Creación de un lugar de trabajo más inteligente: Cómo los espacios de oficina flexibles benefician a los empleados y a las empresas
Aborde los requisitos cambiantes del lugar de trabajo y de la plantilla con tecnología innovadora y adaptable
Si se pregunta a los líderes empresariales qué tecnología impulsará a sus empresas en los próximos cinco años, la mayoría hará referencia a la Inteligencia Artificial. Es una elección inteligente. Si se hace correctamente, puede aumentar la eficiencia, reducir las cargas administrativas y capacitar a los empleados para concentrarse en lo que mejor saben hacer. Pero hay otra inversión con el poder de transformar el lugar de trabajo con la misma profundidad: la inversión en el propio lugar de trabajo.
Un espacio de trabajo moderno, adaptable y cuidadosamente diseñado no solo respalda la productividad, sino que inspira la creatividad y atrae a las personas a la oficina. A través de una tecnología de lugar de trabajo inteligente y flexible, las organizaciones pueden ofrecer entornos de trabajo más saludables y experiencias mejoradas para los empleados, a la vez que maximizan el valor de los espacios de oficina.
¿Pero cómo?
Este artículo explora cómo están cambiando los lugares de trabajo y las plantillas, además de las tecnologías innovadoras que ayudan a las empresas a adaptarse. Desde superar los desafíos del trabajo flexible hasta aprovechar las oportunidades que proporcionan los espacios de trabajo más inteligentes, nos adentraremos en las soluciones que pueden mejorar su lugar de trabajo y permitir que su empresa prospere.
Una nueva realidad para los espacios de oficina
Hoy en día, el simple hecho de proporcionar un escritorio y un ordenador a cada empleado no es suficiente. La forma en que llevamos a cabo las tareas, abordamos la asistencia a la oficina e interactuamos entre nosotros en un entorno empresarial ha cambiado para siempre.
Según una encuesta reciente realizada en 11 países, el 44 % de las personas prefiere entornos de trabajo híbridos, el 39 % quiere estar en la oficina a tiempo completo y el 17 % prefiere el teletrabajo. Ahora las personas eligen trabajo en función de la flexibilidad que ofrecen; algunos duran de 9 a 5 años en la oficina, mientras que muchos aceptarían un salario más bajo si pudieran seguir teletrabajando.
Esta diversidad de preferencias puede hacer que el diseño del lugar de trabajo sea un desafío. Sin embargo, el acto de reunir a las personas en persona sigue siendo tan importante como siempre. La oficina debe ser un lugar atractivo y útil desde el que los empleados quieran trabajar. Deberían poder realizar las tareas sin limitaciones y beneficiarse del tiempo que pasan junto a sus compañeros. La encuesta tecnológica CCS reveló que más de la mitad de los empleados afirmaban que la interacción social y un sentido de comunidad eran las ventajas más importantes de las oficinas corporativas. Mientras tanto, al 33 % le preocupaba que un enfoque híbrido limitara su capacidad para desarrollar relaciones laborales. Los teletrabajadores a menudo pueden sentirse aislados, ya que el 43 % informa de una desconexión de su empresa, lo que hace que tengan más probabilidades de buscar oportunidades en otro lugar.
Los espacios de oficina deben ser capaces de satisfacer las demandas modernas, tanto si los empleados están presentes ocasionalmente como todos los días. Por ejemplo, más del 50 % de los empleados encuestados por Appspace afirmó que ir a la oficina «es una pérdida de tiempo». Muchos afirmaron que sus oficinas no apoyaban la productividad y que había muy pocos compañeros para que pudieran colaborar de manera eficaz.
En resumen, ya no es factible un enfoque único para el diseño del lugar de trabajo. Las empresas deben priorizar la flexibilidad y la experiencia de los empleados para obtener beneficios significativos en la actualidad, además de la capacidad de adaptarse a medida que los requisitos del lugar de trabajo continúan evolucionando.
Lugares de trabajo diseñados para el trabajo moderno
En Logitech, estamos abordando las demandas cambiantes del lugar de trabajo mediante el uso de información basada en datos para reimaginar nuestros espacios de oficina. El rediseño de nuestra oficina de San José se centró en la creación de espacios que inspiren la productividad y respalden la conexión humana, a la vez que se adapta al cambio hacia salas de reunión más pequeñas con vídeo y una distribución de escritorio flexible. Basamos nuestro enfoque centrado en las personas en las lecciones aprendidas en nuestras otras oficinas globales, ayudando a abordar los desafíos logísticos, así como a mejorar la participación y la innovación.
