Se você é iniciante em videoconferência, provavelmente descobriu que é uma ótima ferramenta para se conectar com outras pessoas e realizar trabalhos, especialmente quando você não pode se encontrar pessoalmente com outros. Dito isto, é difícil ignorar histórias recentes sobre reuniões que foram invadidas. E talvez você esteja preocupado com isso acontecer com você.

Aqui está algo a ser considerado: Ao contrário da crença popular, a maioria dos "hackers" não é muito sofisticada. O hacker típico, como a maioria dos criminosos, busca alvos fáceis. Isso é uma boa notícia, porque significa que, com algumas etapas simples, qualquer pessoa pode impedir que hackers e sabotadores estraguem sua reunião.

Neste artigo, examinamos as etapas que as equipes de TI e os hosts de reunião podem seguir para garantir que as videoconferências fiquem seguras e protegidas.

Dicas para hosts de reunião

Em muitas organizações, as equipes de TI eliminam as suposições sobre segurança, determinando previamente as configurações na sua conta de software de videoconferência. Se você não tiver certeza de algo, é melhor começar com esses especialistas internos.

Além de consultar os especialistas, você deve se familiarizar com o painel de configurações do aplicativo de videoconferência de sua escolha. Certifique-se de gerenciar cuidadosamente os recursos que a TI tornou opcionais, especialmente no que se refere a quem pode participar de suas reuniões e como eles podem participar. Diferentes aplicativos de software de vídeo oferecem opções diferentes para essas duas áreas. Vamos discutir os dois de forma geral. Verifique seu aplicativo de vídeo preferido para ver quais opções se aplicam a você.

Controlando quem pode participar de sua reunião

Em geral, os aplicativos de videoconferência permitem que você, como anfitrião, decida quem pode participar de sua reunião, quem pode participar diretamente e quem precisa esperar em uma "sala de espera virtual" ou "lobby" antes de poder participar.

O controle mínimo permite que qualquer pessoa com um link entre sem restrição. O controle mais rigoroso permite apenas a participação de convidados e exige ainda que o host os aprove. Você pode obter o nível certo de controle para sua reunião através de opções como:

• Usar IDs de reunião gerados aleatoriamente para cada reunião que você hospeda, em vez de sua sala de reunião ou ID pessoal

• Fornecer um "lobby" ou "sala de espera" para os participantes até que o host entre na reunião ou aceite a entrada deles

• Definir uma senha para entrar na reunião

• Restringir sua reunião apenas a convidados (a configuração padrão em alguns aplicativos de vídeo)

• Bloquear sua reunião assim que ela começar, para que ninguém mais possa entrar

Como organizador da reunião, também é uma boa prática monitorar a lista de participantes, pedir que os participantes se identifiquem e remover aqueles que você não conhece. Essas precauções extras são especialmente importantes para reuniões grandes ou públicas.

Moderando sua reunião

Além de gerenciar quem pode participar de sua reunião, você também deve considerar:

• Quem tem ou não tem permissão para compartilhar conteúdo

• Quem pode falar ou interromper

• Quem controla a função mudo

• Quem pode iniciar uma gravação da reunião e quem pode acessar a gravação posteriormente

Essas são opções importantes para impedir que sua reunião seja invadida por um sabotador.

Em reuniões menores ou colaborativas, geralmente faz sentido permitir que todos falem e compartilhem conteúdo. Em reuniões maiores, no entanto, muitas vezes você quer restringir essas permissões apenas às pessoas que estão apresentando. Nessa situação, o recurso de bate-papo disponível na maioria dos aplicativos de videoconferência permite que os participantes que não apresentam se envolvam. Você também pode considerar opções como admitir participantes no modo mudo e desativar o recurso de bate-papo.

Conselho geral para todos os hosts e participantes da reunião

Além das recomendações acima, os hosts e os participantes devem seguir essas práticas recomendadas ao administrar ou participar de videoconferências.

• Usar uma conexão segura. Sempre que possível, evite redes não seguras ao se conectar a videoconferências relacionadas a negócios. Até o Wi-Fi doméstico pode ser atacado por hackers. Conectar-se através da rede virtual privada da sua empresa ou configurar sua própria VPN pode ajudar a garantir sua segurança.   

• Mantenha o software atualizado. Mesmo sendo uma recomendação muito básica, é surpreendente quantas pessoas não atualizam o software em seus laptops e telefones ou mantêm o software de videoconferência atualizado. (Veja a nota acima sobre hackers atacando alvos fáceis!)

Dicas para equipes de TI

Como gerente de TI, você precisa habilitar e dar suporte a usuários finais com vários graus de conhecimento sobre videoconferência e segurança. Com isso em mente, aqui estão duas abordagens para implementar as melhores práticas.

• Assuma o controle antecipadamente. Ao adotar uma abordagem proativa, você pode evitar muitos dos problemas de segurança que os usuários finais encontram. Por exemplo, implementar atualizações automáticas de software eliminará a maioria dos problemas de segurança. Além disso, revise o console do administrador do software de vídeo para determinar quais recursos de segurança são críticos para os usuários e defina essas configurações para que não possam ser substituídos.

• Educar e até se comunicar demais com os usuários finais. O que não se pode controlar, pode ser mudado através da educação. O primeiro passo é oferecer um treinamento simples e fácil de encontrar, útil para os usuários finais. Ao mesmo tempo, normalmente é melhor se comunicar mais do que o necessário sobre o treinamento de software, atualizações e alterações de segurança. O objetivo é sempre facilitar ao máximo para que as pessoas entendam e adotem medidas de segurança.

Com tudo o que está acontecendo, vale a pena dedicar um momento para reconhecer que ninguém é descuidado com a segurança e a privacidade de vídeos de propósito. Um pouco de comunicaçãoe compreensão é fundamental. Ser proativo sobre segurança evitará que você ou sua comunidade de usuários se torne um alvo fácil para hackers e sabotadores.