Como maximizar seu investimento no Microsoft Teams Rooms

Você está otimizando os ambientes da sala de reunião?

Os funcionários podem entrar em qualquer sala e começar uma videoconferência com apenas um toque?

Com uma ótima experiência na sala de reunião, os funcionários usarão cada vez mais o software de videoconferência e o equipamento de áudio/vídeo que você comprou. Siga estas quatro etapas para melhorar a experiência na sala de reunião.

• Adicione um controlador por toque: um controlador por toque instalado na parede ou na mesa da sala de reunião, como o Logitech Tap, permite aos funcionários iniciar ou entrar em uma reunião com apenas um toque na tela. Chega de confusão para descobrir como iniciar a reunião.

• Ofereça suporte a qualquer aplicativo de videoconferência. As salas de reunião costumam ter um software de videoconferência padrão, como o Microsoft Teams. Assim é mais fácil e rápido entrar em reuniões, menos quando você precisa usar um serviço diferente. O Logitech Swytch resolve esse problema ao possibilitar que qualquer pessoa conecte um laptop e entre em um webinar ou uma reunião virtual.

• Otimize o design de som: você deve ter investido em uma bela TV 4K de tela plana para cada sala. Mas e o som? Pense em uma câmera de conferência, como a Rally Bar com a tecnologia de inteligência artificial integrada RightSound™, para nivelar vozes altas e baixas automaticamente, remover o barulho de fundo e aprimorar a qualidade do som continuamente.

• Inclua um quadro branco na reunião: os quadros brancos são perfeitos para fazer brainstorming, mostrar ideias e aumentar a colaboração, mas os funcionários não conseguem usá-los com eficácia em videoconferências. Foi por isso que criamos a Logitech Scribe, uma câmera para quadro branco com inteligência artificial que transmite o conteúdo do quadro para a reunião com nitidez superior.

Você oferece suporte para o trabalho remoto?

Os funcionários têm dispositivos individuais de colaboração que os ajudam a se sentirem mais incluídos e presentes nas reuniões?

Boa parte das pessoas se olham no espelho antes de entrar em uma reunião. É a natureza humana. Todos queremos ter uma boa aparência e falar bem quando estamos em uma videoconferência. E isso é ainda mais verdade quando entramos em uma reunião remota. 

Os funcionários remotos também se preocupam com o conceito da equidade em reuniões. Eles querem contribuir igualmente para a conversa. Para que isso aconteça, a experiência da reunião deve ser tão natural para eles quanto para aqueles que estão fisicamente presentes na sala.

Levando isso tudo em consideração, seguem algumas etapas para melhorar a experiência dos funcionários com dispositivos de colaboração pessoal.

• Ofereça periféricos de nível empresarial: em pedidos durante a quarentena, alguns funcionários descobriram algo que a equipe de TI já sabe. O equipamento de áudio e vídeo desenvolvido para consumidores não é ideal para empresas e não é preparado para videoconferências.
  
  Em comparação, os headsets Logitech trazem os recursos que os funcionários desejam, como silenciamento automático, e que a equipe de TI também deseja, como certificações dos principais fornecedores de software. Aswebcams Logitechtêm mais frames por segundo e melhor resolução, campo de visão e qualidade de lente, além de integrações com fornecedores de software de vídeo para proporcionar reuniões otimizadas.

• Ofereça um kit “trabalhe de casa”: o que os funcionários remotos realmente querem é trabalhar em um ambiente semelhante ao do escritório. A equipe de TI pode ajudar os funcionários fornecendo ferramentas para trabalho remoto que incluem uma webcam e um headset específicos para reuniões, além de uma combinação de mouse/teclado/monitor.

No final do dia, buscar uma experiência melhor para os funcionários aumenta as taxas de adesão de videoconferências e ajuda a justificar o investimento feito.

Você está tornando o departamento de TI mais eficiente?

Os administradores de TI podem gerenciar salas e dispositivos com facilidade de qualquer lugar?

O tempo gasto por administradores de TI implantando, gerenciando e oferecendo suporte a dispositivos individuais de colaboração e videoconferência também precisa ser incluído no cálculo do ROI.

Por exemplo, quando os funcionários utilizam webcams e headsets prontos para uso e que não possuem a certificação do serviço de videoconferência que sua organização usa, os funcionários e a equipe de TI podem ter alguns problemas. Como já mencionado anteriormente, fornecer um kit de dispositivos aprovados e certificados para trabalho remoto pode ajudar a reduzir os tickets de suporte e simplificar os possíveis problemas.

Veja três etapas extras que você pode seguir para otimizar as funções da equipe de TI e reduzir o tempo que ela gasta resolvendo problemas em videoconferências.

• Implante novos appliances de vídeo. Um novo tipo de câmeras para reuniões chamado “barras de vídeo all-in-one” pode ser instalado diretamente no monitor da sala e executar o serviço de vídeo em nuvem em um appliance de computação integrado. Com uma câmera como a Rally Bar (certificada para Microsoft Teams como um dispositivo USB), ter menos componentes permite uma instalação mais rápida com menos fios.

• Implante um console de gerenciamento de dispositivos remotos: com centenas de salas e dispositivos para gerenciar, os administradores de TI precisam de eficiência máxima. Criamos o Logitech Sync para facilitar o fornecimento de suporte a implantações de vídeo em larga escala e ao mesmo tempo reduzir a quantidade de visitas ao local e de tickets para a equipe de suporte, tudo a partir de uma interface simples baseada no navegador.

• Ofereça vídeos de instruções simples: muitos problemas podem ser evitados com a distribuição de um vídeo simples de 30 segundos para os funcionários.

O investimento em tecnologia raramente é um evento isolado. Esse certamente é o caso do uso de vídeo. Ainda que a plataforma de videoconferência que você usa possa parecer um grande investimento, o sucesso dela depende de muitos outros fatores, como adesão do usuário, experiência na sala de reunião e o tempo gasto pela equipe de TI. Quando você presta atenção a todas essas áreas, consegue maior retorno sobre o investimento.