La oficina de Logitech en San José ofrece una amplia gama de espacios de trabajo, incluidas áreas de escritorio flexibles.
Del mismo modo, Neiman Marcus Group (NMG) también ha adoptado la flexibilidad y el diseño centrado en las personas mediante la tecnología Logitech. Su enfoque único sustituyó las sedes corporativas tradicionales por una red de hubs centrados en la colaboración. Al priorizar la equidad y la accesibilidad, NMG garantiza que todos los empleados, independientemente de su ubicación, tengan acceso a una experiencia de trabajo óptima. Su hub emblemático Dallas-Fort Worth redefine el diseño de oficina convencional, dedicando el 70 % de su espacio a la colaboración y el 30 % a estaciones de trabajo individuales. Esta filosofía de «imán, no mandato» atrae a los empleados a la oficina por elección, creando un entorno que fomenta la productividad, la conexión y la flexibilidad.
Sin embargo, los requisitos cambiantes no solo afectan a las organizaciones que ofrecen teletrabajo y trabajo flexible. Incluso aquellos que requieren una asistencia 100 % in situ deben adaptar sus lugares de trabajo para garantizar que los empleados reciban apoyo durante toda su jornada laboral. Para las grandes organizaciones, la magnitud y la complejidad de esta tarea pueden hacer que la transición sea particularmente difícil.
Tomemos Amazon, por ejemplo. Un informe de Business Insider sobre su mandato de regreso al trabajo subraya las dificultades de restablecer las operaciones a tiempo completo en la oficina después de años de trabajo híbrido y remoto. En tales situaciones, es posible que los espacios de trabajo tradicionales no puedan satisfacer la demanda, ya que problemas como la insuficiencia de escritorios, salas de reunión y recursos limitados dificultan el regreso a la oficina. Ilustra cómo incluso las organizaciones más grandes deben equilibrar cuidadosamente las expectativas y preferencias de los empleados con la eficiencia operativa.
Entonces, ¿cuáles son los siguientes pasos?
Cómo las organizaciones pueden afrontar el desafío del lugar de trabajo
Para garantizar el éxito a largo plazo, las organizaciones deben replantearse los espacios de oficina para satisfacer las necesidades actuales de la empresa y su personal.
Tanto si trabajan de forma flexible como si están en la oficina a diario, los empleados quieren que los espacios en los que trabajan funcionen para ellos. Mucho antes de que prevaleciera el teletrabajo flexible, un estudio de Steelcase reveló que el 95 % de los trabajadores necesitaban espacios privados y silenciosos, pero solo el 40 % afirmó que sus lugares de trabajo se los proporcionaban. La mayoría de los empleados requieren diversos entornos, como zonas tranquilas para concentrarse, escritorios disponibles para la productividad, espacios de reunión reducidos para debates rápidos y espacios más grandes y bien equipados para reuniones colaborativas.
En los dinámicos entornos de trabajo actuales, la eficiencia y la comodidad son esenciales. Las organizaciones deben ofrecer espacios de trabajo diversos y flexibles que se adapten a diferentes estilos de trabajo y simplifiquen al máximo las tareas diarias, ya que la tecnología juega un papel fundamental para mejorarlas.
Características clave de lugares de trabajo más inteligentes
Sistemas de reserva de salas y escritorios fluidos para garantizar que los empleados puedan encontrar y reservar fácilmente los espacios que necesitan.
Tecnología de colaboración que se puede mover rápidamente de un espacio a otro para satisfacer las diferentes necesidades de las reuniones.
Sensores de ocupación inteligentes que ayudan a administrar los espacios compartidos de forma eficaz, liberando automáticamente las salas no utilizadas para maximizar la disponibilidad y minimizar el desperdicio de recursos.
Sistemas de programación integrados para mantener informados a los empleados, lo que mejora su capacidad para coordinarse con los compañeros y aprovechar al máximo su tiempo en la oficina.
En última instancia, un lugar de trabajo flexible debería ser precisamente eso. La idea no es simplemente implementar y olvidar, sino aprender y adaptarse. Las organizaciones tienen la responsabilidad de mantenerse al tanto de las tendencias y ajustar los espacios en consecuencia para garantizar los mejores resultados.
