Videoconferências são novidade para você? Talvez você tenha usado o FaceTime ou se juntado a seus amigos em um happy hour virtual. Como muitos de nós, talvez você esteja descobrindo tudo isso.

Sem problemas. Os últimos meses trouxeram enormes mudanças na forma como trabalhamos e interagimos. O que não mudou foi o valor de comunicação e colaboração de qualidade. Embora a comunicação por vídeo seja diferente da comunicação em pessoa, não é preciso perder a eficiência seguindo algumas dicas rápidas e fáceis.

Reconheça que estamos em uma situação desconhecida.

Vamos começar entendendo em que estágio estamos. O trabalho remoto foi uma mudança repentina para muitos de nós, que não tivemos a oportunidade de criar um ambiente livre de distrações. Se esse é seu caso e você nem sempre é capaz de administrar bem o espaço em que se encontra, os especialistas sugerem que seja melhor ser franco quanto às possíveis interrupções. Por exemplo: "Só para avisar antes de começarmos que meus filhos estão aqui comigo, e eles podem aparecer de repente sem aviso prévio." Ou: "Peço desculpas antecipadamente caso tenha muito barulho de fundo e eu precise colocar no mudo."

Familiarize-se com sua tecnologia

Uma das melhores medidas que você pode tomar é se familiarizar com seus equipamentos. Nos referimos à sua webcam (se você tiver uma), suas caixas de som e/ou fones de ouvido e seus aplicativos de software, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou outros. Analise recursos como bate-papo, mudo e substituição de plano de fundo para garantir que você possa ativar e desativar rapidamente essas opções conforme necessário durante uma reunião importante.

Quando se trata de tecnologia, use de webcams e fones de ouvido projetados especificamente para videoconferências quando possível. Assim, você ficará impressionado com o grau de clareza ao se comunicar.

Para ter a melhor aparência possível e evitar ângulos e enquadramentos estranhos, posicione a câmera no nível dos olhos e a uma distância confortável. Além disso, não esqueça de usar o mudo quando não estiver falando para reduzir o ruído de fundo. A atenção a esses pequenos detalhes pode fazer uma grande diferença na maneira como sua comunicação é percebida.

Prática, prática, prática

Algumas pessoas fazem com que pareça tão fácil! Como elas fazem isso?

Elas praticam. E você também pode fazer isso. Tente fazer uma reunião com um membro da família - ou sozinho - e grave a conversa. Agora, toque a gravação para ver como você aparece para os outros. Como estava a iluminação? Você conseguiu se ouvir? Como estava o plano de fundo atrás de você? Não tenha medo de conferir vídeos, podcasts e outras dicas online para ter o melhor som e a melhor aparência possíveis.

Elimine as distrações

Quando você estiver confiante com os equipamentos, tiver tido a chance de praticar e estiver pronto para começar sua reunião, o pior que pode acontecer é ser interrompido. Uma notificação por email, um telefonema inesperado, uma mensagem de texto de um membro da família - tudo isso pode interromper e criar uma distração. Considere desligar outros aplicativos, silenciar o telefone e assim por diante, pelo menos durante a reunião.

Faça sua personalidade brilhar na frente da câmera.

Depois que a sua reunião em vídeo começar, há algumas técnicas que você pode usar para garantir que você se sinta confortável e alerta, como um profissional:

• Olhe diretamente para a câmera para fazer "contato visual" com as pessoas com quem está falando.

• Tente evitar olhar para as suas anotações ou para o lado com muita frequência.

• Fale os nomes das pessoas a que se dirige; isso os ajuda a se sentir incluídos.

• Varie o tom da sua voz para expressar seu personalidade, uma técnica usada por jornalistas e atores de teatro.

Esteja presente. Seja sociável. Seja autêntico

A eficiência é sempre uma prioridade nos negócios, mas hoje em dia é perfeitamente aceitável - e até recomendável - comprometer um pouco a eficiência por uma questão de integração.

Em tempos de distanciamento social, muitas pessoas sentirão uma necessidade mais forte de se conectar de forma pessoal com seus colegas. Por um lado, essas reuniões improvisadas no corredor e conversas casuais não acontecem quando todos trabalhamos em casa. Com isso em mente, tente reservar alguns minutos no início das reuniões para que as pessoas se reconectem socialmente, compartilhem notícias e apenas digam um oi. Tire um tempo para cultivar o aspecto social. Isso é essencial para fluir os negócios.

Especialistas também indicam que o mais importante na comunicação via vídeo é a autenticidade, e não a perfeição. Portanto, seja você mesmo - dentro dos limites do contexto de uma reunião de negócios, é claro! Acima de tudo, seja consciente.

Ajude outras pessoas a participarem da conversa

Há uma formalidade nas videoconferências que pode fazer com que os novatos se sintam desconfortáveis ou ansiosos em participar ou se manifestar. Para superar esse sentimento, geralmente é útil pensar nas reuniões como conversas. Os organizadores da reunião podem promover isso falando diretamente com as pessoas na reunião e convidando-as a participar. Por exemplo, “Jasmine, eu valorizo muito sua experiência. O que você acha desse assunto?”

Repita as informações frequentemente

Esse é o momento em que se repetir não é ruim. Devido a considerações tecnológicas, as pessoas costumam ter dificuldade em ouvir tudo o que é dito. Elas podem ter uma conexão intermitente ou podem ser interrompidas por coisas acontecendo em suas casas (pelos motivos discutidos acima). Também há uma tendência que pessoas interrompam umas às outras em videochamadas, mas não intencionalmente. 

Qualquer que seja o motivo, você pode tranquilizar as pessoas e comunicar suas ideias de maneira mais eficaz, reconhecendo as interrupções e permitindo que reiterem os principais pontos e resumam suas ideais e as próximas medidas necessárias.

Por fim, um último conselho: Seja compreensivo.

Algumas pessoas claramente têm muito mais experiência na organização de videoconferências e apresentações de locais remotos, como em suas próprias casas. Talvez você seja assim. Mas muitos de nós estão apenas começando. Vamos dar a todos o espaço de que precisam para ficar estranhar o começo. Assim como no seu caso, eles também aprenderão.