As salas de reunião pequenas subitamente ficaram grandes.

Não em tamanho, é claro. Salas de reunião pequenas, também chamadas de salas pequenas, são projetadas para pequenos grupos de até seis pessoas, embora frequentemente tenham duas ou três. Isso não mudou. O que mudou é o número de salas de reunião pequenas.

Os analistas da Frost & Sullivan definem uma sala pequena como um espaço de aproximadamente 9 a 14 metros quadrados e uma capacidade de quatro a seis pessoas. Antes de 2020, aproximadamente 10% de todos os espaços de reunião eram classificados como salas pequenas. Em 2024, de acordo com as projeções da Frost & Sullivan, aproximadamente 75% das reuniões por vídeo serão realizadas em salas pequenas.

Se você trabalha em uma empresa ou organização que está repensando as estratégias para salas de reunião e criando novas salas pequenas e espaços de reunião pequenos, aqui estão alguns critérios importantes que devem ser considerados. Estes espaços pequenos têm requisitos específicos que os distinguem de salas de conferência maiores.

Como selecionar a câmera de videoconferência certa

Provavelmente os dois mais importantes critérios a considerar ao selecionar a câmera de videoconferência são seu campo de visão e tamanho geral.

Em salas de conferência grandes, que geralmente possuem mesas longas e estreitas, as pessoas podem se sentar bem longe da câmera. Em contraste, em pequenos espaços de reunião, as pessoas tendem a ocupar um espaço pequeno ao redor da câmera e do microfone. (Por isso o nome sala pequena.) Uma lente de ângulo amplo é necessária para assegurar que todos possam ser vistos pelo campo de visão da câmera. Incluir a capacidade de panorâmica e inclinação aprimora a capacidade de tornar todos que estão ao redor da mesa visíveis às pessoas do outro lado da reunião por vídeo.

Em segundo lugar, câmeras menores são apropriadas para espaços menores. A câmera deve ser relativamente discreta. A suas caixas de som e microfones embutidos, se incluídos, não precisam ser tão altas ou alcançar tão longe. Uma câmera compacta, multifuncional, com caixas de som embutidas, é uma boa opção.

Como assegurar som de alta qualidade 

Em uma sala ou espaço pequeno, você pode se sentir tentado a usar uma webcam simples. Eis porque você deveria reconsiderar isso. As caixas de som embutidas em uma webcam, assumindo que ela tenha caixas de som, são planejadas para um público de uma pessoa. Em uma reunião com seis pessoas, isso pode ser um problema.

Câmeras de conferência de alta qualidade também possuem componentes de áudio otimizados para salas, para assegurar que todos na reunião possam ouvir e ser ouvidos. Nivelamento automático e supressão de ruídos podem assegurar que as vozes mais baixas sejam ouvidas tão claramente quanto as mais altas. Um microfone com formação de feixe, que capta a pessoa que está falando com precisão adicional, é outro recurso útil. Capacidades de áudio como estas são especialmente importantes quando o espaço de reunião é em uma área aberta, onde há o potencial de ruídos de fundo significativos.

Gerenciando a sala e o equipamento

Conforme o número de salas de reunião na empresa cresce, você poderá querer uma forma fácil e eficiente de acompanhar o status de todos os dispositivos e aplicativos nestas salas.

Com isto em mente, algumas empresas estão optando por uma nova linha de câmeras de conferência chamadas “barras de vídeo” ou "appliances multifuncionais", que podem ser usadas como dispositivos individuais. Em vez de serem conectadas a dispositivos de computação separados, estas câmeras de conferência são anexadas diretamente à tela da sala e executam o serviço de vídeo da nuvem em seu próprio sistema operacional. Comparadas a dispositivos de vídeo e computação separados, as barras de vídeo são mais fáceis de instalar e mais simples de gerenciar e atualizar.

A IA e as análises também estão ganhando impulso para gerenciamento de salas. Estas capacidades podem oferecer insights valiosos sobre quais salas estão em uso, quais assentos estão desocupados, quantas pessoas estão presentes nas reuniões e assim por diante. Insights como estes podem ajudar a tomar decisões mais informadas sobre os espaços de reunião e o uso eficiente dos imóveis.

Como resolver problemas técnicos proativamente

Uma forma de evitar dores de cabeça para sua equipe de TI bem, como para os participantes da reunião, é verificar o status da sala remotamente e descobrir problemas antes que os funcionários chamem ou criem um ticket de ajuda. Melhor ainda é receber notificações imediatas quando um dispositivo não está funcionando ou um software precisa ser atualizado.

Considere usar um aplicativo como o Logitech Sync, um software gratuito que disponibiliza um painel limpo e fácil de ler, contendo o status de todas as salas. O Sync também possibilita a atualização remota de softwares e firmwares a partir de qualquer lugar.

Como simplificar a experiência para os funcionários

Para os funcionários, a experiência deve ser o mais simples possível. Os funcionários querem ferramentas de reunião que sejam fáceis, intuitivas e bem projetadas. Uma ótima experiência do usuário aumenta as taxas de adesão e ajuda a asseguram implementações bem-sucedidas na sala.

Uma forma de alcançar este objetivo é implementar consoles que possibilitem aos funcionários iniciar e encerrar a reunião com um único toque. Os mais novos controladores de sala até mesmo permitem que as pessoas usem a própria voz, para uma experiência de mãos livres. Estes controladores geralmente podem ser posicionados na parede para economizar espaço e manter as mesas livres de bagunça.

Os funcionários também querem flexibilidade. Sua empresa pode ter adotado um padrão de provedor de vídeo na nuvem para salas de reunião, mas os funcionários sabem que às vezes precisarão se reunir com parceiros ou colegas que usam outros aplicativos de vídeo. Com produtos como o Logitech Swytch, eles podem chegar em uma sala pequena, conectar seus próprios laptops e apresentar ou transmitir instantaneamente por meio de qualquer serviço de vídeo na nuvem.

Como otimizar o ambiente da sala

Ao planejar ou selecionar um espaço para sua área de reunião ou sala pequena, leve em conta alguns fatores, como: 

• Iluminação, tanto natural quanto artificial

• A cor das paredes e mobília

• O tipo de janelas e portas e como elas afetam a iluminação e privacidade

• Decoração, plantas e outros itens no plano de fundo

• Outras características da sala, como materiais empregados na construção.

Para saber mais sobre configuração de espaços de reunião por vídeo em espaços de reunião pequenos e salas de conferência maiores, veja nosso guia de salas em Logitech.com.