Enfoques para supervisar y optimizar el lugar de trabajo
Recopilar información sobre el uso del espacio y los dispositivos para identificar problemas o áreas de mejora.
Ajuste de los espacios según las necesidades cambiantes, como los niveles de asistencia fluctuantes.
Supervisión de factores como la calidad del aire y la eficiencia climática o energética de las salas para promover entornos de trabajo más saludables y sostenibles.
Proporcionar a los equipos de TI herramientas para administrar y supervisar dispositivos en varias ubicaciones de oficina para garantizar la disponibilidad y la eficacia de los espacios.
Ahora, veamos lo que eso significa en la práctica...
Redefiniendo el lugar de trabajo con espacios flexibles y escritorios flexibles
Los espacios flexibles y los Flex Desks se han convertido en enfoques eficaces para abordar las necesidades cambiantes del lugar de trabajo.
Los escritorios flexibles son similares a los «hot desks» y utilizan escritorios compartidos para optimizar el espacio de oficina de manera eficaz, especialmente en entornos de trabajo flexibles. Al permitir que los empleados encuentren rápidamente un lugar para trabajar en lugar de operar desde un escritorio permanente, los Flex Desks garantizan que se pueda hacer frente a la asistencia fluctuante y maximizan el valor de la tecnología basada en la oficina. Soluciones como Logi Dock Flex mejoran esos espacios. Al servir como estación base administrada y sistema de reserva de escritorios, permite a los empleados ver los detalles de la reserva y asegurar un escritorio libre cuando lo necesiten.
Además, los espacios flexibles no se limitan a los escritorios. Son espacios de colaboración grupal de concepto abierto que incluyen mobiliario y equipos modulares y móviles. Los espacios flexibles polivalentes pueden alojar a equipos de todos los tamaños, desde tres hasta cuatro personas y hasta más de 20. Para optimizar el proceso de reserva y minimizar los conflictos de horarios, los espacios flexibles se pueden equipar con un panel de programación como Tap Scheduler. Esto permite a los empleados ver la disponibilidad de las salas y reservar espacios al instante o con antelación, tanto si se trata de salas con vídeo como de salas dedicadas a interacciones en persona sin tecnología adicional. Pero las salas fijas no siempre son capaces de adaptarse a las exigencias de los lugares de trabajo actuales. La adaptabilidad es crucial, por lo que la capacidad de crear un espacio flexible de forma ad hoc es una inversión esencial. Esto requiere soluciones todo en uno flexibles, portátiles y que se puedan adaptar sin esfuerzo a medida que las empresas crecen o ajustan su distribución, integrándose perfectamente en espacios abiertos y salas pequeñas y medianas. Los dispositivos como Rally Board 65 son ideales para la videocolaboración y el uso de pizarras, pero lo suficientemente compactos para sesiones de lluvia de ideas, reuniones de mano o salas de formación. Además de su flexibilidad, dispositivos todo en uno como estos se pueden montar en una mesa, pared o carro y se pueden mover de un lugar a otro. Esto significa que la tecnología de colaboración en una sala de reunión se puede reutilizar rápidamente para impulsar una reunión híbrida más grande en un espacio abierto de tamaño mediano.
Rally Board 65 en un carrito se puede mover fácilmente de un espacio a otro.
Al implementar herramientas como estas, las organizaciones pueden crear entornos flexibles y funcionales que devuelvan a los empleados a la oficina y les capaciten para trabajar de la manera que les convenga.
Simplicidad de reserva de salas y escritorios
La reserva eficiente de salas y escritorios es fundamental para una experiencia de espacio flexible perfecta. Para los escritorios flexibles, todo lo que se suele requerir es reservar con antelación (o ad hoc) y conectar un portátil para empezar. Las salas y los espacios abiertos se pueden reservar de la misma manera, ofreciendo una simple conexión a portátil o dispositivo específico a través del cual se puede unirse a las reuniones. Los sistemas de reserva como las Reservas de escritorio de Logitech y la Reserva de salas, disponibles con planes de servicio Logitech Essential o Select, permiten un mejor uso del lugar de trabajo y experiencias de reserva más sencillas. Para los dispositivos Logitech, como Tap Scheduler y Logi Dock Flex, Logitech Sync reúne todas estas funciones a la vez que proporciona información de uso y supervisión y administración remotas para el departamento de TI. Las herramientas interactivas también pueden ayudar a los empleados a reunirse y colaborar de manera más eficaz en las instalaciones. Soluciones como Logitech View permiten la navegación y la reserva de oficinas al proporcionar una vista en tiempo real de la distribución de las oficinas a través de una pantalla táctil. Esto proporciona una forma atractiva de encontrar escritorios, espacios e incluso compañeros de trabajo mediante controles táctiles ampliables.
