Nos últimos 10 anos, houve um aumento constante no uso da videoconferência, à medida que as empresas distribuídas globalmente passaram de reuniões em pessoa e teleconferências para videoconferências. Mas, como vimos, uma crise como a que estamos enfrentando atualmente pode acelerar a adoção de novas tecnologias e gerar mudanças permanentes de comportamento. Isso certamente parece se aplicar ao caso da videoconferência.        

A questão é: Você está pronto?

Para os profissionais de TI responsáveis pelo provisionamento e gerenciamento dos sistemas de videoconferência, esse momento representa uma oportunidade de se antecipar à onda de adoção de vídeo. Enquanto as pessoas trabalham em casa, as equipes de TI podem usar esse tempo para se concentrar no seguinte:

• Prontidão operacional
• Requisitos e orçamentos da nova tecnologia
• Ferramentas de gerenciamento remoto de dispositivos

Cuidar de atualizações e outros requisitos operacionais.

Com a maioria da força de trabalho em casa, esse é um bom momento para garantir que os dispositivos e sistemas da sala de conferência estejam atualizados, incluindo a atualização de software e firmware. Você já ativou novos recursos como o enquadramento automático? Considere fazer essas atualizações agora. Você também pode usar esse tempo para trabalhar no provisionamento de salas para videoconferência enquanto estiverem desocupadas. 

Essa também é uma boa oportunidade  examinar políticas e sistemas de segurança para proteger videoconferências (e conteúdos compartilhados) contra invasões e convidados indesejados.

Planeje-se para ter mais videoconferências e ajuste o orçamento adequadamente.

À medida que os usuários corporativos passam rapidamente do telefone para o vídeo e fazem da videoconferência seu modo preferido de comunicação, eles também solicitam novas ferramentas de hardware para dar suporte aos requisitos de vídeo. Isso pode significar substituir computadores desktop por laptops ou atualizar laptops para lidar com software de vídeo que exigem muito do computador. Você pode optar por diminuir o ciclo de atualização em laptops, por exemplo, para atender a essa necessidade. 

Depois que os usuários entenderem que os níveis de iluminação e ruído em um escritório em casa podem ser imprevisíveis, é provável que eles  também peçam webcams, fones de ouvido e outros periféricos para melhorar a experiência de videoconferência para si e para os outros.

E, é claro, mudanças como essas podem afetar os orçamentos de TI. No caso de agências e organizações governamentais cujo ano fiscal geralmente começa em 1º de julho, é um bom momento para analisar o orçamento de TI e determinar se as prioridades precisam ser ajustadas antes que os pedidos de home-office sejam realizados. Mas todas as empresas devem considerar as implicações da onda de adoção rápida de vídeos e garantir que seus orçamentos reflitam essa realidade.

Considere implantar ferramentas remotas de gerenciamento de aplicativos e dispositivos. 

À medida que o número de salas de conferência e dispositivos aumenta em sua organização, torna-se cada vez mais benéfico empregar uma ferramenta de gerenciamento remoto de dispositivos. Esses aplicativos permitem provisionar e gerenciar salas de conferência, dispositivos e software facilmente. Eles permitem implantar atualizações de produtos e correções de bugs para garantir que os sistemas e salas estejam funcionando e atualizados. Eles oferecem visibilidade aos problemas da sala de conferências em tempo real, para que você possa resolvê-los antes que afetem uma reunião.

E, é claro, essas tarefas podem ser realizadas a partir de um local remoto, minimizando as visitas ao local.

Tão importante quanto isso, uma ferramenta remota de gerenciamento de dispositivos pode fornecer informações valiosas sobre métricas, como a utilização da sala. Esses dados podem ser usados para melhorar o agendamento de reuniões e o provisionamento de hardware. Para saber mais sobre a ferramenta de gerenciamento de dispositivos remotos da Logitech para videoconferência, consulte Logitech Sync.

Documente as melhores práticas.

Uma boa recomendação final é ter certeza de que está documentando as medidas que está tomando para facilitar o uso de vídeo na empresa. Em muitas organizações, essa mudança representa uma aceleração das iniciativas existentes. Pode ser necessário justificar solicitações de orçamento à luz das mudanças de prioridades e da rápida adoção do vídeo. Dar transparência do trabalho que você está realizando à sua gerência pode ajudar com suas necessidades de orçamento.

Adapte-se a um ambiente que é simultaneamente temporário e permanente.

Não há dúvida de que os recentes eventos globais aceleraram as tendências em trabalhar remotamente e em casa. Embora reconheçamos que os pedidos atuais de home-office mudarão com o ambiente de incertezas, não devemos esperar que tudo volte a ser como era antes. Parece claro que haverá menos viagens de negócios, mais videoconferências e mais trabalho remoto. 

É recomendável que os gerentes de TI adotem uma abordagem proativa nessa situação e se preparem para uma onda ainda maior de adoção de vídeo e videoconferência. Fazer isso pode ajudar a atender às necessidades do usuário e, ao mesmo tempo, minimizar solicitações de suporte e registros de problemas.