Dada a rapidez com que muitas empresas passaram do trabalho de escritório para o trabalho remoto, é compreensível que a TI tenha focado em manter as pessoas ativas e produtivas. A continuidade dos negócios - por qualquer meio necessário - tem sido a prioridade número um.

No entanto, à medida que os lockdowns continuam e os funcionários do escritório adotam uma rotina de trabalhar em casa, os líderes de TI estão estudando as necessidades além das imediatas. A conversa entre os líderes de TI se voltou para a experiência de trabalhar remotamente.

De acordo com uma pesquisa recente com 400 líderes de TI conduzida pelo CIO.com, “melhorar as experiências de trabalho” está vinculado à “transformação digital” como sua prioridade número um. Os líderes entendem a importância da satisfação dos funcionários. Eles sabem que a experiência do usuário é uma das medida de sucesso da TI e que uma experiência ruim durante esse período de transição pode levar a uma série de problemas caros para a TI.

Para se antecipar a possíveis problemas, os líderes de TI podem tomar medidas agora para garantir que os funcionários remotos tenham as ferramentas certas de que precisam para trabalhar com eficiência e eficácia, seja em casa ou no escritório.

Lidando com as preocupações de funcionários remotos

Para muitos funcionários, a transição para trabalhar em casa não foi fácil. Sistemas, processos e políticas relacionadas ao trabalho remoto não foram estabelecidos com antecedência. Como resultado, os usuários corporativos costumam se contentar com os recursos disponíveis, incluindo a adoção de novos aplicativos e ferramentas para ajudá-los a colaborar com outros colegas remotos.

Isso pode se tornar uma grande dor de cabeça para os departamentos de TI, criando problemas de suporte e segurança. Os funcionários trabalhando remotamente pela primeira vez estão tentando resolver tudo em casa - e procuram a TI para obter ajuda quando não conseguem solucionar problemas por conta própria. A segurança também se tornou uma preocupação para a TI quando os funcionários começaram a usar aplicativos não aprovados.

Funcionários não são mal intecionados, é claro. Na verdade, estão buscando orientações com a TI sobre ferramentas de colaboração para trabalho remoto. Qual software de videoconferência eles devem usar? Quais são os melhores aplicativos de colaboração e bate-papo? Eles deveriam usar uma webcam? Um headset ajudaria com o ruído de fundo? E assim por diante.

Dada a importância da experiência do usuário para produtividade, eficiência e satisfação no trabalho, é um bom momento para considerar adicionar webcams e headsets às ferramentas padrão fornecidas para funcionários. Essas ferramentas de colaboração são criadas especificamente para reuniões por vídeo e aumentam a eficácia das reuniões e as percepções positivas dos participantes.

• Headsets melhoram o som não apenas das pessoas que os usam, mas também para outras pessoas na reunião. Certifique-se de que todos podem ouvir e serem ouvidos.

• As webcams de alta qualidade com resolução HD e recursos de ajuste de luz podem ajudar os usuários a se sentirem mais confiantes sobre como aparecem na câmera, o que, por sua vez, aumenta seu nível de conforto.

Facilitando a transição de volta ao escritório

É bem possível que, no futuro próximo, a maioria dos funcionários trabalhe remotamente pelo menos parte do tempo. À medida que as pessoas voltarem, o ambiente do escritório provavelmente parecerá muito diferente. As equipes de TI podem usar esse tempo para se preparar proativamente para a ampla adoção de conferência por vídeo.

A maioria dos analistas concorda que a videoconferência desempenhará um papel maior nas reuniões, impulsionada principalmente por usuários corporativos que procuram uma melhor experiência de reunião. Os funcionários que nunca ou raramente usaram videoconferência agora veem o valor de adicionar vídeo às reuniões e estarão mais inclinados a usar o vídeo para colaboração.  

Uma experiência consistente com videoconferência pode facilitar essa transição entre trabalho remoto e trabalho de escritório. Fornecer aos funcionários uma licença corporativa para o aplicativo de vídeo preferido ajudará a garantir que todos possam agendar, iniciar e gerenciar reuniões rapidamente, seja no escritório ou em casa. Além disso, a implantação de uma plataforma consistente nos desktops e salas de reunião simplifica a experiência dos funcionários e permite que trabalhem com mais eficiência.

Para muitas organizações, o fornecimento de videoconferência faz parte de um objetivo mais amplo de manter a saúde e o distanciamento social dos funcionários. Uma maneira de a TI apoiar esse objetivo é monitorar o uso e a ocupação da sala de reuniões para garantir que as salas não fiquem superlotadas. Uma ferramenta remota de gerenciamento de dispositivos como o Logitech Sync pode oferecer informações sobre métricas como o nível de utilização da sala.

Da adoção do usuário à satisfação do usuário

Além de ajudar os usuários a selecionar ou adotar as ferramentas de colaboração corretas, a TI pode aumentar a satisfação do usuário, fornecendo dicas sobre como usar essa tecnologia. Essas dicas podem ser uma série de vídeos do YouTube, por exemplo. As instruções não precisam ser complicadas. Quanto mais simples, melhor.

A TI também pode ajudar outras equipes de RH no desenvolvimento de práticas recomendadas e políticas para trabalhar remotamente. As recomendações básicas podem incluir como melhorar as habilidades de comunicação por vídeo ou como manter a segurança das videoconferências.

Para as empresas e organizações que estabeleceram práticas e políticas de trabalho em casa, essas sugestões podem reforçar as medidas que você já tomou. Mas se o trabalho remoto for novo para seus funcionários, algum suporte e orientação oportunos farão uma enorme diferença em sua experiência e satisfação - e também poderão evitar alguns problemas de segurança e suporte que seriam evitáveis.

No final, é do interesse da TI e da organização como um todo tornar a adoção da videoconferência o mais fácil possível. Esse objetivo pode ser alcançado priorizando a satisfação dos funcionários e criando uma experiência consistente para todos. De acordo com a empresa de análise Nemertes, "o sucesso em videoconferência é alcançado quando os sistemas são amplamente utilizados, melhoram a produtividade e atendem às necessidades gerais de colaboração da organização".