Heel wat bedrijven zijn in een razend tempo overgestapt van werken op kantoor naar thuiswerken. Het is dan ook begrijpelijk dat IT zich voornamelijk bezig heeft gehouden met oplossingen om mensen aan de slag en productief te houden. Bedrijfscontinuïteit was, met alle mogelijke middelen, de topprioriteit.

Maar naarmate de lockdown voortduurt en kantoormedewerkers steeds meer gewend raken aan de routine van thuiswerken, kijken IT-managers verder dan alleen de basisbehoeften. Nu hebben IT-managers het over het verbeteren van de thuiswerkervaring.

Volgens een recent onderzoek onder 400 IT-managers door CIO.com is hun topprioriteit zowel het verbeteren van de werkervaring als de digitale transformatie. Managers zijn zich bewust van het belang van werknemerstevredenheid. Ze weten dat de gebruikerservaring een indicatie is voor het succes van IT, en dat een slechte ervaring in deze overgangsperiode tot heel wat dure problemen kan leiden voor IT.

Om potentiële problemen te voorkomen, kunnen IT-managers nu al stappen zetten om werknemers van alle nodige tools te voorzien om zowel thuis als op kantoor efficiënt en productief te werken.

Werknemers die thuiswerken ondersteunen

Voor heel wat medewerkers was de overgang naar thuiswerken niet eenvoudig. Systemen, processen en beleidsregels over werken op afstand stonden op voorhand niet goed vast. Daardoor moesten zakelijke gebruikers vaak genoegen nemen met wat ze ter beschikking hadden, en moesten ze ook nieuwe toepassingen en tools gebruiken om samen te werken met collega's.

Dat kan IT snel heel wat kopzorgen geven vanwege problemen met ondersteuning en beveiliging. Werknemers die voor het eerst op afstand werken, proberen thuis alles uit te zoeken en nemen contact op met IT wanneer ze problemen niet zelf kunnen oplossen. Ook beveiliging werd een punt van zorg voor IT toen werknemers toepassingen begonnen te gebruiken die niet waren goedgekeurd.

Natuurlijk hebben werknemers geen kwade bedoelingen. Ze hebben gewoon de hulp van IT nodig om thuis met deze samenwerkingstools aan de slag te gaan. Welke videovergadersoftware moeten ze gebruiken? Wat zijn de beste apps voor samenwerken en chatten? Moeten ze een webcam gebruiken? Vermindert een headset het achtergrondgeluid? En zo zijn er nog meer vragen.

Gezien het belang van de gebruikerservaring voor de productiviteit, efficiëntie en werknemerstevredenheid is dit hét moment om webcams en headsets toe te voegen aan de standaardapparatuur voor werknemers. Deze samenwerkingstools zijn speciaal ontwikkeld voor videovergaderingen om effectiever te vergaderen en deelnemers een positieve ervaring te geven.

• Headsets verbeteren niet alleen het geluid voor de mensen die ze dragen, maar ook voor de andere deelnemers. Zorg dat iedereen goed klinkt en alles kan horen.

• Hoogwaardige webcams met HD-resolutie en aanpasbare verlichting kunnen gebruikers meer op hun gemak stellen over hoe ze eruitzien, zodat ze zich comfortabeler voelen voor de camera.

De terugkomst naar het kantoor vlot laten verlopen

Het is goed mogelijk dat het merendeel van de kantoormedewerkers voorlopig op afstand zal blijven werken, in elk geval een deel van de tijd. Wanneer medewerkers terug naar het kantoor gaan, zal die omgeving er wellicht heel anders uitzien. IT-teams kunnen zich in tussentijd proactief voorbereiden op een wijdverbreide implementatie van video-oplossingen.

De meeste analisten zijn het erover eens dat video een grotere rol zal spelen in vergaderingen, hoofdzakelijk omdat zakelijke gebruikers een betere vergaderervaring willen. Medewerkers die nooit of zelden gebruik hebben gemaakt van videoconferencing, zien nu de waarde in van video tijdens vergaderingen en zullen meer geneigd zijn video-oplossingen te gebruiken voor samenwerking.  

Een consistente ervaring met videovergaderen kan deze overgang tussen thuis en kantoor vlotter doen verlopen. Door werknemers een zakelijke licentie voor de gekozen videotoepassing te verlenen, zorgt u dat iedereen snel vergaderingen kan plannen, starten en beheren, zowel thuis als op kantoor. En met een consistent platform op alle computers en in alle vergaderruimtes stroomlijnt u de ervaring voor alle werknemers zodat ze efficiënter kunnen werken.

Voor heel wat organisaties maakt het aanbieden van videovergaderen deel uit van een groter doel, namelijk het beschermen van de gezondheid van medewerkers en het bewaren van de fysieke afstand. IT kan dit doel ondersteunen door toezicht te houden op het gebruik van vergaderruimtes om te verzekeren dat er niet te veel mensen tegelijk aanwezig zijn. Een tool voor apparaatbeheer op afstand zoals Logitech Sync kan inzicht bieden in gegevens zoals vergaderruimtegebruik.

Van gebruikersadoptie naar gebruikerstevredenheid

Naast advies over de keuze en implementatie van de juiste samenwerkingstools kan IT ook de gebruikerstevredenheid verhogen met tips over efficiënt gebruik van deze technologie. Deze tips kunnen bijvoorbeeld in de vorm van YouTube-video'sworden geleverd. Instructies hoeven niet ingewikkeld te zijn. Hoe eenvoudiger, hoe beter.

IT kan ook andere teams zoals HR ondersteunen bij het opstellen van best practices en beleidsregels voor thuiswerken. Basisaanbevelingen zijn bijvoorbeeld beter leren communiceren via video of videovergaderingen veilig houden.

Voor bedrijven en organisaties die al tips en richtlijnen hadden voor thuiswerken, kunnen deze suggesties ze helpen kracht bij te zetten. Maar als uw medewerkers het nog niet gewend zijn om thuis te werken, zal tijdige hulp en ondersteuning een groot verschil maken voor hun ervaring en tevredenheid. En daarnaast kan het ook vermijdbare problemen met beveiliging en ondersteuning voorkomen.

Uiteindelijk is het in het belang van IT en de organisatie om de implementatie van videovergaderen zo eenvoudig mogelijk te maken. Dit doen ze door van werknemerstevredenheid een prioriteit te maken en voor een consistente ervaring te zorgen. Analysebureau Nemertes stelt: "Videovergaderen wordt een succes wanneer systemen intensief worden gebruikt, de productiviteit wordt verbeterd en aan de algemene samenwerkingsbehoeften van de organisatie wordt voldaan."