Viendo la rapidez con que muchas empresas han pasado del trabajo en la oficina al teletrabajo, es comprensible que los equipos de TI se hayan concentrado en mantener activos y productivos a sus usuarios. La continuidad del negocio ha sido la prioridad número uno, sin lugar a dudas.

Sin embargo, mientras se mantiene la situación de confinamiento y los trabajadores de oficina se habitúan a una rutina de trabajo desde casa, los responsables de TI empiezan a ocuparse de otras necesidades menos cruciales y dirigen su atención a la experiencia del trabajo remoto.

Según una encuesta entre 400 responsables de TI realizada recientemente por CIO.com, la principal prioridad es la mejora de las experiencias laborales vinculada a la transformación digital. Los responsables entienden la importancia de la satisfacción de los empleados. Saben que la experiencia del usuario es una medida del éxito de las funciones de TI, y que una experiencia deficiente durante este periodo de transición puede acarrear una serie de problemas costosos para su departamento.

Para anticiparse a posibles problemas, los responsables de TI pueden tomar medidas para que los teletrabajadores tengan las herramientas adecuadas para trabajar de forma eficaz, tanto en casa como en la oficina.

Entender las preocupaciones de los trabajadores a distancia

A muchos empleados les ha resultado difícil la transición al trabajo desde casa. Los sistemas, los procesos y las políticas relativas al teletrabajo no estaban correctamente establecidos de antemano. Como resultado, los usuarios empresariales han tenido que manejarse con lo que tenían disponible, incluida la adopción de nuevas aplicaciones y herramientas para colaborar con otros colegas trabajando a distancia.

Esa situación puede convertirse rápidamente en una inmensa preocupación para los departamentos de TI y crear problemas de soporte y seguridad. Los empleados que trabajan vía remota por primera vez tienen que averiguar cómo funciona todo en su casa y recurrir al departamento de TI cuando no pueden resolver los problemas por su cuenta. La seguridad también plantea problemas para TI cuando los empleados empiezan a usar aplicaciones no aprobadas por la empresa.

Por supuesto, las intenciones de los empleados son buenas y solicitan la opinión de TI sobre herramientas de colaboración para el teletrabajo. ¿Qué software de videoconferencia deberían usar? ¿Qué aplicaciones de colaboración y chat son las mejores? ¿Deberían usar una cámara Web? ¿Deberían usar audífonos con micrófono para reducir el ruido de fondo ?

Dada la importancia de la experiencia del usuario para la productividad, la eficiencia y la satisfacción laboral, éste es un buen momento para añadir cámaras Web y audífonos con micrófono a la serie de herramientas estándar con las que se equipa a los empleados. Estas herramientas de colaboración están diseñadas específicamente para reuniones por video y aumentan tanto la efectividad de las reuniones como la percepción positiva de los participantes.

• Los audífonos con micrófono mejoran el sonido no sólo para quienes los usan sino también para otros participantes de una reunión. Asegúrate de que todos escuchen y se les escuche bien.

• Las cámaras Web de alta calidad con resolución HD y funciones de ajuste de iluminación pueden contribuir a que los usuarios se sientan más seguros de su imagen ante la cámara y por lo tanto más a gusto en una reunión.

Facilitar la transición del regreso a la oficina

Es muy posible que en el futuro próximo la mayoría de los empleados de oficina trabajen a distancia al menos parte del tiempo. Al regresar a la oficina, lo más probable es que el entorno sea muy diferente. Entretanto, los equipos de TI pueden preparar de manera proactiva la adopción generalizada del uso de video.

La mayoría de los analistas están de acuerdo en que las videoconferencias jugarán un papel más importante, a iniciativa principalmente de usuarios empresariales que buscan una mejor experiencia de reunión. Los empleados que apenas habían utilizado videoconferencias han descubierto el valor de agregar video a las reuniones y serán más partidarios de usarlo para colaborar.  

Una experiencia de videoconferencia uniforme puede facilitar esta transición entre el teletrabajo y el trabajo en la oficina. Al proporcionar a los empleados una licencia empresarial para la aplicación de video preferida, todos podrán programar, comenzar y administrar reuniones rápidamente, ya sea en la oficina o en casa. Además, la implementación de una misma plataforma en escritorios y salas de reuniones simplifica la experiencia de los empleados y les permite trabajar de manera más eficiente.

Para muchas organizaciones, la disponibilidad de las videoconferencias es parte de un objetivo más amplio de mantener la salud de los empleados y el distanciamiento social. Una manera en que TI puede apoyar este objetivo es monitoreando el uso y la ocupación de las salas de reuniones para evitar aglomeraciones. Una herramienta remota de administración de dispositivos como Logitech Sync puede revelar información sobre métricas de utilización de salas.

De la adopción por parte del usuario a la satisfacción del usuario

Además de ayudar a los usuarios a seleccionar o adoptar las herramientas de colaboración adecuadas, TI puede aumentar la satisfacción del usuario mediante consejos sobre el uso de esa tecnología. Estos consejos podrían suministrarse, por ejemplo, como una serie de vídeos de YouTube. Cuanto más sencillas sean las instrucciones, mejor.

TI también puede ayudar a otros departamentos (por ejemplo los de RRHH) a desarrollar mejores prácticas y políticas de teletrabajo. Las recomendaciones básicas pueden incluir cómo mejorar las habilidades de comunicación con video o cómo mantener seguras las reuniones por video.

Si hay empresas y organizaciones que han establecido prácticas y políticas de teletrabajo, estas sugerencias pueden avalar las normas vigentes. Pero si el trabajo vía remota es algo nuevo para los empleados, el apoyo y asesoramiento oportunos harán que su experiencia sea mejor, y además podrían evitar problemas de seguridad y soporte a la empresa.

Tanto a TI como a la empresa les conviene facilitar al máximo la adopción de las videoconferencias. Este objetivo se puede lograr priorizando la satisfacción de los empleados y creando una experiencia consistente. Según la firma de analistas Nemertes, el éxito de las videoconferencias se consigue cuando los sistemas se utilizan mucho, mejoran la productividad y satisfacen las necesidades generales de colaboración de la organización.