Artigo: Como adotar o escritório híbrido: Como o Flex Desking incentiva o engajamento dos funcionários

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Escritório aberto com mesas flexíveis

A mesa compartilhada é uma ideia cuja hora chegou.

Mas essa não é uma ideia nova. Algumas empresas têm experimentado a mesa flexível desde a década de 1990. Mas o trabalho híbrido criou as condições que fazem da mesa compartilhada uma ótima abordagem para otimizar o espaço do escritório e incentivar a conexão humana, algo que é desesperadamente necessário no local de trabalho hoje.

Neste artigo, vamos explorar os problemas que as empresas enfrentam com as soluções de mesas compartilhadas e como uma abordagem colaborativa entre as equipes de Gestão do local de trabalho, RH e TI para projetar e implementar um espaço de trabalho compartilhado pode ajudar a atrair os funcionários e, ao mesmo tempo, promover a conexão e o engajamento dos funcionários.

Estamos conectados para nos conectarmos uns com os outros

Pesquisas mostram que a era pós-pandemia tem sido difícil para os funcionários, apesar de alguns benefícios claros como maior autonomia e menos tempo gasto em deslocamentos. Os funcionários costumam se sentir isolados e relatar “falta de interações pessoais com seus colegas, clientes e amigos”. Como resultado, cerca de 43% dos funcionários também se sentia desconectados de sua empresa, tornando-os mais propensos a procurar trabalho em outro lugar.


Um dos principais insights dessa experiência é que o escritório não é apenas um lugar para se sentar em um computador. Tem um valor social muito importante. Os humanos são com fio para conexão social, e nós entramos no escritório em parte para estar com nossos colegas. Não apenas para colaborar, mas também para compartilhar tempo juntos.

Reunião presencial no escritório

Ao fornecer recursos sociais que promovam a conexão humana, uma solução de mesa flexível pode ajudar. Exploraremos alguns desses recursos abaixo.

Os funcionários precisam dos dispositivos certos em suas mesas

Um grande desafio que as empresas precisam resolver ao considerar uma solução de mesas compartilhadas é como garantir que os funcionários estejam preparados para o sucesso ao chegarem ao escritório. Os padrões estabelecidos para a produtividade pessoal podem precisar ser revisados - e não devem se limitar aos recursos para os quais foram otimizados nas últimas duas décadas. (Veja nosso estudo, Como fornecer aos seus funcionários soluções para o trabalho híbrido.) 

Quando os funcionários foram atribuídos mesas, cada mesa incluía todos os dispositivos de que um funcionário precisaria - um monitor, teclado, mouse, docking station e assim por diante. A produtividade depende de ter esses dispositivos familiares na mão.

Funcionário usando uma configuração de desktop de videoconferência

Uma organização pode fornecer esses dispositivos para cada mesa em um ambiente de design flexível, mas isso levanta dúvidas adicionais. O que acontece se um dispositivo não estiver funcionando? Ou desapareceu? Ou não está carregado ou conectado? Como a equipe de TI pode acompanhar todos esses dispositivos para garantir que estejam sempre atualizados, funcionando totalmente e prontos para uso quando os funcionários chegarem?

Otimizar o escritório requer inteligência na mesa

Você não pode gerenciar o que não pode medir. À medida que as empresas revisam sua pegada imobiliária em um ambiente híbrido com muitos mais funcionários trabalhando remotamente, elas precisam saber: De quantas mesas são necessárias? Quantas mesas estão realmente sendo usadas? Quais áreas ou andares do escritório são muito usados e quais não são?

Insights como esses podem ser valiosos para tomar decisões com base em informações sobre ambientes imobiliários e escritórios. Chamamos isso de “inteligência na mesa” e, a seguir, explicamos como uma solução de mesa flexível pode oferecer isso. 

Sem precisar dizer que, se sua empresa não está captando essa inteligência, está perdendo uma grande oportunidade de otimizar seu espaço de escritório.

Apresentamos o Logi Dock Flex e a reserva de mesa

A solução da Logitech para ajudar as empresas a promover o engajamento dos funcionários, fornecer insights sobre o espaço do escritório e garantir que os funcionários estejam preparados para o sucesso é a combinação do Logi Dock Flex e do nosso software de reserva de mesas.

A Logi Dock Flex é uma dock station gerenciada que conecta periféricos de desktop, fornece energia para o laptop e inclui uma tela de 10,1” que mostra claramente quem reservou a mesa e mesas disponíveis. A tela permite a personalização na mesa, desde exibir papéis de parede pessoais ou da empresa até separar mensagens para garantir que a mesa não seja usada por outra pessoa.

Equipamento de reserva de mesas

A Logitech Desk Booking combina recursos de gerenciamento de mesas flexíveis no Logitech Sync com recursos de reserva para funcionários sociais no Logi Tune. No aplicativo móvel e desktop Tune, os funcionários podem navegar pelos locais da mesa, encontrar um colega de trabalho próximo e verificar se a mesa tem os periféricos de sua preferência.

Com o Sync, as equipes de TI e de gerenciamento de espaços de trabalho podem gerenciar e controlar a experiência de reserva de mesa. Eles também podem monitorar o equipamento conectado. Além disso, o Sync coleta insights sobre as tendências de reserva de funcionários para permitir um melhor planejamento do espaço.

