Se ha escrito mucho sobre el costo de las reuniones improductivas. Doodle, por ejemplo, estima que las reuniones empresariales improductivas cuestan a las compañías 541 mil millones de dólares anuales en concepto de pérdida de productividad y tiempo de los empleados. Cifras como ésa son convincentes pero no cuentan toda la historia. En realidad, parte del tiempo "improductivo" dedicado a reuniones es bastante importante.

Las reuniones son situaciones inherentemente sociales y ese aspecto se suele subestimar. Las conexiones sociales son parte esencial de la vida laboral de todos los empleados. Además, las conexiones sociales positivas aportan beneficios a las empresas u organizaciones grandes, al fomentar el compromiso y la lealtad de los empleados.

Lamentablemente, el aspecto social del trabajo de oficina se ha visto seriamente afectado con la pandemia del coronavirus y el confinamiento resultante. Pero hay esperanzas.

Echando mano de las videoconferencias, los organizadores de reuniones pueden revitalizar las conexiones sociales durante esta época de distanciamiento social. Hay evidencia de que las videoconferencias no sólo mejoran la efectividad general de las reuniones, sino que podrían tener efectos positivos posteriores, tales como la mejora de la productividad y el compromiso de los empleados.

Por qué las conexiones sociales son tan importantes en el lugar de trabajo

El sentido de pertenencia es innato en los humanos y un sentido de pertenencia en el trabajo puede aumentar nuestro bienestar y nuestra voluntad de contribuir al éxito de la organización. Según un artículo publicado en Forbes.com, las empresas que fomentan las conexiones sociales en el lugar de trabajo y ayudan a los empleados a establecer relaciones sólidas entre sí ayudan a crear una fuerza laboral exitosa.

Tanto para los empleados como para sus empresas, las conexiones sociales saludables en el trabajo ofrecen una serie de beneficios:

• Mejor creatividad y resolución de problemas

• Mayor productividad

• Incremento de la lealtad

• Mayores tasas de retención de empleados

Cómo restablecer las conexiones sociales mediante videoconferencias

La falta de conexiones sociales es un problema durante un periodo de distanciamiento social y aislamiento personal en el que no hay encuentros espontáneos ni conversaciones en los pasillos de la empresa. Afortunadamente para los empleados y las organizaciones, los estudios indican que las videoconferencias pueden ser un sustituto efectivo de esas conversaciones informales y restaurar el sentido de pertenencia y conexión que les falta a las personas durante el distanciamiento social.

Según el doctor Joseph A. Allen, catedrático de Psicología Industrial y Organizativa en la Universidad de Utah, los encuentros cara a cara y las videoconferencias son muy similares en términos de efectividad y satisfacción general, mientras que las llamadas telefónicas son considerablemente menos efectivas. La razón: las videoconferencias ofrecen una gran cantidad de "valor informativo" a través de señales no verbales además de la comunicación oral. Esas señales no verbales, como pueden ser una mirada comprensiva o un sencillo gesto con la mano, son vitales para crear una conexión social.¹

De hecho, es posible que durante este periodo de cuarentena, las videoconferencias contribuyan a aumentar las conexiones sociales de formas apenas vislumbradas antes de la pandemia.

Por ejemplo, ahora muchos trabajadores de oficina se reúnen habitualmente por video desde sus propias cocinas, salas y jardines. No es inusual que durante esas reuniones hagan su aparición los hijos de alguno de ellos, que también están en casa debido a la cuarentena. Las mascotas también tienen un papel en el guión. Y podemos ver los cuadros, los libros y los adornos que hay en las casas de nuestros compañeros de trabajo. Todos estos detalles de los hogares y las vidas personales de otros nos dan una idea de quiénes son. Ese contexto puede crear familiaridad, empatía y una conexión más profunda entre compañeros.

Conclusiones clave para organizadores de reuniones y responsables de TI

Comprender la importancia de las conexiones sociales, cómo se forman y cómo se pueden restablecer mediante videoconferencias para los teletrabajadores nos aporta datos relevantes y recomendaciones para los organizadores de reuniones y los administradores de TI.

1. Dedicar un tiempo a charlar antes de entrar de lleno en la reunión. Haciendo los primeros momentos de una reunión más informales y fomentando la puntualidad de los asistentes, los organizadores de reuniones pueden hacer sitio para charlas breves que creen una conexión social.²

2. Reservar tiempo para reuniones no programadas o no estructuradas. En las reuniones improvisadas, como es el caso de las conversaciones en los pasillos, se hace a veces el trabajo más importante.³

3. Reducir la duración de las reuniones. Con reuniones breves y bien definidas se pueden obtener las ventajas de las conexiones sociales y también reducir el riesgo de hastío, un síntoma tristemente común de este periodo de cuarentena.⁴

4. Prever interrupciones. Establece reglas básicas y normas de tolerancia a las interrupciones. Actualmente las interrupciones causadas por niños y mascotas son probablemente inevitables y demuestran que todos somos humanos.

5. Celebrar la individualidad. La visibilidad que tenemos ahora de la vida de nuestros colegas puede ayudarnos a conocernos un poco mejor.4

6. Sacar partido de las herramientas de videoconferencia. Los audífonos con micrófono y las cámaras Web diseñados específicamente refuerzan las ventajas aportadas por las videoconferencias al permitir ver y oír claramente a todos los participantes. Para una conexión social satisfactoria es necesario que nos veamos y nos escuchemos. 

Después de la cuarentena

Como señala el doctor Allen: "Para implementar la distancia social no hay por qué aislarse socialmente". Las videoconferencias ofrecen una oportunidad de fortalecer las conexiones sociales que son tan importantes en el lugar de trabajo y que muchos de nosotros extrañamos actualmente.

Además, deberíamos recordar lo que hemos aprendido durante esta pandemia cuando termine el confinamiento y algunos empleados regresen a la oficina. Podemos convertir la videoconferencia en un elemento básico de futuras reuniones, y usarlo para entendernos y compenetrarnos mejor.

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1 Para obtener más información, lee: https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/, 12 de marzo 2020.

2 Para obtener más información, lee: Allen, J. A., Landowski, N., Lehmann-Willenbrock, N. (2014), "Linking Pre-meeting Communication to Meeting Effectiveness". Journal of Managerial Psychology, 29(8), 1064-1081.

3 Para obtener más información, lee: Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013), "Manager-led Group Meetings: A context for promoting employee engagement". Group and Organization Management, 38, 543-569.

4 Para obtener más información, lee: Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015), "How differences make a difference: The role of team diversity in meeting processes and outcomes". In J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, and S. G. Rogelberg (Eds.) The Cambridge Handbook of Meeting Science. (págs. 153-176). Nueva York, NY: Cambridge University Press.