Já se falou muito do custo das reuniões improdutivas. O Doodle, por exemplo, estima que as reuniões de negócios improdutivas custam às empresas US$ 541 bilhões em perda de produtividade e tempo dos funcionários todos os anos. Embora convincentes, estatísticas como essas não contam toda a história. Parte do tempo “improdutivo” gasto nas reuniões é realmente muito importante.

As reuniões são inerentemente sociais, e esse aspecto das reuniões geralmente é subvalorizado. A conexão social é uma parte vital da vida profissional de todos os funcionários. Conexões sociais saudáveis também oferecem benefícios para as empresas ou organizações de grande porte, em parte promovendo o envolvimento e a dedicação dos funcionários.

Infelizmente, o aspecto social do trabalho no escritório foi severamente colocado à prova em muitas empresas devido à pandemia por coronavírus e ao confinamento resultante. Mas há boas notícias.

Aproveitando os recursos da videoconferência, os organizadores de reuniões podem revitalizar a conexão social durante esse período de distanciamento social. Há evidências adicionais de que a videoconferência não apenas melhora a eficácia geral das reuniões, mas também pode ter efeitos positivos posteriores, como melhorar a produtividade e o envolvimento dos funcionários.

Por que a conexão social é tão importante no local de trabalho

O desejo de ter um sentimento de pertencimento é inato dos seres humanos, e tal sentimento de pertencimento no trabalho pode aumentar nossa felicidade e nossa disposição de contribuir para o sucesso da organização. De acordo com um artigo no Forbes.com, “Os empregadores que apoiam as conexões sociais no local de trabalho e ajudam os funcionários a estabelecer um forte relacionamento entre si ajudam a criar uma força de trabalho bem-sucedida”.

Para os funcionários e as empresas para as quais trabalham, a conexão social saudável no trabalho oferece vários benefícios:

• Maior criatividade e resolução de problemas

• Maior produtividade

• Maior dedicação

• Maiores taxas de retenção de funcionários

Como a videoconferência recupera a conexão social

A falta de conexão social é um problema durante o período de distanciamento social e autoisolamento, quando reuniões improvisadas e conversas no corredor não estão ocorrendo. Felizmente para funcionários e organizações, a pesquisa acadêmica indica que a videoconferência pode ser um substituto eficaz para essas conversas informais e pode recuperar o sentimento de pertencimento e a conexão dos quais as pessoas sentem falta durante o distanciamento social.

De acordo com o Dr. Joseph A. Allen, professor de Psicologia Industrial e Organizacional, reuniões presenciais e por videoconferência são essencialmente iguais em termos de eficácia e satisfação geral, enquanto que a teleconferência é significativamente menos eficaz. Conheça a razão: A videoconferência oferece uma grande quantidade de “valor informativo” através de sugestões não verbais, bem como através do diálogo verbal. Esses sinais não verbais — um olhar simpático, um simples gesto com a mão — são vitais para criar uma conexão social.¹

De fato, é possível que durante esse período de autoquarentena, a videoconferência possa realmente aumentar a conexão social de formas não consideras antes da pandemia.

Por exemplo, os funcionários de escritório agora fazem as reuniões por vídeo rotineiramente na privacidade de suas próprias cozinhas, salas de estar e quintais. Não é incomum nessas reuniões que os pais sejam interrompidos por seus filhos, que estão sempre em casa devido à quarentena. Os animais de estimação também fazem suas aparições. Podemos ver os quadros que nossos colegas exibem de fundo ou os livros e bibelôs em suas estantes. Todos esses detalhes das casas e das vidas pessoais de nossos colegas de trabalho nos dão uma visão de quem eles são. Esse contexto pode criar familiaridade, empatia e conexão mais profunda entre colegas.

Principais tópicos para organizadores de reuniões e gerentes de TI

Compreender a importância da conexão social, como ela é formada e como a videoconferência pode recuperá-la para os funcionários remotos proporciona informações e recomendações para os organizadores de reuniões e os gerentes de TI.

1. Reserve um tempo para “conversar antes da reunião”. Ao relaxar as formalidades no início de uma reunião, ao mesmo tempo em que incentiva as pessoas a serem pontuais, os organizadores da reunião podem, propositadamente, reservar um tempo para um bate-papo que crie conexão social.²

2. Reserve um tempo para reuniões não programadas ou não estruturadas. Às vezes, reuniões improvisadas, como conversas no corredor, são onde o trabalho mais importante é realizado.³

3. Faça reuniões mais curtas. Fazer reuniões curtas e precisas permite obter os benefícios da conexão social enquanto reduz o esgotamento da reunião, um sintoma muito comum desse período de quarentena.⁴

4. Espere interrupções. Estabeleça regras e normas básicas de que as interrupções são aceitáveis. As interrupções de crianças e animais de estimação provavelmente são inevitáveis agora e mostram que somos todos humanos, afinal.

5. Celebre a individualidade. A janela que temos para a vida de nossos colegas pode nos ajudar a nos conhecer um pouco melhor.4

6. Aproveite as ferramentas de videoconferência. Os headsets e webcams desenvolvidos para este fim reforçam os benefícios da videoconferência, tornando mais fácil ver e ouvir todos com nitidez. Ser visto e ouvido é um requisito necessário para uma conexão social saudável. 

Após a quarentena

Como observa o Dr. Allen, da Universidade de Utah, “não precisamos ficar em isolamento social para manter a distância social”. A videoconferência oferece uma oportunidade para fortalecer as conexões sociais que são tão importantes no local de trabalho e que muitos de nós estão perdendo agora.

Além disso, podemos usar as lições que aprendemos durante essa pandemia quando a necessidade “ficar em casa” já não for estritamente necessária e alguns funcionários já começarem a retornar ao escritório. Podemos fazer da videoconferência um elemento básico das reuniões futuras e usá-la para criar uma maior compreensão e empatia entre as pessoas.

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1 Para obter mais informações, consulte: https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/, 12 de março de 2020.

2 Para obter mais informações, consulte: Allen, J. A., Landowski, N., Lehmann-Willenbrock, N. (2014), “Linking Pre-meeting Communication to Meeting Effectiveness”. Journal of Managerial Psychology, 29(8), 1064-1081.

3 Para obter mais informações, consulte: Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013), “Manager-led Group Meetings: A context for promoting employee engagement”. Group and Organization Management, 38, 543-569.

4 Para obter mais informações, consulte: Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015), “How differences make a difference: The role of team diversity in meeting processes and outcomes”. In J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, and S. G. Rogelberg (Eds.) The Cambridge Handbook of Meeting Science. (pág. 153-176). New York, NY: Cambridge University Press.