O que as pessoas acham das grandes salas de reunião? É complicado.

Por um lado, as salas de reunião grandes são ideais para determinadas funções da empresa, como reuniões de departamento e atualizações trimestrais. Por outro lado, elas possuem em geral equipamentos mais complexos, e uma instalação mais elaborada pode ser intimidadora para um organizador de reuniões normal.

Mas, isso não precisa ser assim. Com a solução certa de videoconferência, as salas grandes podem ser tão fáceis de equipar, gerenciar e usar quanto as salas pequenas.

Como você garante que as salas de reunião grandes estejam otimizadas e acessíveis para que sejam utilizadas como previsto e não fiquem desocupadas a maior parte do tempo? Preste atenção nestas cinco metas:

• Qualidade de imagem incrível

• Áudio cristalino 

• Gerenciamento simples pela equipe de TI

• Experiência perfeita do usuário

• Excelente desenho da sala

   

A escolha da câmera certa

Nas grandes salas de conferência e espaços para reuniões, é vital que a câmera possa capturar e enquadrar as pessoas que estão sentadas distantes da frente da sala. Além das pessoas no fundo da sala, a câmera também deveria ser capaz de capturar as pessoas em ambos os lados da sala.

Abranger a totalidade da sala é importante. Em câmeras de conferência para salas grandes, abranger toda a sala requer geralmente os recursos de panorâmica, inclinação e zoom (PTZ). A combinação de PTZ com a inteligência artificial permite que uma câmera mova automaticamente as lentes e ajuste o zoom. Conforme as pessoas se locomovem durante a reunião, por exemplo, para escrever no quadro branco, a câmera otimizada por IA reajusta automaticamente o ângulo da lente e o zoom para garantir que essas pessoas fiquem dentro do campo de visão.

Como proporcionar um excelente áudio

As inovações na tecnologia de áudio continuam melhorando a qualidade sonora das soluções para salas. Por exemplo, os microfones com formação de feixe e os softwares inteligentes podem isolar a pessoa que está falando, separar do ruído de fundo e minimizar o efeito de diafonia.

Para salas grandes, componentes de áudio modulares e ampliáveis são importantes para garantir que as pessoas que estão longe da câmera também sejam ouvidas. Adicionar microfones a uma mesa grande também oferece aos participantes da reunião um jeito cômodo de silenciar o som rapidamente.

Os alto-falantes que estão na frente da sala oferecem uma experiência de comunicação mais natural porque as vozes vêm do mesmo lugar que o vídeo. Isso pode parecer um pequeno detalhe, mas ter um viva-voz no centro da mesa desvincula o som do vídeo e não parece natural.

Como simplificar o gerenciamento da equipe de TI

Manter as salas grandes funcionando bem é essencial em um ambiente de trabalho colaborativo. Quando 20 pessoas aparecem para uma reunião, a última coisa que você quer é que o equipamento não funcione devido a problemas técnicos.

Certifique-se de que seu fornecedor proporcione uma ferramenta para gerenciamento da sala e do dispositivo que permita que você verifique as salas remotamente. Um painel claro e de fácil leitura que mostre o status do dispositivo deveria permitir que você detectasse os problemas antes  dos funcionários. Notificações em tempo real também ajudam.

Mas você está pensando, com certeza, em todos os seus espaços de reuniões e não apenas nas grandes salas de conferência. A consistência entre as salas facilita e simplifica muito mais o gerenciamento das salas e dos dispositivos

Opte por um fornecedor com um portfólio consistente de soluções para salas, de salas pequenas a grandes. Certifique-se de que tais soluções para salas permitem usar o dispositivo informático da sua escolha. E, se eles compartilham componentes como microfones e controladores por toque, isso fará com que controlar as peças sobressalentes seja muito mais fácil.

Finalmente, não esqueça do gerenciamento de cabos. Algo tão simples como um cabo desconectado pode desperdiçar muito tempo enquanto as pessoas tentam entender porque o equipamento para a reunião não está funcionando. Um emaranhado de cabos também não ajuda nada. Ambos os problemas afetam de forma negativa a experiência do usuário e a eficiência da equipe de TI.

Uma abordagem bem planejada, pelo contrário, manterá os componentes e cabos fora da vista e longe do perigo.

Como melhorar a experiência do usuário

Está claro o motivo pelo qual a experiência do usuário é um fator tão importante. Todo o planejamento do mundo não importa se os funcionários não acolhem bem a tecnologia. Frequentemente, a experiência do usuário em salas grandes é de baixa qualidade: difícil de usar, áudio e vídeo ruins ou totalmente sem conexão com a Internet. Alguns fornecedores oferecem soluções para salas grandes que funcionam de forma diferente das suas próprias soluções para salas pequenas e médias.

Os funcionários querem ferramentas de reunião que sejam fáceis, intuitivas e bem projetadas. Eles deveriam poder passar de uma reunião pequena em uma sala pequena para uma reunião em uma sala de conferência grande seguindo as mesmas etapas para iniciar as reuniões, sempre. Uma experiência consistente do usuário em diferentes salas aumenta as taxas de adoção.

Para tornar as reuniões ainda mais intuitivas, os controladores de sala permitem que os funcionários participem de uma reunião com um simples toque ou usem a voz para ter as mão livres.

Como otimizar o ambiente da sala

Além do sistema de câmera e som, há vários outros fatores a serem levados em consideração na sala em si. Iluminação, cor da sala, mobília e outros elementos do ambiente podem exercer um efeito sútil, ou não tão sútil, na experiência geral.

Aqui estão algumas recomendações no nosso Guia de design de salas de reunião:

• Uma sala de reuniões com iluminação uniforme ajuda a câmera a capturar cores, contrastes e definições de vídeo de forma mais precisa.

• Evite orientar a câmera em direção a janelas exteriores ou a outras fontes de iluminação intensas, como luminárias direcionais.

• Paredes com cores neutras proporcionam planos de fundo menos distrativos que ajudam a manter a atenção nos participantes.

• Retire ou evite móveis desnecessários, elementos sobre a mesa, plantas ornamentais, obras de arte carregadas, fotografias emolduradas com vidro reflexivo e objetos em movimento como cortinas.

• Considere acrescentar pequenas mesas altas e assentos leves de fácil mobilidade para organizações flexíveis em salas grandes.

• Evite superfícies rígidas em paredes, como metal, pedra ou vidro, que podem refletir o som e comprometer a qualidade do áudio.

• Use carpete em vez de azulejo ou assoalho de madeira, pois materiais mais macios e elevados absorvem melhor o som.

Como criar espaços de trabalho colaborativos

As empresas que pensam no futuro estão otimizando cada espaço de suas instalações para colaboração por vídeo, incluindo salas de reunião, escritórios individuais e escritórios domésticos para as pessoas que trabalham remotamente.

Iniciar uma reunião em qualquer lugar deveria ser uma experiência familiar para os funcionários. Deveria ser tão fácil começar uma reunião em uma sala grande assim como é fácil em qualquer outro espaço. Já se foram os dias em que as pessoas evitavam as grandes salas de conferência porque a tecnologia era complicada. Ou o sistema de videoconferência não estava funcionando.

Com uma solução para salas grandes baseada na Logitech Rally Plus, você pode ter certeza de que essas salas de reunião serão tão fáceis de usar e gerenciar quanto qualquer outra sala de conferência.

Para saber mais sobre como otimizar os espaços grandes de reunião, consulte nosso guia de salas em Logitech.com.