé tolerante.

Es evidente que algunas personas tienen mucha más experiencia que otras en la organización de videoconferencias y en presentaciones desde ubicaciones remotas. Puede que tú seas una de esas personas. Pero muchas otras recién empiezan a desenvolverse en ese entorno. Todo el mundo necesita algo de tiempo para habituarse. Un día se sentirán tan a tus anchas como tú.