Análise de mesa do Sync

Ofereça uma ótima experiência ao usuário e conexão social

Usando o aplicativo Logi Tune em seu telefone ou laptop, os funcionários podem facilmente reservar uma mesa com antecedência e verificar se ela está pronta para uso quando chegarem. Eles podem escolher sua mesa com base na localização, preferências, como periféricos preferidos ou proximidade com colegas de equipe.

Ao garantir que o local esteja próximo às pessoas com quem quer trabalhar, em uma área onde quer se sentar, essa solução promove uma melhor experiência no escritório para os funcionários. Além disso, o Logi Dock Flex permite que os funcionários personalizem a mesa com uma mensagem ou fotos.No momento da publicação deste artigo, esse recurso pode ainda não estar disponível para o Logi Dock Flex. Antes de chegar, o Logi Dock Flex exibe uma mensagem para que outras pessoas saibam quem reservou a mesa. Se ele sair para o almoço, a tela de 10” também pode mostrar essa mensagem.

O Logi Dock Flex também funciona com sua plataforma de reunião empresarial. Ele é emparelhado com o Microsoft Teams como um painel de reserva do Teams e com a Reserva de espaço de trabalho do Zoom para fornecer uma experiência de usuário consistente em mesas compartilhadas e salas de reunião.

Mas talvez a melhor coisa sobre essa solução de mesas compartilhadas da perspectiva do funcionário seja como ela promove a conexão social. Antes de reservar uma mesa, os funcionários podem ver quem já está no local e quem planeja vir. Eles podem selecionar uma mesa próxima às pessoas com quem gostam de trabalhar. Depois de reservar uma mesa, notifique os colegas de trabalho e coordene tudo por mensagens no aplicativo.

Garanta que mesas compartilhadas estejam sempre prontas

Quando os funcionários chegam a uma mesa reservada, precisam poder conectar seus laptops e começar a trabalhar. Mesas e periféricos que não funcionam podem criar uma experiência ruim no escritório para os funcionários e uma dor de cabeça para a equipe de TI.

“Se algum componente não estiver funcionando, os funcionários geralmente vão encontrar outra mesa. Essa é apenas a realidade”, comenta Craig Ishii, líder de marketing de soluções da Logitech. “Até que a equipe de TI saiba sobre o problema, é tarde demais.”

Com o Sync, o aplicativo da Logitech que a equipe de TI pode usar para gerenciar salas de reunião e dispositivos de desktop, você pode receber alertas automáticos se o próprio Logi Dock Flex ou quaisquer periféricos conectados a ele não estiverem funcionando, precisarem ser atualizados ou forem desconectados.

Igualmente importante, o Logi Dock Flex foi projetado para evitar problemas de início. Ele inclui todas as portas de que você precisa. Conecte até dois monitores e vários periféricos com três portas USB gerenciadas pela equipe de TI e Ethernet para segurança. Os dispositivos podem ser conectados e travados com segurança para que você não precise se preocupar com o equipamento sendo desconectado ou removido da mesa.

 

Vista traseira do equipamento de reserva de mesa flexível

Otimize para o presente e prepare-se para o futuro

Uma solução robusta de mesas compartilhadas deve oferecer dados e insights que permitam que as empresas desenvolvam estratégias de planejamento de escritórios mais inteligentes e flexíveis. Infelizmente, a maioria das soluções existentes não oferece esses insights, especialmente se a precisão depender do comportamento do usuário.

Esse é o problema. A maioria das soluções depende dos funcionários fazerem o check-in quando chegam à mesa. Mas os funcionários são notoriamente inconsistentes ao fazer isso.

A melhor parte da nossa abordagem é que o Logi Dock Flex registra os check-ins reais automaticamente. Quando os funcionários conectam seus laptops com o cabo USB-C, não apenas todas as suas preferências são lembradas, incluindo as configurações do dispositivo e fotos na tela, o que os funcionários adoram, mas seu check-in também é registrado e armazenado.

 

equipamento de reserva de mesa flexível

Com essa funcionalidade, a equipe de Gestão do Espaço de Trabalho tem uma ideia muito mais clara de como o escritório está sendo usado. Faz parte da inteligência na mesa que mencionamos anteriormente. Seja por insights sobre dias de gravidade no escritório, tendências de não exibição ou mesas populares perto da cozinha ou janelas, esses insights facilitam o planejamento e as conversas sobre as políticas do espaço de trabalho com outras partes interessadas na organização.

Análise precisa de dados na sincronização

“O Logi Dock Flex nos ajudou a reduzir nossa pegada imobiliária na Califórnia em dois terços. Agora operamos em uma proporção 3:1 de pessoas para mesas não atribuídas. O Logi Dock Flex nos fornece os insights de que precisamos para redefinir o espaço de mesa subutilizado para importantes funções de cliente, sociais e de aprendizagem que se tornaram essenciais para o trabalho híbrido.” – David Houseman, chefe de experiência no local de trabalho, Logitech

Conclusão

Há uma verdade que nos é lembrada ultimamente: Somos animais sociais e trabalhamos em um escritório, em parte, para estar com os outros. As empresas Logi Dock Flex e Logitech Desk Booking apoiam a meta de aprimorar a conexão social e a cultura do escritório.

Mas para o gerenciamento do local de trabalho e a TI, há outros benefícios igualmente valiosos. Para essas partes interessadas, obter “inteligência na mesa” permitirá um gerenciamento mais eficaz dos desktops e espaços de trabalho, otimizando o espaço do escritório e planejando as necessidades futuras.

Para começar, saiba mais sobre o Logi Dock Flex e o software Logitech Desk Booking.

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