Logitech View, Logi Dock Flex y Tap Scheduler en un espacio de oficina abierto.
Automatización sin esfuerzo
Con soluciones inteligentes, integradas y flexibles, los lugares de trabajo no solo son más fáciles de navegar y agradables de trabajar, sino que también son capaces de eliminar los procesos manuales. Los sensores independientes o los que se encuentran dentro de los dispositivos pueden respaldar la automatización del lugar de trabajo que lleva a cabo acciones comunes de forma automática. Un ahorro de tiempo único como estos puede facilitar actividades estándar como reservar y liberar espacios. Por ejemplo, con la activación de Libro automático y Liberación automática a través de una licencia Essential o Select, el proceso es tan sencillo como entrar o salir de una sala. Cuando se detectan personas en un espacio, se crea automáticamente una reserva. Cuando esas personas se van, se elimina la reserva. Esto funciona tanto si la sala se está usando para una reunión de vídeo como para una sesión presencial.
Si bien la reserva y la automatización fluidas mejoran las interacciones diarias, los sensores y los dispositivos inteligentes tienen un papel adicional, pero igualmente importante, que desempeñar en el lugar de trabajo moderno...
Fácil acceso a información sobre el espacio de oficina
La optimización de los espacios de oficina requiere información práctica para guiar las decisiones sobre el espacio de trabajo. Con datos precisos en tiempo real, las organizaciones pueden identificar problemas y llevar a cabo una optimización del espacio más informada. La tecnología de lugar de trabajo inteligente, incluidas las soluciones con sensores integrados como Rally Board 65, lo respalda al recopilar una amplia gama de información, desde la ocupación hasta factores medioambientales. Comprender qué espacios se utilizan (o se sobreutilizan) y cuáles no puede ayudar a identificar problemas y proporcionar una imagen clara de los ajustes que mejorarán la eficiencia y las experiencias de los empleados. Al mismo tiempo, las mediciones del clima de las salas, la calidad del aire y el uso de energía equipan mejor a las organizaciones para detectar problemas y mejorar el bienestar y SOSTENIBILIDAD. Para una entrada más amplia y avanzada, se pueden colocar sensores ambientales y de presencia específicos, como Logitech Spot, en salas de reunión, cabinas telefónicas y salas de reunión estándar. Esto proporciona ocupación precisa e información medioambiental para respaldar la gestión de los espacios a lo largo del tiempo, incluso aquellos sin tecnología existente. El acceso a mediciones ambientales más detalladas, incluidos los niveles de CO2 y las partículas en el aire, contribuye a mantener entornos de trabajo cómodos, productivos y saludables. Al combinar la facilidad de uso con información práctica, estas herramientas mejoran la experiencia en la oficina, lo que garantiza que las empresas estén equipadas para adaptarse y que los empleados puedan prosperar en entornos de trabajo flexibles.
Ocupación de Logitech Spot y sensor medioambiental colocado en las salas de reunión.
Adopte el lugar de trabajo moderno hoy
A través de una cartera integrada de soluciones, software y servicios de un solo proveedor, Logitech facilita la implementación de tecnología en el lugar de trabajo que marque una diferencia genuina para sus empleados y su empresa. Entendemos que crear un lugar de trabajo realmente flexible y eficiente requiere algo más que áreas abiertas y escritorios flexibles; requiere herramientas inteligentes e intuitivas que empoderen a los empleados y optimicen los recursos de la oficina. Un lugar de trabajo más inteligente mejora la productividad y respalda la colaboración, lo que hace que visitar las oficinas sea una alegría.
Al adoptar enfoques innovadores, aprovechar los datos e implementar las herramientas adecuadas, su empresa puede crear espacios flexibles y optimizados como estos. Un lugar de trabajo que no solo maximiza el valor de sus inversiones y se adapta a las necesidades cambiantes, sino que también empodera a sus empleados para prosperar, porque cuando los empleados están en su mejor momento, también lo está su empresa.
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